Digitaler Lieferschein in der Baustoffbranche: der vollständige Prozess
Vom Auftrag bis zur Rechnung in sieben Stationen: wie Werk, Baustelle, Kunde, Material und Lieferung zu einem digitalen Lieferschein werden, den Kunde und Verwaltung eindeutig verwenden. Mit Sonderfällen je Branche.
Ein digitaler Lieferschein in der Baustoffbranche ist kein PDF, sondern ein Vorgang, der an der Waage entsteht und an der Rechnung endet. Dazwischen liegen sieben Stationen, an denen Werk, Baustelle, Kunde, Material und Lieferung einander zugeordnet werden. Wo diese Zuordnung stimmt, ist der Beleg beim Kunden, bevor der Lkw vom Hof ist, und in der Abrechnung, ohne dass ihn jemand abtippt. Wo sie nicht stimmt, hilft auch das schönste PDF nicht.
Der digitale Lieferschein trägt dieselben Angaben wie sein Vorgänger aus Papier: Auftrag, Kunde, Baustelle, Material, Gewichte, Fahrzeug, Zeit und Bestätigung. Der Unterschied liegt in der Reihenfolge und in der Zahl der Erfassungen: einmal an der Waage erzeugt, von dort an Fahrer, Kunde, Archiv und Rechnung verteilt. Der Aufbau eines Lieferscheins ist das eine. Hier geht es um den Weg, den er im Baustoffwerk nimmt.
Sieben Stationen vom Auftrag bis zur Rechnung
Der Prozess lässt sich für Transportbeton, Asphalt, Sand, Kies, Schotter und Recyclingmaterial mit denselben Stationen beschreiben. Was sich unterscheidet, sind die Daten, die an den Stationen hinzukommen.
| Station | Daten kommen hinzu | System | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Auftrag | Kunde, Baustelle oder Lieferadresse, Material, Menge, Termin, Konditionen | Verkauf, ERP oder Disposition | Ein Vorgang, auf den alle folgenden Stationen zugreifen |
| Anmeldung und Identifikation | Fahrzeug, Kennzeichen, Fahrer, Spediteur | Wiegesoftware, Kennzeichenerkennung, Terminal | Fahrzeug ist dem Auftrag zugeordnet |
| Verladung | Material, Ladeplatz, gegebenenfalls Charge oder Rezeptur | Verladung, Anlagensteuerung | Das richtige Material auf dem richtigen Fahrzeug |
| Wiegung | Brutto, Tara, Netto, Zeitpunkt, Waage | Wiegesoftware | Die abrechenbare Menge |
| Beleg und Bestätigung | Belegnummer, Zuschläge, Unterschrift des Fahrers | Wiegesoftware, Terminal | Der Lieferschein mit Übernahmebestätigung |
| Übergabe | Empfänger, Übermittlungsweg, Empfangsbestätigung | PDF-Versand, Kundenportal, Datenübergabe | Der Beleg beim Kunden und im Archiv |
| Abrechnung | Rechnungsposition, Sammelrechnungsregel, Rechnungsnummer | Fakturierung, Archiv, Finanzbuchhaltung | Die Rechnung mit Bezug auf jeden Lieferschein |
Die Stationen eins bis drei entscheiden über die Qualität des Belegs, die Stationen vier und fünf über seine Entstehung, sechs und sieben über seinen Nutzen. Die meisten Probleme mit digitalen Lieferscheinen entstehen an Station eins: Ein Auftrag mit Freitext-Baustelle und fehlenden Konditionen erzeugt einen Beleg, den weder Portal noch Archiv noch Rechnung sauber zuordnen können.
Zuordnung vor der Wiegung
Wer, was, wohin, zu welchen Bedingungen: Diese vier Angaben sollten vor der Wiegung feststehen, weil das Waagepersonal sie nicht klären kann, während ein Fahrzeug auf der Waage steht. Sie kommen aus Auftrag und Stammdaten.
- Kunde und Baustelle als Stammdaten
Die Baustelle ist keine Freitextzeile, sondern ein Stammdatum mit Adresse, Ansprechperson und Bezug zum Kunden. Nur so können Portal, Archiv und Sammelrechnung nach ihr filtern.
- Material mit Sorte, Körnung oder Rezeptur
Das Material auf dem Beleg muss dem Materialstamm entsprechen, mit der Bezeichnung, die der Kunde bestellt hat, und der Einheit, in der abgerechnet wird.
- Konditionen und Zuschläge im Auftrag
Fracht, Mindermenge, Wartezeit und Energiezuschlag gehören in Auftrag oder Kundenstamm, nicht auf einen Zettel an der Waage.
- Fahrzeug und Spediteur
Bekannte Fahrzeuge kommen aus dem Fahrzeugstamm, Fremdfahrzeuge werden bei der Anmeldung erfasst. Der Beleg trägt Kennzeichen, Fahrer und Spediteur.
Die Stammdaten entscheiden damit über die Qualität des Belegs, bevor die Wiegung beginnt. Für den Lieferschein genügt die Regel: Was an Station eins fehlt, wird an Station fünf zum Freitext und an Station sieben zur Rückfrage.
Verladung und Wiegung
An der Waage wird das Fahrzeug erkannt, per Kennzeichen, Karte oder Anmeldung, und der Auftrag aufgerufen. Bei Abholungen liefert die Erstwiegung die Tara und die Zweitwiegung nach dem Beladen das Brutto, bei Anlieferungen ist es umgekehrt. Das Netto ist die abrechenbare Menge. Der Ablauf an der Waage ist dabei der Teil, den die meisten Werke zuerst digitalisieren.
Für den Lieferschein zählt, dass Verladung und Wiegung denselben Vorgang bedienen. Die Verladung meldet, welches Material auf welches Fahrzeug geladen wurde, bei Asphalt und Transportbeton zusätzlich Charge oder Rezeptur aus der Anlagensteuerung. Die Wiegung liefert die Menge. Der Beleg entsteht beim Abschluss der Zweitwiegung mit allem, was bis dahin zusammengekommen ist: Auftrag, Fahrzeug, Material, Gewichte, Zuschläge.
Beleg, Bestätigung und Übergabe
Die Wiegesoftware erzeugt den Lieferschein mit konfigurierbarem Layout, Zuschlägen und Zusatzartikeln. Der Fahrer bestätigt die Übernahme der Ladung mit digitaler Unterschrift am Terminal oder am Selbstbedienungsterminal. Die Unterschrift liegt auf dem Dokument, nicht auf einem Zettel. Danach entscheidet der Übermittlungsweg, der im Kundenstamm hinterlegt ist.
| Weg | Typischer Empfänger | Ergebnis |
|---|---|---|
| Druck an der Waage oder am Terminal | Fahrer, Baustellen ohne digitalen Zugang, Kontrollen | Beleg im Fahrzeug, Datensatz bleibt führend |
| Automatischer PDF-Versand | Kunden ohne Portal, Spediteure, Bauleitung per E-Mail | Beleg im Postfach vor Ankunft des Fahrzeugs |
| Bereitstellung im Kundenportal | Stammkunden mit mehreren Baustellen | Beleg abrufbar nach Baustelle, Datum und Belegnummer |
| Datenübergabe an das System des Kunden | Große Bauunternehmen mit eigener Bauakte oder ERP | Beleg als Datensatz beim Kunden, Empfangsbestätigung über die Schnittstelle |
Die Empfangsbestätigung auf der Baustelle ist eine Vereinbarung zwischen Werk und Kunde: Wer bestätigt, bis wann, und was gilt bei Abweichungen. Diese Vereinbarung gehört in die Lieferbedingungen und in die Einführung.
Bereitstellung für Kunde und Faktura
Nach der Übergabe hat der Lieferschein zwei Adressaten, die ihn unterschiedlich nutzen. Der Kunde prüft Mengen gegen Bestellung und später Rechnungen gegen Lieferscheine. Die Verwaltung rechnet ab und archiviert. Beide arbeiten mit demselben Datensatz, sonst entstehen zwei Wahrheiten.
Die Fakturierung übernimmt Mengen, Konditionen und Zuschläge aus den bestätigten Lieferscheinen und erzeugt Einzel- oder Sammelrechnungen, bei denen jede Position auf ihren Lieferschein verweist. Das Dokumentenarchiv legt Lieferschein und Rechnung dem Vorgang zugeordnet ab. Das Kundenportal zeigt dem Kunden beides, verknüpft. Aus dem Wiegeschein wird so eine Rechnung, und der Beleg bleibt im Archiv auffindbar.
Besonderheiten je Baustoffbranche
Die sieben Stationen sind überall gleich, die Daten nicht. Jede Baustoffbranche bringt eigene Angaben mit, die auf den Beleg gehören und die der Prozess an der richtigen Station erfassen muss.
| Branche | Besondere Angaben | Station, an der sie entstehen |
|---|---|---|
| Transportbeton | Rezeptur, Konsistenz, Ladezeit, Wasserzugabe auf der Baustelle, Restbeton | Verladung aus der Mischanlage, Baustelle für Wasserzugabe und Restmenge |
| Asphalt | Mischgutsorte, Charge, Temperatur bei Verladung, Einbaustelle | Anlagensteuerung bei Verladung, Baustelle für Einbau |
| Sand, Kies, Schotter | Körnung, Lieferkörnung, Feuchte, Lagerort, ab Werk oder frei Baustelle | Materialstamm und Verladung, Konditionen im Auftrag |
| Recycling und Erdbau | Abfallschlüssel, Herkunft, Materialklasse, Annahme oder Abgabe | Auftrag und Annahmekontrolle vor der Wiegung |
| Stein- und Erdenhof | Barzahlung, Selbstabholer, Kleinmengen, Zusatzartikel | Beleg an der Waage oder am Terminal |
Für den Prozess heißt das: Der Lieferschein muss an der Station erfasst werden können, an der die Angabe entsteht, nicht nachträglich im Büro. Eine Temperatur, die der Fahrer auf einen Zettel schreibt, ist keine Angabe des digitalen Lieferscheins.
Prüfliste für den digitalen Lieferschein im Baustoffwerk
- Kunde, Baustelle, Material und Konditionen sind Stammdaten und stehen vor der Wiegung im Auftrag.
- Verladung und Wiegung bedienen denselben Vorgang. Charge oder Rezeptur kommen aus der Anlagensteuerung.
- Der Beleg entsteht beim Abschluss der Zweitwiegung mit Zuschlägen und digitaler Unterschrift.
- Der Übermittlungsweg je Kunde steht im Kundenstamm: Druck, PDF, Portal, Datenübergabe.
- Die Empfangsbestätigung ist mit dem Kunden vereinbart und in den Lieferbedingungen festgehalten.
- Fakturierung und Archiv arbeiten mit demselben Datensatz. Jede Rechnungsposition führt zum Lieferschein.
- Branchenspezifische Angaben werden an der Station erfasst, an der sie entstehen.
- Der vollständig papierlose Ablauf ist geprüft.
Häufige Fragen zum digitalen Lieferschein in der Baustoffbranche
Ist ein PDF per E-Mail schon ein digitaler Lieferschein?
Das PDF ist eine Ausgabeform. Digital ist der Lieferschein, wenn er als Datensatz an der Waage entsteht und von dort ohne erneute Eingabe in Portal, Archiv und Rechnung gelangt. Ein PDF, das im Büro abgetippt wird, ist ein digitalisierter Zettel.
Was ist mit Fahrern, die einen Ausdruck brauchen?
Der Ausdruck bleibt möglich, als Kopie des Datensatzes. Wo Dritte einen Beleg im Fahrzeug verlangen, wird er gedruckt. Führend bleibt der Datensatz, und der Ausdruck wandert nicht zurück ins Büro.
Wie kommen Charge und Rezeptur auf den Beleg?
Über die Anbindung der Anlagensteuerung an die Wiegesoftware. Wo diese Anbindung fehlt, wird die Charge bei der Verladung erfasst. Ein nachträglicher Eintrag im Büro ist die schlechteste Lösung.
Wer bestätigt den Empfang auf der Baustelle?
Das vereinbaren Werk und Kunde. Üblich ist die Übernahmebestätigung des Fahrers an der Waage plus eine Empfangsbestätigung der Baustelle auf dem vereinbarten Weg, mit Frist für Beanstandungen.
So geht es weiter
Bei TBSoft erzeugt TBScale den Lieferschein an der Waage mit konfigurierbarem Layout, Zuschlägen, digitaler Unterschrift, PDF-Versand und Anbindung an Portal und Archiv. TBTouchScale übernimmt die Selbstbedienung, TBFakt und TBRegio rechnen aus den bestätigten Lieferscheinen ab, TBArchiv hält Lieferschein und Rechnung dem Vorgang zugeordnet vor. Das Zusammenspiel der Module steht auf der Übersichtsseite zu digitalen Lieferscheinen.
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