Mobile App zwischen Waage, Fahrer und Büro

Eine mobile App lohnt sich dort, wo Informationen heute per Telefon, Zuruf oder Zettel zwischen Waage, Fahrer und Büro wandern. Welcher Auftrag ist dran, wo steht das Fahrzeug, ist abgeladen, gibt es eine Beanstandung: Jede dieser Fragen kostet heute einen Anruf, und jeder Anruf unterbricht jemanden. Eine mobile App nimmt die Antwort dort auf, wo sie entsteht, und schreibt sie in denselben Vorgang, den Disposition, Waage und Abrechnung führen.

Fünf Rollen brauchen dafür unterschiedliche Informationen und liefern unterschiedliche Rückmeldungen. Eine Lieferung vom Auftrag bis zur Rechnung zeigt, wie wenig davon wirklich mobil erfasst werden muss. Das sind Anforderungen an den Ablauf. Welche Ansichten und Funktionen eine App je Rolle konkret bietet, wird im Projekt anhand der tatsächlichen Abläufe festgelegt.

Rollen und Informationen je Arbeitsplatz

Fünf Rollen sind an fast jeder Lieferung beteiligt. Sie brauchen unterschiedliche Informationen und liefern unterschiedliche Rückmeldungen. Die Übersicht zeigt, was heute üblicherweise per Telefon läuft.

Die rechte Spalte ist der Grund für die App. Alles, was dort steht, ist eine Unterbrechung für zwei Personen: die, die fragt, und die, die antwortet. Eine App ersetzt diese Unterbrechungen durch Einträge im Vorgang, die jeder liest, wenn er sie braucht.

Ein durchgängiges Beispiel

Eine Lieferung Schotter auf eine Straßenbaustelle, vier Beteiligte, kein Anruf. So sieht der Ablauf aus, wenn Disposition, Telematik, Waage und Büro an denselben Vorgang angebunden sind.

Die Disposition plant die Fuhre in der Dispositionssoftware und schickt die Auftragsinformationen an das Fahrzeug: Baustelle, Material, Menge, Zeitfenster, Ansprechperson. Der Fahrer sieht den Auftrag, bevor er losfährt, und braucht keinen Zettel.

An der Waage wird das Fahrzeug erkannt, der Auftrag liegt vor, die Wiegung wird abgeschlossen. Am Terminal oder in der Selbstbedienung unterschreibt der Fahrer den Lieferschein digital. Der Beleg geht als PDF an das Büro und den Kunden und in das Kundenportal. Die Waage hat mit dem Fahrer nicht gesprochen und musste nichts nachfragen.

Auf der Fahrt meldet die Telematik Position und Status. Die Disposition sieht die voraussichtliche Ankunft, ohne anzurufen. Auf der Baustelle meldet der Fahrer die Abladung und macht ein Bild von der Abladestelle. Beides landet am Vorgang. Der Polier bestätigt den Empfang auf dem vereinbarten Weg.

Im Büro liegt der bestätigte Lieferschein mit Statusmeldungen und Bild am Vorgang. Die Fakturierung übernimmt Mengen und Konditionen. Eine Beanstandung, falls sie kommt, wird am selben Vorgang beantwortet. Niemand hat den Beleg abgetippt, niemand hat nach dem Fahrzeug gesucht.

Was mobil erfasst wird und was nicht

Die Versuchung ist groß, jede Erfassung in die App zu verlagern. Sinnvoll ist das nur für Informationen, die unterwegs entstehen. Was an der Waage oder im Büro besser aufgehoben ist, bleibt dort.

• Mobil: Status und Position

  Abfahrt, Ankunft, Wartezeit, Abladung. Diese Informationen entstehen im Fahrzeug und sind für die Disposition nur dann wertvoll, wenn sie sofort ankommen.

• Mobil: Bilder und Beanstandungen

  Abladestelle, Zustand der Baustelle, Schaden am Material. Ein Bild vom Fahrer klärt viele Beanstandungen, bevor sie zur Gutschrift werden.

• Mobil: Bestätigungen

  Empfang auf der Baustelle, Übernahme durch den Fahrer. Wo die Bestätigung nicht am Terminal erfolgt, ist das Gerät des Fahrers der nächste Ort.

• Nicht mobil: Wiegung, Preise, Stammdaten

  Gewichte kommen von der Waage, Preise aus Konditionen, Kunden und Baustellen aus dem Stamm. Eine App zeigt diese Daten, sie erfasst sie nicht.

Diese Trennung hält die App klein und die Datenqualität hoch. Ein Fahrer, der Material und Menge selbst eintippt, erzeugt Abweichungen, die das Büro später klären muss. Ein Fahrer, der bestätigt, was Waage und Auftrag vorgeben, erzeugt Belege, die stimmen.

Ausnahmen, Verantwortlichkeiten und Rückmeldungen

Der Normalfall ist schnell beschrieben. Ob eine App im Alltag trägt, entscheidet sich an den Ausnahmen, und für jede Ausnahme braucht es eine Rolle, die zuständig ist, und einen Weg, wie die Rückmeldung in den Vorgang kommt.

Die letzte Zeile ist wichtiger, als sie aussieht. Eine App darf einen fehlenden Status nicht als erledigt darstellen. Was nicht gemeldet wurde, bleibt offen und sichtbar, damit die Disposition nachfragen kann, statt sich auf eine Vermutung zu verlassen. Fahrzeugstatus und Ankunftszeiten sind die beiden Angaben, mit denen die Disposition dann arbeitet.

Prüfliste vor der Einführung

Wer diese Fragen beantworten kann, kauft keine App, sondern einen Ablauf. Die App ist dann das Werkzeug für die drei Rollen, die unterwegs sind: Fahrer, Verladung und Baustelle.

Häufige Fragen zur mobilen App im Lieferprozess

Braucht jeder Fahrer ein eigenes Gerät?

Das hängt von der Rolle ab. Fahrer im eigenen Fuhrpark, die Status und Bilder melden, brauchen ein Gerät im Fahrzeug oder ein Telematiksystem, das diese Informationen liefert. Fremdfahrer, die nur an der Waage bestätigen, kommen mit dem Selbstbedienungsterminal aus.

Ersetzt die App die Telematik?

Nein. Die Telematik liefert Position und Status automatisch, die App nimmt auf, was nur ein Mensch melden kann: Abladung, Bild, Beanstandung. Beides landet am selben Vorgang in der Disposition.

Kann der Fahrer den Lieferschein in der App unterschreiben?

An der Waage erfolgt die Unterschrift am Terminal, wo der Beleg entsteht. Ob eine Bestätigung auch auf dem Gerät des Fahrers oder des Poliers vorgesehen ist, gehört zum Konzept der Einführung und wird mit dem Funktionsumfang der App abgestimmt.

Was ist mit Radlader und Halle?

Verladung und Hof sind die dritte mobile Rolle. Ob dort ein Gerät, ein Terminal oder eine Anzeige sinnvoll ist, hängt vom Werk ab. Wichtig ist, dass die Information, welche Fuhre beladen wurde, in den Vorgang kommt und nicht per Zuruf zur Waage.

So geht es weiter

Bei TBSoft gibt TBDispo Auftragsinformationen an Fahrer und Telematik weiter und erhält Status, Position und Bilder zurück, TBTelematik bündelt die Kommunikation zwischen drinnen und draußen, TBTouchScale bringt die Bestätigung an das Terminal. Wie Disposition, Telematik, Ortung und Selbstbedienung Fahrer und Büro in einen Vorgang bringen, steht auf der Übersichtsseite zur mobilen App.