Die Schnittstellenlandkarte eines modernen Baustoffwerks

Eine Schnittstellenlandkarte zeigt auf einer Seite, welche Systeme ein Werk betreibt, welche Daten zwischen ihnen fließen und welches System für welche Daten führt. Sie ist die wichtigste Unterlage vor jedem Integrationsprojekt, weil sie Doppelpflege, Lücken und Ausfallrisiken sichtbar macht, bevor eine ERP-Schnittstelle beauftragt wird. Ohne Landkarte wird über Schnittstellen gesprochen, als wären sie Kabel. Mit Landkarte wird über Daten gesprochen, und das ist der Unterschied zwischen einem Projekt, das im Alltag trägt, und einem, das nach dem ersten Ausfall wieder auf Zettel läuft.

Die Landkarte eines typischen Baustoffwerks besteht aus acht bis zehn Systemen mit ihren Datenobjekten, aus Datenflüssen mit Richtung und führendem System und aus den Lücken dazwischen. Mit der Vorlage unten zeichnet ein Werk seine eigene Landkarte an einem Nachmittag.

Die Systeme eines Werks und ihre Datenobjekte

In den meisten Werken arbeiten acht bis zehn Systeme zusammen, auch wenn nur zwei oder drei davon als Software wahrgenommen werden. Eine Anlagensteuerung, eine Telematik und eine Finanzbuchhaltung beim Steuerberater sind ebenfalls Systeme mit Daten, die irgendwoher kommen und irgendwohin gehen.

Die Spalte „Führt“ ist die entscheidende. Ein Datenobjekt darf genau ein führendes System haben. Fahrzeuge sind der klassische Streitfall: Sie werden im ERP, in der Disposition und in der Wiegesoftware gebraucht, gepflegt werden sollten sie an einer Stelle. Welche das ist, hängt vom Werk ab. Dass es entschieden wird, hängt von der Landkarte ab.

Datenflüsse mit Richtung, führendem System und Auslöser

Eine Landkarte besteht nicht aus Systemen, sondern aus Pfeilen. Jeder Pfeil hat eine Richtung, ein Datenobjekt, ein führendes System und einen Auslöser: Was muss passieren, damit die Daten fließen? Die folgenden Flüsse kommen in fast jedem Baustoffwerk vor.

Alle Datenflüsse mit Richtung, führendem System und Auslöser stehen in der folgenden Tabelle.

Der Auslöser wird am häufigsten vergessen. Eine Preisänderung, die nachts übertragen wird, gilt an der Waage erst am nächsten Morgen. Ein Auftrag, der erst nach Freigabe fließt, ist an der Waage nicht sichtbar, solange der Verkauf ihn nicht freigegeben hat. Beides ist in Ordnung, wenn es allen bekannt ist, und ein Problem, wenn das Waagepersonal es am Fahrzeug erfährt.

Die eigene Landkarte zeichnen

Für die eigene Landkarte braucht ein Werk keinen Berater und keine Software, sondern einen Nachmittag, ein großes Blatt und die Personen, die mit den Systemen arbeiten. Sechs Arbeitsschritte reichen.

• apps
  Systeme sammeln

  Alle Systeme aufschreiben, auch Tabellen, Steuerungen, das Portal des Steuerberaters und die Telematik des Spediteurs. Was Daten hält oder empfängt, ist ein System.

• database
  Datenobjekte je System

  Je System notieren, welche Daten es führt, liefert und empfängt. Die Tabelle oben ist die Vorlage. Die Spalte „Führt“ wird pro Datenobjekt genau einmal vergeben.

• sync_alt
  Pfeile mit Richtung ziehen

  Jeder Datenfluss wird ein Pfeil mit Datenobjekt und Richtung. Pfeile, die in beide Richtungen zeigen, sind ein Warnsignal: Dort führt niemand.

• schedule
  Auslöser und Häufigkeit

  An jeden Pfeil den Auslöser schreiben: sofort, nachts, bei Freigabe, per Hand. Pfeile mit dem Auslöser „per Hand“ sind die Doppelpflege, die das Projekt beseitigen soll.

• shield
  Fehlerfall je Pfeil

  Was passiert, wenn der Pfeil ausfällt? Weiterarbeiten, warten, stoppen? Wer merkt es, wer wiederholt die Übergabe? Ohne Antwort ist der Pfeil nicht fertig.

• flag_2
  Lücken markieren

  Datenobjekte ohne führendes System, Pfeile ohne Auslöser, Daten, die in zwei Systemen von Hand gepflegt werden. Diese Markierungen sind die Aufgabenliste für das Integrationsprojekt.

Das Ergebnis ist selten schön, aber immer nützlich. Die meisten Werke entdecken beim Zeichnen zwei bis drei Pfeile, die es gar nicht gibt und die täglich von Hand ersetzt werden, und einen Pfeil, von dem niemand wusste, dass er existiert.

Typische Lücken und Doppelpflege

Vier Muster tauchen in fast jeder Landkarte auf. Sie sind keine Fehler des Werks, sondern das Ergebnis von Systemen, die nacheinander eingeführt wurden.

Jede dieser Lücken hat einen Pfeil als Lösung: Fahrzeuge bekommen ein führendes System, Preise fließen mit definiertem Auslöser, Baustellen werden Stammdaten, Belege gehen aus der Wiegesoftware direkt in Archiv und Portal. Welcher Pfeil zuerst gezogen wird, entscheidet der tägliche Aufwand, den die Lücke verursacht. Die Anbindung zwischen Waage und ERP ist der Pfeil, der in den meisten Werken zuerst beschrieben wird.

Fehlerfall je Schnittstelle

Eine Schnittstelle ist erst beschrieben, wenn ihr Ausfall beschrieben ist. Für die wichtigsten Pfeile sollte die Landkarte festhalten, was das Werk tut, wenn der Pfeil nicht funktioniert.

Für den ersten Fall, den Ausfall zwischen ERP und Waage, gibt es ein eigenes Betriebskonzept im Artikel Wiegen bei Netzwerk- oder ERP-Ausfall. Die Grundregel ist überall dieselbe: Das Werk entscheidet vor dem Ausfall, ob weitergearbeitet wird, und die Schnittstelle sorgt dafür, dass die Wiederholung keine doppelten Belege erzeugt.

Prüfliste: Ist die Landkarte fertig?

• Jedes System im Werk steht auf der Landkarte, einschließlich Steuerungen, Tabellen und externer Portale.
• Jedes Datenobjekt hat genau ein führendes System.
• Jeder Pfeil hat Richtung, Datenobjekt, Auslöser und Häufigkeit.
• Pfeile mit dem Auslöser „per Hand“ sind markiert und priorisiert.
• Für die wichtigsten Pfeile ist der Fehlerfall mit Verhalten und Wiederanlauf beschrieben.
• Fremde Systemnamen und Formate sind mit den Zuständigen bestätigt, nicht vermutet.
• Die Landkarte hat ein Datum und eine Person, die sie nach dem Projekt fortschreibt.

Häufige Fragen zur Schnittstellenlandkarte

Wer sollte die Landkarte zeichnen?

Die Personen, die täglich mit den Systemen arbeiten: Waage, Verkauf, Disposition, Buchhaltung und die IT, falls vorhanden. Ein externer Partner kann moderieren, aber die Auslöser und Fehlerfälle kennt nur das Werk.

Muss jedes System angebunden werden?

Nein. Ein Pfeil, der einmal im Monat von Hand bedient wird, ist billiger als eine Schnittstelle. Angebunden werden Pfeile, die täglich Doppelpflege oder Fehler verursachen.

Was ist mit Systemen, deren Anbindung nicht bekannt ist?

Sie kommen als Pfeil mit dem Vermerk „zu klären“ auf die Landkarte. Ob und wie ein bestimmtes ERP, eine Finanzbuchhaltung oder eine Steuerung angebunden werden kann, wird anhand der konkreten Systeme und Datenfelder geprüft, nicht anhand einer Liste.

Wie oft wird die Landkarte aktualisiert?

Bei jedem neuen System und nach jedem Integrationsprojekt. Eine Landkarte mit Datum und zuständiger Person bleibt aktuell. Eine ohne beides ist nach einem Jahr Geschichte.

So geht es weiter

Bei TBSoft tauscht TBScale Stammdaten, Wiegedaten und Dokumente mit ERP, Fakturierung, Portal und Archiv aus, TBFakt und TBRegio übergeben Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung und stellen Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD bereit, TBDispoPlan verbindet Plantafel, ERP, Waagen und Telematik, TBArchiv hält die Belege dem Vorgang zugeordnet vor. Ein Integrationsprojekt beginnt mit dieser Landkarte und endet mit belegten Anbindungen im digitalen Prozess des Werks. Die ERP-Schnittstelle ist dabei meist die erste.