Stammdatenqualität: Warum Digitalisierung bei Kunde, Material und Baustelle beginnt
Die fünf Stammdatenobjekte eines Baustoffwerks, woran schlechte Stammdaten erkennbar sind, was sie für Waage, Disposition, Faktura und Portal bedeuten, und ein Vorgehen für Bereinigung und laufenden Betrieb.
Jede Digitalisierung im Baustoffwerk beginnt bei fünf Stammdatenobjekten: Kunde, Baustelle, Material, Fahrzeug und Konditionen. Sind sie sauber, entstehen Lieferscheine, Rechnungen und Portalansichten von selbst aus dem Vorgang. Sind sie es nicht, erzeugt jede Software Freitext an der Waage, Rückfragen im Büro und Korrekturen nach der Rechnung, und die Einführung wird dafür verantwortlich gemacht. Stammdatenqualität ist deshalb keine Vorarbeit, die man abkürzen kann, sondern die Hälfte des Projekts.
Der Grund ist einfach: Eine Wiegesoftware, eine Dispositionssoftware oder eine Fakturierung erfasst nichts neu. Sie verknüpft, was in den Stammdaten steht, mit dem, was an der Waage oder auf der Baustelle passiert. Ein Kunde, den es zweimal gibt, hat zwei Sammelrechnungen. Eine Baustelle im Freitext hat kein Portal. Ein Material mit drei Schreibweisen hat drei Preise.
Die fünf Stammdatenobjekte eines Werks
| Objekt | Pflichtangaben | Führendes System | Wer pflegt |
|---|---|---|---|
| Kunde | Eindeutige Nummer, Rechnungsadresse, Rechnungsempfänger, Zahlungsbedingung, Rechnungsform, Übermittlungsweg für Belege | ERP oder Verkauf im Branchensystem | Verkauf, Buchhaltung für Zahlungsbedingungen |
| Baustelle oder Lieferadresse | Bezug zum Kunden, Adresse, Ansprechperson, Bestellnummer des Kunden, gültig von und bis, Frachtregel | Branchensoftware, Verkauf | Verkauf bei Auftragsannahme |
| Material | Eindeutige Bezeichnung, Sorte, Körnung oder Rezeptur, Abrechnungseinheit, Umrechnungsfaktor, Lagerort, gegebenenfalls Abfallschlüssel | ERP oder Branchensoftware, genau eines | Werksleitung, Verkauf für Handelsbezeichnung |
| Fahrzeug und Spediteur | Kennzeichen, Spediteur, Fahrzeugart, Merkmale wie Thermomulde oder Kipper, gespeicherte Tara mit Datum | Branchensoftware | Waage, Disposition |
| Konditionen | Preis je Kunde, Baustelle und Material, Gültigkeit, Zuschlagsregeln, Frachtregel, Staffeln | Verkauf im Branchensystem | Verkauf, Freigabe durch Verkaufsleitung |
Die Spalte „Führendes System“ ist die wichtigste. Ein Objekt darf in mehreren Systemen vorkommen, gepflegt wird es in einem. Welches das ist, hängt von der Architektur aus Branchensoftware und ERP ab. Dass es entschieden wird, ist wichtiger als die Entscheidung selbst.
Woran schlechte Stammdaten im Alltag erkennbar sind
Schlechte Stammdaten fallen selten als solche auf. Sie fallen als Rückfrage, Korrektur oder Ausnahme auf, und die Ursache wird meist woanders gesucht.
| Symptom im Alltag | Ursache in den Stammdaten | Folge |
|---|---|---|
| Der Kunde bekommt zwei Sammelrechnungen für dieselbe Baustelle | Zwei Kundennummern für ein Unternehmen | Rückfrage, Rechnungskorrektur, Zahlungsverzug |
| Das Portal kann nicht nach Baustelle filtern | Baustelle als Freitext im Auftrag statt als Stammdatum | Kunde ruft an, Portal wird nicht genutzt |
| Dasselbe Material hat drei Preise | Drei Schreibweisen im Materialstamm | Falsche Rechnungen, Streit über Sorten |
| Die Waage fragt bei jedem zweiten Fahrzeug nach | Fahrzeuge nur in der Disposition, nicht an der Waage, Tara veraltet | Wartezeit, manuelle Eingabe, Wiegefehler |
| Der Rechnungslauf hat lange Ausnahmelisten | Konditionen ohne Gültigkeit oder ohne Baustellenbezug | Nacherfassung, verspätete Rechnungen |
| Zuschläge werden von Hand nachgetragen | Frachtregel und Mindermenge nicht im Auftrag | Erlösverlust oder Streit bei Nachberechnung |
| Der Kunde erhält Belege an die falsche Adresse | Übermittlungsweg und Empfänger nicht im Kundenstamm | Beleg gilt als nicht zugestellt, Rechnung wird angezweifelt |
Die Liste eignet sich als Test: Wer drei dieser Symptome wöchentlich sieht, hat ein Stammdatenproblem, unabhängig davon, welche Software im Einsatz ist.
Was Stammdaten je Prozess bedeuten
Jeder Prozess im Werk nutzt Stammdaten anders und scheitert an anderen Lücken.
| Prozess | Braucht | Scheitert an |
|---|---|---|
| Waage | Fahrzeuge mit Tara, Kunden, Baustellen, Materialien mit Einheit | Fremdfahrzeug ohne Stammdatum, Material mit falscher Einheit, Auftrag ohne Baustelle |
| Disposition | Baustellen mit Adresse und Ansprechperson, Fahrzeuge mit Merkmalen, Spediteure | Baustelle ohne Adresse, Fahrzeug ohne Fahrzeugart |
| Fakturierung | Konditionen mit Gültigkeit, Frachtregel, Rechnungsform und Empfänger je Kunde | Kondition ohne Gültigkeit, Kunde ohne Rechnungsform |
| Kundenportal | Baustelle als Stammdatum unter dem Kunden, Bestellnummer, Zugänge je Rolle | Baustelle als Freitext, Kunde doppelt |
| Dokumentenarchiv | Alle Bezüge des Belegs: Kunde, Baustelle, Auftrag, Fahrzeug, Rechnung | Beleg ohne Baustelle, Kunde mit zwei Nummern |
| Auswertungen | Eindeutige Materialien, Kunden und Werke | Materialsynonyme, Kundendubletten |
Die Baustelle taucht in jeder Zeile auf. Sie ist das Stammdatum, das in vielen Werken keines ist, weil der Auftrag sie als Freitext führt. Wer nur eine Regel aus diesem Text übernimmt, sollte diese nehmen: Die Baustelle wird angelegt, bevor der erste Auftrag darauf läuft, mit Bezug zum Kunden, Adresse, Ansprechperson und Bestellnummer.
Bereinigung vor der Einführung
Die Bereinigung ist ein Projekt mit Anfang und Ende, nicht eine Aufgabe nebenbei. Sechs Arbeitsschritte, die sich in dieser Reihenfolge bewährt haben.
- Bestand exportieren und zählen
Alle Kunden, Baustellen, Materialien, Fahrzeuge und Konditionen aus allen Systemen und Tabellen in eine Übersicht. Die Zahl der Kunden je System ist der erste Befund.
- Dubletten zusammenführen
Kunden mit gleicher Adresse oder Steuernummer, Materialien mit gleicher Sorte und Körnung, Fahrzeuge mit gleichem Kennzeichen. Je Dublette wird ein führender Eintrag bestimmt, die anderen werden zusammengeführt oder gesperrt.
- Pflichtangaben füllen
Je Objekt die Pflichtangaben aus der ersten Tabelle prüfen. Fehlende Einheiten, Umrechnungsfaktoren, Rechnungsempfänger und Übermittlungswege werden ergänzt, nicht später an der Waage.
- Baustellen aus dem Freitext holen
Aus den Aufträgen der letzten Zeit die tatsächlichen Baustellen ermitteln und als Stammdaten unter dem Kunden anlegen. Schreibweisen zusammenführen.
- Führendes System festlegen
Je Objekt genau ein System, in dem gepflegt wird, und die Richtung, in die es fließt. Das ist die Grundlage der Schnittstelle.
- Verantwortliche benennen
Je Objekt eine Person, die Neuanlagen freigibt und Änderungen pflegt, mit Vertretung. Stammdaten ohne Verantwortliche verschlechtern sich ab dem ersten Tag.
Regeln für den laufenden Betrieb
Bereinigte Stammdaten bleiben nur sauber, wenn der Betrieb Regeln hat, die einfacher sind als die Ausnahme.
- Neuanlage nur im führenden System und nur durch die verantwortliche Person. Die Waage legt keine Kunden an.
- Die Baustelle wird vor dem ersten Auftrag angelegt. Freitextfelder für Baustellen sind gesperrt.
- Materialien werden mit Einheit und Umrechnungsfaktor angelegt. Synonyme werden als Suchbegriffe hinterlegt, nicht als neue Materialien.
- Fremdfahrzeuge werden bei der ersten Anmeldung erfasst und nach einer festgelegten Frist geprüft oder gelöscht.
- Konditionen haben ein Gültigkeitsende. Auslaufende Konditionen erscheinen in einer Liste, bevor sie auslaufen.
- Kunden ohne Rechnungsform, Empfänger oder Übermittlungsweg werden für die Abrechnung gesperrt, bis die Angaben vorliegen.
- Einmal im Quartal werden Dubletten, unvollständige Einträge und ungenutzte Stammdaten geprüft.
Prüfliste vor der Einführung
- Der Bestand ist aus allen Systemen exportiert und gezählt.
- Dubletten bei Kunden, Materialien und Fahrzeugen sind zusammengeführt.
- Pflichtangaben je Objekt sind vollständig, insbesondere Einheiten, Rechnungsempfänger und Übermittlungswege.
- Baustellen sind Stammdaten unter dem Kunden, nicht Freitext im Auftrag.
- Je Objekt ist ein führendes System und eine verantwortliche Person benannt.
- Die Regeln für den laufenden Betrieb sind schriftlich und im Werk bekannt.
- Die Datenübernahme in die neue Software erfolgt aus dem bereinigten Bestand, nicht aus dem alten.
Häufige Fragen zur Stammdatenqualität
Können wir die Bereinigung dem Softwareanbieter überlassen?
Den technischen Teil, etwa den Export und das Zusammenführen, ja. Die Entscheidungen nicht: Welcher von zwei Kunden führend ist, welche Baustelle noch aktiv ist und welche Kondition gilt, weiß nur das Werk.
Wie lange dauert die Bereinigung?
Das hängt vom Bestand ab. Wichtiger als die Dauer ist der Stichtag, ab dem die Regeln gelten. Was danach angelegt wird, ist sauber. Was davor liegt, wird nach Nutzung bereinigt, nicht vollständig.
Was ist mit Baustellen, die nur einmal beliefert werden?
Auch sie werden als Stammdatum angelegt, mit Gültigkeitsende. Der Aufwand ist eine Minute, der Nutzen ist ein Beleg, den Portal, Archiv und Rechnung zuordnen können.
Wer sollte die Stammdaten verantworten?
Kunden und Konditionen der Verkauf, Materialien die Werksleitung, Fahrzeuge Waage oder Disposition. Eine Person je Objekt mit Vertretung, keine Sammelzuständigkeit für alles.
So geht es weiter
Bei TBSoft führen TBVertrieb Angebote, Aufträge und Konditionen, TBFakt und TBRegio pflegen Stammdaten und Konditionen mit Vererbung, damit wiederkehrende Regeln einmal statt je Lieferschein gepflegt werden, und TBScale übernimmt Kunden, Materialien und Fahrzeuge für die Waage. Die Datenübernahme ist Teil jeder Einführung: Bestand prüfen, übernehmen, Anwender einweisen. Zwischen ERP und Branchensoftware fließen Stammdaten über die ERP-Anbindung der Wiegesoftware, eine der Schnittstellen, die vor dem Start festgelegt werden. Ihren Bestand zählen wir gemeinsam, bevor die erste Waage angebunden wird.
Alle Fachartikel dieser Branche.
Auswahl, Abläufe und Betrieb: weitere Fachartikel für Werksleitung, Disposition und Verwaltung, geordnet nach Themen.