Recyclinghof von der Annahme bis zur Abrechnung digitalisieren

Ein Recyclinghof ist digitalisiert, wenn jede Anlieferung vom Eintreffen bis zum Beleg ein Vorgang bleibt: mit Anlieferer, Kundengruppe, Fraktion, Gewicht oder Stückzahl und der Regel, nach der abgerechnet wird. Die Digitalisierung beginnt deshalb nicht bei der Rechnung, sondern bei der Annahme, dort, wo heute die vielen kurzen Entscheidungen fallen: Welche Fraktion ist das, wer liefert an, ist es kostenfrei oder gebührenpflichtig, nach Gewicht oder pauschal?

Recyclinghöfe und Wertstoffhöfe haben einen Prozess, der aussieht wie viele kleine, aber funktioniert wie ein großer. Privatanlieferer mit dem Anhänger und Gewerbekunden mit dem Container kommen am selben Tor an, und jede Fraktion hat ihre eigene Regel. Wenn diese Regeln im Kopf des Annahmepersonals liegen und die Ergebnisse auf Zetteln, entstehen Lücken zwischen angenommener Menge, ausgegebenem Beleg und abgerechneter Leistung. Eine Recyclinghof-Software schließt diese Lücken, indem sie Annahme, Waage, Beleg und Abrechnung an einen Vorgang bindet.

Den bestehenden Ablauf ehrlich aufnehmen

Bevor irgendetwas digitalisiert wird, lohnt ein Vormittag am Tor mit einer Frage: Was passiert mit einer Anlieferung vom Eintreffen bis zum fertigen Beleg, und wer entscheidet was? Die Antworten sind in fast jedem Betrieb überraschend, weil die Regeln über Jahre gewachsen sind.

Typisch ist ein Ablauf, in dem der Anlieferer am Tor nach Wohnort und Material gefragt wird, das Annahmepersonal die Fraktion und die Kundengruppe festlegt, das Fahrzeug bei gebührenpflichtigen Fraktionen gewogen wird, und der Beleg oder die Gebühr an der Kasse entsteht. Zwischen Tor, Waage und Kasse laufen die Informationen per Zuruf, Zettel oder Gedächtnis. Gewerbekunden mit Container werden anders behandelt als Privatpersonen, kostenfreie Fraktionen anders als gebührenpflichtige, und Sonderfälle wie Sperrmüll mit Stückzahl oder Grünschnitt nach Pauschale haben eigene Wege.

Diese Aufnahme ergibt eine Liste von Fraktionen mit ihrer Regel, eine Liste von Kundengruppen mit ihren Rechten und eine Liste der Stellen, an denen heute Zettel entstehen. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.

Gemeinsame Daten für Annahme, Waage und Büro

Der Kern der Digitalisierung sind drei Datenobjekte, die Annahme, Waage und Büro gemeinsam nutzen. Wo sie sauber geführt werden, läuft der Rest von selbst.

• category
  Fraktionen mit Regel

  Jede Fraktion trägt ihre Abrechnungsregel: nach Gewicht, nach Stück oder pauschal, kostenfrei oder gebührenpflichtig, für welche Kundengruppe. Bauschutt nach Gewicht, Altreifen nach Stück, Grünschnitt pauschal bis zu einer Menge: Die Regel steht am Material, nicht im Kopf.

• groups
  Kundengruppen

  Privatanlieferer aus dem Einzugsgebiet, Privatanlieferer von außerhalb, Gewerbekunden mit Vertrag, kommunale Einrichtungen. Aus der Kundengruppe folgen Berechtigung, Preis und Belegart.

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  Anlieferer und Fahrzeuge

  Gewerbekunden mit wiederkehrenden Fahrzeugen werden per Kennzeichen erkannt und aus den Stammdaten übernommen. Privatanlieferer werden mit wenigen Angaben erfasst, soweit die Regel es verlangt.

Mit diesen drei Objekten wird aus der Annahme ein Vorgang: Anlieferer und Kundengruppe am Tor, Fraktion bei der Sichtung, Gewicht an der Waage oder Stückzahl am Material, Regel aus der Fraktion. Der digitale Wiegeschein entsteht beim Abschluss und trägt alles, was für Beleg und Abrechnung nötig ist. Jede Materialfraktion hat dabei ihre eigene Regel für Annahme, Menge und Entgelt.

Verwiegung, mobile Erfassung und Beleg

Nicht jede Fraktion braucht die Fahrzeugwaage, und nicht jede Anlieferung braucht ein Büro. Ein digitaler Ablauf sieht drei Wege vor, die alle im selben Vorgang enden.

Gebührenpflichtige Fraktionen nach Gewicht laufen über die Fahrzeugwaage: Bruttowiegung, Abladen, Leerwiegung, Netto je Fraktion. Kommt ein Anlieferer mit mehreren Fraktionen, werden sie als Positionen im Vorgang geführt und, wo nötig, einzeln gewogen. Der Ablauf an der Fahrzeugwaage ist derselbe wie im Baustoffwerk: erkennen, zuordnen, wiegen, belegen.

Fraktionen nach Stück oder Pauschale werden am Material erfasst, dort, wo das Annahmepersonal steht: Anzahl Altreifen, Anzahl Sperrmüllteile, Pauschale Grünschnitt. Mobile Erfassung heißt hier, dass diese Angaben direkt in den Vorgang gehen statt auf einen Zettel, der zur Kasse getragen wird. Welche Rollen mobil erfassen und was dafür vorbereitet sein muss, steht auf der Übersichtsseite zur mobilen App.

Gewerbekunden mit wiederkehrenden Anlieferungen und klaren Fraktionen laufen als Selbstbedienung: Fahrzeug erkannt, Fraktion gewählt, Wiegung abgeschlossen, Beleg gedruckt oder digital bereitgestellt. Das entlastet das Tor in den Stoßzeiten, in denen Privatanlieferer die Aufmerksamkeit brauchen. Für die Selbstbedienung an der Waage gelten dieselben Voraussetzungen wie im Baustoffwerk: Identifikation, geführte Bedienung, Belegausgabe.

Abrechnung nach Gewicht, Stück und Pauschale

Die Abrechnung am Recyclinghof ist deshalb anspruchsvoll, weil sie drei Regeln in einem Vorgang vereinen muss. Digital ist das kein Problem, solange die Regel an der Fraktion hängt: Die Abrechnung liest je Position die Regel, berechnet Gebühr oder Entgelt und fasst die Positionen zum Beleg zusammen. Privatanlieferer erhalten den Beleg sofort, Gewerbekunden mit Vertrag eine Sammelabrechnung je Zeitraum, mit Bezug auf jeden Wiegeschein.

Ausgangsmengen gehören dazu. Was der Hof an Verwerter abgibt, wird mit Materialfraktion, Empfänger und Transport vor der Wiegung zugeordnet und mit dem Ausgangsgewicht belegt. Erst mit Ein- und Ausgängen je Fraktion ergibt sich die Stoffstrombilanz, die Betreiber gegenüber Kommune, Verband oder Behörde nachweisen müssen. Welche Nachweise im Einzelnen verlangt werden, richtet sich nach den geltenden Vorgaben. Die Software liefert die Mengen je Fraktion und Zeitraum, aus denen sie entstehen.

Gewerbekunden erwarten zunehmend, ihre Wiegescheine und Abrechnungen selbst einsehen zu können, nach Fraktion, Zeitraum und Fahrzeug. Was ein Kundenportal dafür bieten sollte, steht auf der Übersichtsseite zum Kundenportal.

Einführung in Teilprozessen

Ein Recyclinghof wird nicht an einem Tag umgestellt. Bewährt hat sich eine Reihenfolge, die mit dem Teilprozess beginnt, der die meisten Lücken hat, und die Ausnahmen früh testet.

• Fraktionen mit Regel und Kundengruppen mit Rechten festlegen. Das ist die Hälfte des Projekts und gehört vor jede Installation.
• Mit den gebührenpflichtigen Fraktionen nach Gewicht beginnen: Fahrzeugwaage anbinden, Vorgang mit Anlieferer und Fraktion führen, Beleg ausgeben.
• Danach die Fraktionen nach Stück und Pauschale mobil erfassen, damit der Zettel zwischen Material und Kasse verschwindet.
• Gewerbekunden mit Kennzeichenerkennung und Selbstbedienung anbinden, sobald Stammdaten und Kernablauf stabil laufen.
• Die Ausnahmen durchspielen: Anlieferer von außerhalb, Fraktion nicht in der Liste, Fahrzeug ohne Stammdaten, gemischte Ladung mit drei Regeln, Korrektur nach Belegausgabe.

Was nicht zur Software gehört, sollte früh benannt werden: kommunale Berechtigungssysteme, Kassensysteme und Zutrittssteuerungen sind eigene Systeme mit eigenen Regeln. Ob und wie sie angebunden werden, wird im Projekt geklärt und nicht vorausgesetzt.

Wo Software am Recyclinghof ansetzt

Bei TBSoft führt TBScale die Verwiegung am Recyclinghof mit Materialposition, Fahrzeug, Anlieferer und Kundengruppe und erzeugt den digitalen Wiegeschein mit Vorgangsreferenz. TBAutoIdent erkennt Gewerbekunden mit wiederkehrenden Fahrzeugen, TBTouchScale übernimmt geeignete Abläufe als Selbstbedienung, TBRegio rechnet Annahmeleistungen nach Gewicht, Stück oder Pauschale ab, TBArchiv hält Wiegescheine und Rechnungen vor. Für Recyclinghöfe und Wertstoffhöfe sind das in der Regel Annahme, Waage, Belege und Abrechnung.

Häufige Fragen zur Digitalisierung am Recyclinghof

Wie unterscheiden wir private und gewerbliche Anlieferungen?

Über die Kundengruppe, die am Tor oder per Kennzeichenerkennung festgelegt wird. Aus ihr folgen Berechtigung, Preis und Belegart. Die Fraktion bestimmt die Regel. Beides gehört in die Stammdaten, nicht in eine Absprache am Tor.

Kann eine Anlieferung Gewicht, Stück und Pauschale gleichzeitig enthalten?

Ja. Jede Fraktion ist eine Position im Vorgang mit ihrer eigenen Regel. Der Beleg fasst die Positionen zusammen. Genau das ist der Grund, die Regel an die Fraktion zu binden.

Brauchen Privatanlieferer einen digitalen Beleg?

Sie brauchen einen Beleg. Ob er gedruckt oder digital ausgegeben wird, legt der Betrieb fest. Wichtig ist, dass der Beleg aus dem Vorgang entsteht und im Büro nicht nachgetragen werden muss.

Wo fangen wir an, wenn alles gleichzeitig hakt?

Bei den Fraktionen und ihren Regeln. Solange sie nicht schriftlich und eindeutig sind, verlagert jede Software die Unklarheit nur an eine andere Stelle. Danach bei den gebührenpflichtigen Fraktionen nach Gewicht, weil dort Gebühr und Nachweis zusammenkommen.

So geht es weiter