Was manuelle Disposition wirklich kostet: Doppelerfassung, Fehler und Rückfragen
Die Kosten manueller Disposition stehen auf keiner Rechnung: Doppelerfassung, Fehlfahrten und Rückfragen zwischen Werk, Fahrer und Kunde. Eine Rechenvorlage macht sie mit eigenen Werten sichtbar.
Die Kosten manueller Disposition stehen auf keiner Rechnung. Sie stecken in Aufträgen, die dreimal erfasst werden, in Fuhren, die zur falschen Baustelle fahren, und in Telefonaten, die zwei Personen gleichzeitig von der Arbeit abhalten. Weil niemand diese Kosten bucht, gelten sie als normal. Sie sind es nicht: Sie sind die Differenz zwischen einer Disposition, die plant, und einer, die reagiert.
Dieser Text rechnet nicht mit Branchenmittelwerten, weil Abläufe und Kosten von Werk zu Werk zu verschieden sind. Er benennt die drei Kostenarten mit ihren Erkennungsmerkmalen, gibt eine Rechenvorlage für die eigenen Zahlen und sagt, was eine Dispositionssoftware davon beseitigt und was organisatorisch bleibt. Im interaktiven Vergleichsrechner lassen sich ausdrücklich gekennzeichnete Beispielannahmen durch eigene Werte ersetzen.
Drei Kostenarten, die niemand bucht
Manuelle Disposition heißt nicht, dass keine Software im Einsatz ist. Sie heißt, dass die Informationen zwischen Verkauf, Disposition, Waage, Fahrer und Kunde von Menschen übertragen werden: per Telefon, Zettel, Funk oder Gedächtnis. An jeder dieser Übertragungen entstehen Kosten.
| Kostenart | Wo sie entsteht | Typische Anzeichen |
|---|---|---|
| Doppelerfassung | Derselbe Auftrag wird im Verkauf, auf der Plantafel, an der Waage und in der Abrechnung erfasst | Zettel neben der Tastatur, Bestellungen, die abgetippt werden, Aufträge, die an der Waage nachgefragt werden |
| Fehler | Übertragungsfehler zwischen den Erfassungen: Baustelle, Menge, Zeit, Fahrzeug | Fehlfahrten, Wartezeiten an der Baustelle, Rücklieferungen, Gutschriften ohne Reklamation des Materials |
| Rückfragen | Jede Information, die nicht dort steht, wo sie gebraucht wird | Telefonate zwischen Disposition, Fahrer, Waage und Baustelle – Disponenten, die den Hörer nicht ablegen |
Die drei Kostenarten hängen zusammen. Doppelerfassung erzeugt Fehler, Fehler erzeugen Rückfragen, Rückfragen kosten die Zeit, die für sorgfältige Erfassung fehlt. Deshalb lässt sich eine Kostenart selten allein beseitigen.
Doppelerfassung: derselbe Auftrag, vier Systeme
Ein Auftrag für zwanzig Tonnen Schotter an eine Baustelle entsteht im Verkauf. In vielen Werken wird er dann auf die Plantafel übertragen, dem Fahrer aufgeschrieben, an der Waage noch einmal ausgewählt oder eingegeben und in der Abrechnung ein viertes Mal geprüft. Jede Übertragung kostet Minuten, und jede ist eine Gelegenheit, aus zwanzig Tonnen zwölf zu machen.
Die Doppelerfassung ist die am leichtesten messbare Kostenart. Zählen Sie an einem Tag, wie oft ein Auftrag angefasst wird, bevor er auf der Rechnung steht, und multiplizieren Sie das mit der Zeit je Erfassung. Wer auf drei oder mehr Erfassungen kommt, hat einen Prozess, der von Übertragung lebt.
Fehler: die Fuhre zur falschen Baustelle
Fehler in der Disposition sind teuer, weil sie Fahrzeuge bewegen. Eine falsche Baustelle bedeutet eine Leerfahrt und einen wartenden Polier. Eine doppelt geplante Fuhre bedeutet Material, das zurückkommt. Eine vergessene Fuhre bedeutet eine Baustelle, die steht. Bei Transportbeton kommt hinzu, dass das Material nicht wartet.
- Fehlfahrt
Falsche Baustelle, falsches Material, falsches Fahrzeug. Kostet die Fahrt hin und zurück, die Wartezeit auf der Baustelle und oft eine zweite Fuhre am selben Tag.
- Falsche Reihenfolge
Zwei Fahrzeuge treffen gleichzeitig ein, das dritte kommt eine Stunde später. Kostet Wartezeit an der Entladestelle und Takt im Einbau.
- Doppelte oder vergessene Fuhre
Der Auftrag stand auf zwei Zetteln oder auf keinem. Kostet Rücklieferung oder Baustellenstillstand.
- Fehler in der Abrechnung
Wartezeit nicht erfasst, Zuschlag vergessen, Menge falsch übertragen. Kostet Erlös oder eine Gutschrift nach der Reklamation.
Fehler werden selten als Kosten der Disposition verbucht. Die Leerfahrt erscheint als Fahrzeugkosten, die Wartezeit als Stillstand, die Gutschrift als Kulanz. Wer die Ursache sucht, landet fast immer bei einer Übertragung, die schiefging.
Rückfragen: zwei Personen, ein Telefonat
Die dritte Kostenart ist die unsichtbarste. Ein Anruf des Fahrers bei der Disposition kostet nicht nur die Minuten des Fahrers, sondern auch die des Disponenten, der seine Planung unterbricht. Ein Anruf der Baustelle beim Werk kostet das Waagepersonal, das den Fahrer vor sich warten lässt. Rückfragen sind Kosten, die immer zwei Personen gleichzeitig tragen.
Rückfragen entstehen, wo Informationen nicht dort stehen, wo sie gebraucht werden: Wo ist das Fahrzeug, wann kommt es, ist abgeladen, welche Baustelle ist die nächste. Rückfragen lassen sich durch Fahrzeugstatus und Ankunftszeiten ersetzen, die die Disposition ohne Anruf sieht.
Rechenvorlage: Ihre eigenen Zahlen
Die Vorlage ersetzt Erfahrungswerte durch eigene Beobachtung. Ein Tag mit Strichliste in Disposition und Waage genügt für eine erste Größenordnung, eine Woche macht sie belastbar.
Was kostet die Handarbeit?
Vergleichen Sie den heutigen Aufwand mit Ihrem Software-Szenario. Jede Eingabe verändert den Vergleich direkt.
Rechenbeispiel: Alle Startwerte sind frei gewählte Annahmen, keine Erfahrungswerte und kein TBSoft-Angebot. Ersetzen Sie sie durch Ihre Beobachtungen und Angebotskosten.
Ihr Jahresvergleich
Laufender Jahresaufwand einschließlich Softwarekosten, ohne einmalige Einführung.
Der Zeitwert ist gebundene Arbeitskapazität. Weniger Aufwand senkt Personalausgaben erst, wenn sich dadurch tatsächlich bezahlte Stunden oder andere Ausgaben verringern.
Bitte die markierten Eingaben prüfen. Der Vergleich wird aktualisiert, sobald alle Werte gültig sind.
So setzt sich Ihr Vergleich zusammen
| Kostenart | Heute | Szenario |
|---|---|---|
| Zeitwert Rückfragen | 35.200,00 € | 26.400,00 € |
| Zeitwert Doppelerfassung | 35.200,00 € | 17.600,00 € |
| Kosten Fehlfahrten | 6.000,00 € | 4.500,00 € |
| Laufende Softwarekosten | 0,00 € | 6.000,00 € |
| Einführung einmalig | 0,00 € | 10.000,00 € |
| Summe | 76.400,00 € | 54.500,00 € |
- Rückfragen: Anrufe × Minuten × eigene Beteiligte × Arbeitstage ÷ 60.
- Doppelerfassung: Aufträge × (Erfassungen − 1) × Minuten × Arbeitstage ÷ 60.
- Zeitwert: jeweilige Stunden × interner Stundensatz.
- Fehlfahrten: Fahrten pro Monat × 12 × Kosten je Fahrt.
- Szenario: jede Kostenart × (1 − zugehörige Verringerung ÷ 100), zuzüglich 12 Monatskosten. Im ersten Jahr kommt die einmalige Einführung hinzu.
Der Vergleich umfasst diese drei Aufwandsarten. Er ist keine Vollkostenrechnung des Werks. Gleiche Auftragsmenge und unveränderte Sätze werden vorausgesetzt. Die angenommene Wirkung gilt für volle zwölf Monate; eine Anlaufphase ist nicht modelliert. Kostenarten werden auf Cent gerundet.
| Größe | So erheben Sie sie | Ihr Wert |
|---|---|---|
| Anrufe pro Tag in der Disposition | Strichliste: eingehend und ausgehend, ohne Kundenaufträge | … |
| Minuten je Anruf | Durchschnitt aus zehn beobachteten Anrufen | … |
| Beteiligte je Anruf | Meist zwei: Anrufer und Angerufener | … |
| Erfassungen je Auftrag | Wie oft wird ein Auftrag angefasst, bis er auf der Rechnung steht? | … |
| Minuten je Erfassung | Beobachtung an Plantafel, Waage und Abrechnung | … |
| Aufträge pro Tag | Aus dem Verkauf | … |
| Fehlfahrten pro Monat | Rücklieferungen, Leerfahrten, Wartezeiten mit Ursache Disposition | … |
| Kosten je Fehlfahrt | Ihr interner Satz für Fahrzeug, Fahrer und Wartezeit | … |
| Arbeitstage pro Jahr | Ihre Werksöffnungstage | … |
| Interner Stundensatz | Durchschnittlicher Vollkostensatz der beteiligten eigenen Personen | … |
Die Rechnung dazu lautet: Rückfragen pro Jahr gleich Anrufe pro Tag mal Minuten je Anruf mal Beteiligte mal Arbeitstage, geteilt durch sechzig für Stunden. Doppelerfassung pro Jahr gleich Aufträge pro Tag mal Erfassungen je Auftrag, abzüglich einer notwendigen Erfassung, mal Minuten je Erfassung mal Arbeitstage, geteilt durch sechzig. Fehlfahrten pro Jahr gleich Fehlfahrten pro Monat mal zwölf mal Kosten je Fehlfahrt.
Was aus den Stunden folgt, entscheidet das Werk: ob sie in bessere Planung fließen, in weniger Überstunden oder in Kapazität für mehr Aufträge mit derselben Mannschaft. Die Rechnung sagt nur, wie groß der Block ist, über den entschieden wird.
Was Software beseitigt und was bleibt
Eine Dispositionssoftware beseitigt vor allem die Übertragungen: Der Auftrag aus dem Verkauf steht auf der Plantafel, geht ans Fahrzeug, erscheint an der Waage und in der Abrechnung, ohne dass ihn jemand abtippt. Position und Status kommen aus der Telematik, Ankunftszeiten werden berechnet, Bestellbestätigungen gehen per E-Mail an Kunden, Werke und Spediteure. Damit fallen die meisten Doppelerfassungen und ein großer Teil der Rückfragen weg, und die Fehler, die aus Übertragungen entstehen, gleich mit.
| Kostenart | Beseitigt die Software | Bleibt Aufgabe des Werks |
|---|---|---|
| Doppelerfassung | Auftrag einmal erfasst und überall verwendet, Wiegung, Status und Wartezeit fließen in die Abrechnung | Stammdaten pflegen: Kunden, Baustellen, Fahrzeuge, Konditionen an einer Stelle |
| Fehler | Konflikte auf der Plantafel sichtbar, Fahrzeugmerkmale geprüft, Reihenfolge und Zeitfenster geplant | Regeln für Ausnahmen: Was passiert, wenn der Kunde um zehn Uhr die Menge ändert? |
| Rückfragen | Position, Status und Ankunftszeit sichtbar, Auftragsinformationen beim Fahrer, Bestätigungen automatisch | Fremdfahrer ohne Anbindung, Kunden ohne Portal, Baustellen ohne Ansprechperson |
Die rechte Spalte ist wichtig. Wer die Software einführt, ohne Stammdaten zu bereinigen und Ausnahmen zu regeln, verlagert die Handarbeit in die Software statt sie zu beseitigen. Ob eine Software die linke Spalte tatsächlich abdeckt, zeigt sich bei der Auswahl mit eigenen Aufträgen, nicht im Prospekt.
Prüfliste
- Ein Tag mit Strichliste in Disposition und Waage ist erhoben: Anrufe, Erfassungen, Fehlfahrten.
- Die Rechenvorlage ist mit eigenen Werten gefüllt. Das Ergebnis liegt der Geschäftsführung vor.
- Die drei Kostenarten sind Ursachen zugeordnet: Welche Übertragung erzeugt welche Kosten?
- Die organisatorischen Aufgaben sind benannt: Stammdaten, Ausnahmen, Fremdfahrer.
- Die Wartezeiten an der Waage sind getrennt betrachtet.
Häufige Fragen zu den Kosten manueller Disposition
Unser Disponent kennt alle Baustellen auswendig. Ist das nicht schneller?
Solange er da ist. Die Kosten zeigen sich im Urlaub, bei Krankheit und beim Wechsel. Eine Disposition, die im Kopf einer Person liegt, ist die teuerste Form der Doppelerfassung: Sie muss bei jeder Vertretung neu aufgebaut werden.
Sind Rückfragen nicht auch Kundenkontakt?
Rückfragen nach Position und Ankunft sind kein Kontakt, sondern Kontrolle. Der Kunde ruft an, weil er nicht sieht. Wer die Information bereitstellt, hat Zeit für Gespräche, die etwas bringen.
Wie lange dauert die Erhebung?
Ein Tag für eine Größenordnung, eine Woche für eine belastbare Zahl. Wichtiger als die Dauer ist, dass Disposition und Waage gleichzeitig zählen.
Lohnt sich Software auch für ein Werk mit wenigen Fahrzeugen?
Das entscheidet die Rechenvorlage, nicht die Fahrzeugzahl. Ein kleines Werk mit vielen Fremdspediteuren und Baustellen kann mehr Rückfragen haben als ein großes mit festen Touren.
So geht es weiter
Bei TBSoft nimmt TBDispo den Auftrag einmal auf und führt ihn mit Fahrzeugen, Pumpen und Werken in einer Planung. TBDispoPlan plant große Flotten über Plantafeln mit Geoposition, Statusinformation und Auftragskommunikation, versorgt die Waage mit Auftragsdaten und bestätigt Bestellungen per E-Mail. TBTelematik liefert Position und Status, die den Anruf ersetzen. Den Begriff erklärt der Glossareintrag Dispositionssoftware. Ihre Strichliste ist die beste Grundlage für ein erstes Gespräch.
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