Vom Wiegeschein zur Rechnung: So entsteht eine durchgängige Faktura

Eine Faktura ist durchgängig, wenn jede Rechnungsposition ohne Rückfrage bis zum Messwert zurückführt: von der Rechnung zur Position, von der Position zum Lieferschein, vom Lieferschein zur Wiegung mit Brutto, Tara und Netto. Dafür muss der Weg in die andere Richtung stimmen: Der Wiegeschein muss vollständig sein, der Lieferschein bestätigt, die Konditionen bekannt, der Prüflauf muss Ausnahmen finden und die Freigabe den Rechnungslauf auslösen. Wo eine dieser Stufen fehlt, wird im Büro nacherfasst, und die Rechnung ist nicht mehr durchgängig, sondern nur noch richtig, solange niemand nachfragt.

Der Weg vom Wiegeschein zur Rechnung ist in der Baustoffbranche kürzer, als er im Büro oft aussieht. Er besteht aus fünf Stufen, und an jeder kommt etwas hinzu, das die vorige nicht wissen konnte.

Die Kette in fünf Stufen

Die dritte Stufe ist die, die in vielen Werken noch von Hand läuft: Jemand nimmt den Lieferschein, sucht den Preis, entscheidet über die Fracht und tippt eine Position. Eine durchgängige Fakturierung macht aus dieser Stufe eine Regel: Konditionen, Einheiten und Zuschläge sind hinterlegt, und der Prüflauf zeigt nur, was nicht in die Regel passt.

Vollständigkeit vor dem Rechnungslauf

Der Rechnungslauf kann nur abrechnen, was vollständig ist. Die folgenden Angaben müssen am Lieferschein hängen, bevor er in die Fakturierung geht, und die meisten davon entstehen lange vor der Wiegung.

Wer diese Tabelle gegen die eigenen Lieferscheine hält, findet die Stellen, an denen das Büro heute nacherfasst. Fast immer fehlt etwas in Zeile zwei, fünf oder sechs: Die Baustelle ist Freitext, die Kondition steht in einer E-Mail, die Frachtregel weiß der Verkäufer. Das ist ein Stammdatenproblem, kein Fakturierungsproblem.

Der Prüflauf: Ausnahmen statt Belege

Ein Rechnungslauf mit zweitausend Lieferscheinen lässt sich nicht Beleg für Beleg prüfen. Er lässt sich prüfen, wenn die Software vollständige und plausible Belege durchlaufen lässt und nur die Ausnahmen zeigt. Welche Prüfungen sinnvoll sind, hängt vom Betrieb ab. Die folgenden kommen fast überall vor.

• scale
  Menge gegen Auftrag

  Gelieferte Menge weicht deutlich von der bestellten ab, in beide Richtungen. Zu wenig heißt Mindermenge, zu viel heißt Rückfrage an Verkauf und Kunde.

• request_quote
  Fehlende oder abgelaufene Kondition

  Material ohne Preis für diesen Kunden, Preisliste vor dem Lieferdatum abgelaufen, Rahmenvertrag ausgeschöpft.

• history
  Doppelte Belege

  Dieselbe Lieferscheinnummer zweimal, oder zwei Lieferscheine mit gleicher Wiegung. Oft ein Nachdruck, manchmal eine Übergabe, die zweimal ankam.

• lock
  Gesperrter Kunde

  Der Kunde ist wegen offener Posten oder Kreditlimit gesperrt. Idealerweise fällt das vor der Beladung auf, spätestens hier.

• schedule
  Wartezeit ohne Nachweis

  Eine Wartezeit soll berechnet werden, aber es fehlt Statusmeldung, Bestätigung oder Vereinbarung.

• sync_alt
  Rücklieferung ohne Bezug

  Eine Eingangswiegung, die als Rücklieferung erfasst ist, aber keinem Lieferschein zugeordnet wurde.

Die Ausnahmeliste wird von einer benannten Person abgearbeitet, bevor der Rechnungslauf freigegeben wird. Jede Ausnahme endet mit einer Entscheidung: korrigieren, freigeben mit Begründung oder zurückstellen. Belege, die zurückgestellt werden, bleiben mit Status sichtbar und landen im nächsten Lauf, nicht in einer Schublade.

Freigabe und Rechnungslauf

Der Rechnungslauf ist ein Termin, kein Zustand. Einzelrechnungen laufen täglich oder je Lieferung, Sammelrechnungen wöchentlich, dekadenweise oder monatlich, je nach Vereinbarung mit dem Kunden. Die Regel, welcher Kunde welche Rechnungsform bekommt, steht im Kundenstamm, und eine Sammelrechnung nennt jede enthaltene Lieferung mit Nummer und Datum.

Die Freigabe trennt Prüfen von Versenden. Wer prüft, arbeitet die Ausnahmeliste ab. Wer freigibt, bestätigt, dass die Liste leer oder begründet ist. Wer versendet, löst Druck, E-Mail, XRechnung oder Portalbereitstellung aus. In kleinen Werken ist das eine Person mit drei Schritten, in großen sind es drei Rollen. Wichtig ist, dass der Rechnungslauf ohne Freigabe nicht startet.

Rückbezug: vom Rechnungsbetrag zum Messwert

Durchgängig heißt auch rückwärts. Jeder Lieferschein trägt einen Abrechnungsstatus: nicht abgerechnet, im Prüflauf, abgerechnet mit Rechnungsnummer, gutgeschrieben. Jede Rechnungsposition trägt die Lieferscheinnummer, jeder Lieferschein die Wiegescheinnummer mit Zeitpunkt und Waage. Im Archiv liegen Rechnung und Lieferscheine gemeinsam am Vorgang, im Kundenportal sieht der Kunde dieselbe Kette.

Der Rückbezug ist keine Formalie. Er entscheidet, wie lange eine Reklamation dauert. Ein Kunde, der eine Position anzweifelt, bekommt in einer durchgängigen Faktura innerhalb von Minuten den Lieferschein mit Unterschrift und die Wiegung mit Brutto, Tara und Netto. In einer nacherfassten Faktura bekommt er einen Rückruf.

Korrekturen nach der Rechnung

Wird eine Lieferung nach dem Rechnungslauf korrigiert, entsteht kein geänderter Beleg, sondern ein neuer Geschäftsvorfall: eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung. Änderungen am Gewicht selbst laufen über Storno oder Nachverwiegung an der Waage, Änderungen am Beleg über die Korrektur mit erneuter Bereitstellung.

Prüfliste für die durchgängige Faktura

• Jede Rechnungsposition führt zum Lieferschein und zur Wiegung. Der Rückweg ist im Archiv und im Portal sichtbar.
• Kunde, Baustelle, Material mit Einheit, Konditionen und Frachtregel stehen vor der Wiegung im Auftrag.
• Der Prüflauf zeigt Ausnahmen in einer Liste. Vollständige Belege laufen ohne Eingriff durch.
• Jede Ausnahme endet mit einer dokumentierten Entscheidung.
• Rechnungsform und Rhythmus je Kunde stehen im Kundenstamm.
• Der Rechnungslauf startet nur nach Freigabe durch eine benannte Person.
• Rechnungskorrekturen und Gutschriften tragen den Bezug zur Ursprungsrechnung.
• Lieferscheine zeigen ihren Abrechnungsstatus.

Häufige Fragen zum Weg vom Wiegeschein zur Rechnung

Kann der Rechnungslauf vollautomatisch laufen?

Für vollständige und plausible Belege ja. Die Freigabe bleibt eine Entscheidung, weil sie die Ausnahmen betrifft, nicht die Regel. Ein Lauf ohne Ausnahmeliste und Freigabe rechnet Fehler mit derselben Geschwindigkeit ab wie richtige Belege.

Was passiert mit Lieferscheinen ohne Kondition?

Sie landen in der Ausnahmeliste und werden nicht abgerechnet, bis eine Kondition vorliegt. Besser ist, die Kondition vor der Lieferung im Auftrag zu haben. Die Ausnahmeliste ist das Sicherheitsnetz, nicht der Normalweg.

Wie oft sollte der Rechnungslauf laufen?

So oft, wie die Kunden es vereinbart haben. Einzelrechnungen täglich, Sammelrechnungen wöchentlich oder monatlich je Kunde. Ein fester Rhythmus mit fester Freigabe ist wichtiger als die Frequenz.

Wie prüft der Kunde eine Sammelrechnung mit fünfzig Positionen?

Über den Belegbezug: Jede Position trägt die Lieferscheinnummer, und im Kundenportal führt die Position zum Lieferschein mit Wiegung und Unterschrift. Ohne diesen Bezug prüft der Kunde per Telefon.

So geht es weiter

Bei TBSoft liefert TBScale Wiegeschein und Lieferschein mit Bestätigung, TBFakt und TBRegio übernehmen die Lieferscheindaten, wenden Konditionen und Zuschläge mit Vererbung an, prüfen mehrstufig, erzeugen Einzel-, Sammel- und Spediteursabrechnungen und übergeben an die Finanzbuchhaltung. TBArchiv hält Lieferschein und Rechnung dem Vorgang zugeordnet vor. Welche Anforderungen die Fakturierung dafür erfüllen muss, gehört zur Auswahl der Fakturierungssoftware.