Dispositionssoftware auswählen: 30 Fragen an den Anbieter
Dreißig Fragen in sechs Blöcken, mit denen Baustoffwerke eine Dispositionssoftware prüfen: Planung, Fahrzeuge, Telematik, Schnittstellen, Auswertungen, Einführung. Mit Bewertungsraster und Demo-Regel.
Eine Dispositionssoftware wird nicht anhand ihrer Funktionsliste ausgewählt, sondern anhand eines Vormittags mit Ihren eigenen Aufträgen. Die dreißig Fragen in diesem Leitfaden führen zu diesem Vormittag: Sie klären vorher, was die Software können muss, und geben Ihnen für die Vorführung ein Raster, an dem Sie eine belastbare Antwort von einer Präsentationsfolie unterscheiden. Die Fragen gelten für Transportbeton, Asphalt, Schüttgut und Speditionsdisposition gleichermaßen. Die Gewichtung hängt von Ihrem Betrieb ab.
Der wichtigste Satz an jeden Anbieter lautet deshalb: Zeigen Sie es mit unseren Aufträgen. Eine Dispositionssoftware, die mit zwanzig echten Aufträgen, drei Werken, Ihren Fahrzeugen und einer kurzfristigen Änderung um zehn Uhr überzeugt, wird auch am Montag im Werk überzeugen. Alles andere ist eine Annahme.
Block 1: Aufträge und Planung
Die Planung ist der Kern. Hier entscheidet sich, ob die Software den Disponenten entlastet oder ihm eine zweite Plantafel neben der bisherigen aufbürdet.
| Frage | Erklärung |
|---|---|
| Wie kommt ein Auftrag in die Planung, und welche Angaben sind Pflicht? | Unvollständige Aufträge erzeugen Rückfragen an der Waage und auf der Baustelle. Der Anbieter sollte die Pflichtfelder zeigen und was passiert, wenn eines fehlt. |
| Wie sieht die Plantafel für einen Tag mit Ihrem Auftragsvolumen aus? | Eine Plantafel, die mit zwanzig Aufträgen übersichtlich ist, kann mit zweihundert unlesbar sein. Die Vorführung sollte mit Ihrer Auftragszahl laufen, nicht mit Musterdaten. |
| Wie wird eine Änderung um zehn Uhr eingearbeitet: neue Menge, neue Zeit, neue Baustelle? | Änderungen sind der Alltag, und die Software muss sie schneller einarbeiten als das Telefon. In der Vorführung sollte eine Änderung durchgespielt werden, die Fahrer und Werk sofort sehen. |
| Wie werden mehrere Werke gemeinsam geplant, und wer sieht was? | Mehrwerksdisposition braucht gemeinsame Kapazitäten und getrennte Zuständigkeiten. Ein Auftrag, der von Werk A nach Werk B verschoben wird, muss bei beiden Disponenten im selben Stand erscheinen. |
| Wie wird die Reihenfolge der Lieferungen an einer Baustelle festgelegt und geändert? | Bei Transportbeton und Asphalt entscheidet der Takt über Wartezeiten und Materialqualität. Reihenfolge und Zeitfenster müssen sich verschieben lassen, mit sichtbaren Folgen für andere Baustellen. |
Block 2: Fahrzeuge und Ressourcen
Fahrzeuge sind in Baustoffwerken selten einheitlich: eigene Fahrmischer, Pumpen, Sattelzüge, Fremdspediteure mit wechselnden Fahrzeugen. Die Software muss diese Vielfalt abbilden, ohne dass jede Ausnahme zum Freitext wird.
| Frage | Erklärung |
|---|---|
| Wie werden Eigenfuhrpark und Fremdspediteure in einer Planung geführt? | Fremdfahrzeuge sind oft die Hälfte der Kapazität und folgen anderen Regeln. Ein Spediteur sollte mit Kontingent planbar sein, ohne dass jeder seiner Lkw als Stammdatum gepflegt wird. |
| Wie werden Fahrmischer und Betonpumpen aufeinander abgestimmt? | Eine Pumpe ohne Beton oder Beton ohne Pumpe ist der teuerste Fehler des Tages. Pumpeneinsatz und Betonlieferungen gehören in eine Ansicht mit Konflikthinweis. |
| Wie werden Verfügbarkeiten gepflegt: Werkstatt, Urlaub, Schichtende? | Die Planung ist nur so gut wie die Kenntnis, wer wirklich fährt. Eine geänderte Verfügbarkeit muss sich unmittelbar in der Planung auswirken. |
| Woran erkennt der Disponent Über- und Unterauslastung? | Auslastung ist die Kennzahl, an der sich Disposition im Ergebnis misst. Sie sollte je Fahrzeug und Tag ohne Export sichtbar sein. |
| Wie werden Sonderfahrzeuge und Zusatzausstattung geführt: Thermomulde, Kipper, Silo? | Das falsche Fahrzeug an der Baustelle bedeutet eine Leerfahrt. Fahrzeugmerkmale sind Stammdaten und werden bei der Zuordnung geprüft. |
Block 3: Telematik, Status und Fahrer
Die Disposition lebt von Rückmeldungen. Ohne Position und Status telefoniert der Disponent, mit ihnen sieht er. Fahrzeugstatus und Ankunftszeiten sind dabei die Angaben, mit denen die Planung im Tagesverlauf arbeitet.
| Frage | Erklärung |
|---|---|
| Welche Telematiksysteme sind angebunden, und was passiert mit unserem vorhandenen? | Ein Telematikwechsel ist ein eigenes Projekt und sollte keine Voraussetzung sein. Der Anbieter nennt die Anbindung an Ihr System oder sagt offen, dass sie geprüft wird. |
| Wie erreichen Auftragsinformationen den Fahrer, und wie meldet er Status zurück? | Auftragskommunikation ersetzt den Anruf nur, wenn sie in beide Richtungen läuft. Auftrag ans Fahrzeug und Status zurück sollten beide in der Vorführung zu sehen sein. |
| Wie werden Ankunftszeiten berechnet und dem Disponenten gezeigt? | Eine belastbare Ankunftszeit ersetzt die Rückfrage der Baustelle. Sie ändert sich mit der Position, und Abweichungen werden hervorgehoben. |
| Wie werden Fremdfahrer ohne Telematik eingebunden? | Fremdspediteure sind oft nicht angebunden und trotzdem Teil der Planung. Für Aufträge und Rückmeldungen ohne Telematik braucht es einen vorgesehenen Weg. |
| Was sieht der Disponent, wenn ein Fahrzeug nicht meldet? | Ein fehlender Status darf nicht wie ein erledigter aussehen. Offene Meldungen bleiben sichtbar offen, die Position aus der Telematik ergänzt sie. |
Block 4: Schnittstellen
Disposition ohne Schnittstellen ist eine Insel: Aufträge werden abgetippt, Lieferscheine kommen zu spät, Rechnungen entstehen aus Zetteln. Die Fragen zu Schnittstellen entscheiden über Doppelerfassung. Einen Überblick über die Systeme eines Werks gibt der Artikel Die Schnittstellenlandkarte eines modernen Baustoffwerks.
| Frage | Erklärung |
|---|---|
| Kommen Aufträge aus unserem ERP oder Verkauf automatisch in die Planung? | Ohne Auftragsschnittstelle wird jeder Auftrag zweimal erfasst. Datenumfang, Richtung und Auslöser der Übergabe sollten benannt sein. |
| Wie hängt die Disposition an der Waage? | Die Waage braucht den Auftrag, die Disposition die Wiegung. Der Auftrag muss an der Waage erscheinen und die Wiegung in der Planung. |
| Wie gelangen Leistungen, Wartezeiten und Zuschläge in die Fakturierung? | Was disponiert wurde, muss ohne Nacherfassung abgerechnet werden. Eine im Vorgang erfasste Wartezeit sollte in der Abrechnung wiederzufinden sein. |
| Werden Bestellbestätigungen an Kunden, Werke und Spediteure automatisch versendet? | Bestätigungen per Telefon sind eine Fehlerquelle mehr. Die Bestätigung per E-Mail sollte aus der Planung heraus ausgelöst werden. |
| Was passiert, wenn ERP, Telematik oder Waage nicht erreichbar sind? | Ausfälle kommen, und die Frage ist, ob die Disposition weiterarbeiten kann. Das Verhalten je Schnittstelle sollte beschrieben sein: weiterarbeiten, warten, nachholen. |
Block 5: Auswertungen
Kennzahlen sind kein Reporting für die Geschäftsführung, sondern das Werkzeug, mit dem der Disponent seinen Tag verbessert. Sinnvoll sind die Kennzahlen der Baustoffdisposition: Wartezeiten, Auslastung, Pünktlichkeit, Umlaufzeit.
| Frage | Erklärung |
|---|---|
| Welche Kennzahlen stehen ohne Export bereit: Auslastung, Wartezeiten, Pünktlichkeit, Leerfahrten? | Kennzahlen, die erst in einer Tabellenkalkulation entstehen, werden nicht genutzt. Sie sollten je Tag, Fahrzeug, Werk und Kunde in der Software sichtbar sein. |
| Wie werden Wartezeiten erfasst und ausgewertet? | Wartezeiten sind der größte versteckte Kostenblock der Baustofflogistik. Sie sollten aus Status oder Meldung entstehen, nicht aus manueller Nacherfassung. |
| Lassen sich Auswertungen je Kunde und Baustelle erstellen? | Reklamationen und Preisverhandlungen brauchen Zahlen je Kunde. Lieferungen, Wartezeiten und Mengen je Baustelle gehören in eine Ansicht. |
| Wie werden Leistungsstatistiken für Fremdspediteure geführt? | Spediteursabrechnung und Leistungsbewertung brauchen dieselben Daten. Fahrten, Mengen und Wartezeiten je Spediteur sollten ohne Nacharbeit vorliegen. |
| Wie weit reicht die Historie, und wie schnell ist der Zugriff? | Ein Streit über eine Lieferung von vor drei Monaten muss in Minuten geklärt sein. Ein Vorgang aus dem Vorquartal sollte mit Planung, Status und Zeiten aufrufbar sein. |
Block 6: Einführung und Betrieb
Die beste Software scheitert an einer Einführung, die den Disponenten im Tagesgeschäft allein lässt. Die letzten fünf Fragen richten sich deshalb an das Projekt, nicht an das Produkt.
| Frage | Erklärung |
|---|---|
| Wie läuft die Einführung ab, und wer aus unserem Haus ist wie lange gebunden? | Der Aufwand liegt beim Werk, nicht beim Anbieter. Analyse, Konfiguration, Datenübernahme, Einweisung und begleiteter Start sollten mit Beteiligten benannt sein. |
| Welche Daten werden übernommen: Kunden, Baustellen, Fahrzeuge, offene Aufträge? | Ohne Datenübernahme beginnt die Disposition am Stichtag mit leerer Plantafel. Übernahmeumfang und Prüfung der Daten gehören in das Angebot. |
| Wie werden Rollen und Rechte abgebildet: Disponent, Werk, Verkauf, Geschäftsführung? | Nicht jeder darf Aufträge ändern, aber jeder muss den Stand sehen. Rollen sollten vorgeführt werden, nicht nur zugesagt. |
| Wie sieht der Support im Tagesgeschäft aus, wenn um sieben Uhr die Plantafel steht? | Disposition duldet keine Wartezeit auf ein Ticket. Erreichbarkeit, Weg und Zuständigkeit im Störungsfall sollten beschrieben sein. |
| Wie kommen Updates ins Werk, und was ändert sich für den Disponenten? | Updates dürfen den Tagesablauf nicht überraschen. Ablauf und Ankündigung von Updates sollten geregelt sein. |
Die Demo mit eigenen Aufträgen
Aus den dreißig Fragen wird ein Vormittag. Stellen Sie dem Anbieter vorab bereit: zwanzig Aufträge eines echten Tages mit Kunden, Baustellen, Mengen und Zeitfenstern, Ihre Fahrzeugliste mit Fremdspediteuren, Ihre Werke und drei Änderungen, die an diesem Tag tatsächlich passiert sind. Lassen Sie den Tag in der Software durchspielen und stellen Sie Ihre Fragen an den Stellen, an denen sie entstehen.
Eine Antwort gilt als belastbar, wenn sie in der Vorführung mit Ihren Daten gezeigt wurde, als Zusage, wenn sie schriftlich mit Version und Termin vorliegt, und als offen in allen anderen Fällen. Ein Muss-Kriterium mit offener Antwort bleibt offen, auch wenn der Rest überzeugt.
Prüfliste vor der Entscheidung
- Alle sechs Blöcke sind mit Muss, Soll und Kann gewichtet, bevor der erste Anbieter vorführt.
- Die Vorführung lief mit Ihren Aufträgen, Fahrzeugen, Werken und drei echten Änderungen.
- Die Anbindung an Ihre Telematik, Ihr ERP und Ihre Waage ist benannt oder als Prüfpunkt festgehalten.
- Wartezeiten, Auslastung und Pünktlichkeit sind ohne Export sichtbar.
- Datenübernahme, Rollen, Support und Updates sind Teil des Angebots.
- Für jedes offene Muss-Kriterium liegt eine schriftliche Antwort vor.
- Die Kosten der heutigen Disposition sind bekannt und liegen der Entscheidung bei.
Häufige Fragen zur Auswahl einer Dispositionssoftware
Reicht die Dispositionsfunktion unseres ERP-Systems?
Für einfache Zuordnungen von Auftrag zu Fahrzeug oft ja. Sobald Fahrmischer und Pumpen abgestimmt, Fremdspediteure geplant, Telematik eingebunden und Wartezeiten abgerechnet werden, braucht es Branchenwissen im System. Die Abwägung zwischen Branchensoftware und allgemeinem ERP hängt davon ab, wie viele dieser Aufgaben das ERP heute mit Handarbeit überbrückt.
Müssen wir mit der Software auch die Telematik wechseln?
Nicht zwingend. Fragen Sie nach der Anbindung an Ihr vorhandenes System und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Ein Telematikwechsel ist ein eigenes Projekt mit eigenen Kosten.
Wie viele Anbieter sollten vorführen?
Zwei bis drei, jeweils mit denselben Aufträgen und denselben Änderungen. Mehr Vorführungen bringen selten neue Erkenntnisse, weniger keinen Vergleich.
Was ist mit unseren Spediteuren, die eigene Software haben?
Fremdspediteure brauchen Aufträge und geben Rückmeldungen. Ob das über eine Anbindung, eine App oder einen einfachen Weg per E-Mail läuft, hängt vom Spediteur ab. Wichtig ist, dass die Rückmeldung im Vorgang landet.
So geht es weiter
Bei TBSoft führt TBDispo Aufträge, Lieferzeiten, Fahrmischer, Pumpen und Ressourcen mehrerer Werke in einer Planung zusammen, TBDispoPlan plant große Flotten mit vielen Lade- und Entladestellen über Plantafeln mit Geoposition, Statusinformation und Auftragskommunikation und bestätigt Bestellungen per E-Mail, TBTelematik und TBGeoCom liefern Position, Status und Ankunftszeiten. Für Transportbeton kommen die besonderen Abläufe des Betonwerks hinzu, die eine Dispositionssoftware im engeren Sinn abbilden muss. Die dreißig Fragen beantworten wir Ihnen in einer Vorführung mit Ihren Aufträgen.
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