Fakturierungssoftware auswählen: Anforderungen der Baustoffbranche
Was eine Fakturierungssoftware für Baustoffwerke können muss: Abrechnung aus Wiege- und Lieferdaten, Zuschläge, Sammelrechnungen, Spediteursgutschriften und E-Rechnung. Mit Anforderungstabellen und Demo-Fällen.
Eine Fakturierungssoftware für Baustoffwerke muss aus Wiege- und Lieferdaten abrechnen, nicht aus Bestellungen. Sie rechnet in Tonnen, Kubikmetern und Stück, kennt Frachten und Zuschläge, fasst Lieferungen zu Sammelrechnungen zusammen, schreibt Spediteuren Gutschriften und gibt Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD aus. Eine Standardfakturierung scheitert nicht an der Rechnung, sondern an der Menge: Sie weiß nicht, dass 24,36 Tonnen Schotter aus einer Zweitwiegung stammen und dass die Fracht davon abhängt, ob ab Werk oder frei Baustelle geliefert wurde.
Dieser Leitfaden übersetzt die Abrechnungsfälle der Baustoffbranche in überprüfbare Anforderungen mit Muss, Soll und Kann und einem Abnahmenachweis je Kriterium. Die Fakturierung im Baustoffwerk beginnt beim Wiegeschein und endet bei der Rechnung. Dazwischen liegen die Anforderungen, um die es hier geht.
Was die Baustoffbranche von der Standardfakturierung unterscheidet
Die Unterschiede liegen nicht in der Rechnung, sondern davor: in der Menge, in den Konditionen und im Belegbezug.
| Merkmal | Standardfakturierung | Baustoffbranche |
|---|---|---|
| Abrechnungsgrundlage | Bestellte Menge, Stückliste | Gewogene Menge aus Erst- und Zweitwiegung, je Lieferung |
| Einheiten | Stück, Pauschale | Tonnen, Kubikmeter, Stück, Stunden für Wartezeit und Pumpe |
| Preise | Preisliste je Artikel | Konditionen je Kunde, Baustelle, Material und Zeitraum, mit Vererbung |
| Zuschläge | Selten | Fracht, Mindermenge, Wartezeit, Energie, Nacht und Wochenende, Sonderfahrzeug |
| Rechnungsform | Eine Rechnung je Auftrag | Einzel- oder Sammelrechnung je Kunde, Baustelle oder Zeitraum |
| Beteiligte | Kunde | Kunde, Spediteur mit Gutschrift, Händler, mehrere Werke und Gesellschaften |
| Belegbezug | Rechnung verweist auf Auftrag | Jede Position verweist auf Lieferschein und Wiegung |
Die letzte Zeile ist die wichtigste. In der Baustoffbranche wird eine Rechnung anhand der Lieferscheine geprüft. Ein Portal oder eine Rechnung, die den Bezug nicht herstellt, erzeugt Rückfragen bei jeder Sammelrechnung.
Muss, Soll und Kann vor der Vorführung festlegen
Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien: Ohne sie ist die Software für Ihren Abrechnungsprozess nicht geeignet. Soll-Kriterien verbessern den Ablauf, eine Ersatzlösung ist bewertbar. Kann-Kriterien sind Erweiterungen. Die Einstufung hängt vom Betrieb ab: Spediteursgutschriften sind für ein Werk mit Eigenfuhrpark ein Kann, für ein Werk mit zwanzig Fremdspediteuren ein Muss. Das Vorgehen entspricht dem Auswahlleitfaden Wiegesoftware auswählen. Die folgenden Tabellen sind die Vorlage für Ihr Lastenheft.
Anforderungen an Mengen, Einheiten und Konditionen
| Kriterium | Priorität | Nachweis in der Abnahme |
|---|---|---|
| Abrechnung aus Wiege- und Lieferdaten ohne Neueingabe | Muss | Lieferschein aus der Waage übernehmen und als Rechnungsposition wiederfinden, mit Netto aus der Wiegung |
| Mehrere Einheiten je Material mit Umrechnung | Muss | Material in Tonnen wiegen und in Kubikmetern abrechnen, Umrechnungsfaktor je Material hinterlegt |
| Konditionen je Kunde, Baustelle, Material und Zeitraum | Muss | Preisänderung zum Monatsersten anlegen. Lieferungen davor und danach werden richtig bewertet |
| Vererbung von Konditionen | Soll | Kondition auf Kundenebene anlegen und prüfen, dass sie für alle Baustellen gilt, außer bei Abweichung |
| Zuschläge regelbasiert: Fracht, Mindermenge, Wartezeit, Energie | Muss | Lieferung unter Mindestmenge abrechnen. Zuschlag erscheint ohne manuellen Eingriff |
| Ab Werk und frei Baustelle getrennt | Muss | Zwei Lieferungen desselben Materials mit unterschiedlicher Frachtregel abrechnen |
| Staffelpreise und Rahmenverträge | Soll | Staffel anlegen und Lieferungen über die Staffelgrenze hinweg prüfen |
Anforderungen an Belegbezug und Prüflauf
Der Prüflauf ist die Stelle, an der eine gute Fakturierung Arbeit spart: Sie prüft Ausnahmen, nicht Belege. Was vollständig und plausibel ist, läuft durch. Fehlende oder abweichende Angaben landen in einer Liste.
| Kriterium | Priorität | Nachweis in der Abnahme |
|---|---|---|
| Jede Rechnungsposition verweist auf Lieferschein und Wiegung | Muss | Von einer Position zum Lieferschein und von dort zur Wiegung mit Brutto, Tara, Netto navigieren |
| Plausibilitätsprüfungen vor dem Rechnungslauf | Muss | Lieferschein ohne Kondition, doppelte Belegnummer und Menge weit über Auftrag einspielen. Alle drei erscheinen in der Ausnahmeliste |
| Gesperrte Kunden und Kreditlimit | Soll | Kunde sperren und prüfen, ob Lieferung und Rechnung gestoppt oder gekennzeichnet werden |
| Freigabe durch benannte Person | Muss | Rechnungslauf ohne Freigabe starten. Das System verweigert oder kennzeichnet |
| Abrechnungsstatus je Lieferschein | Muss | Lieferschein zeigt: nicht abgerechnet, abgerechnet mit Rechnungsnummer, gutgeschrieben |
| Rücklieferungen mit Bezug | Soll | Rücklieferung erfassen und prüfen, ob sie als Gutschrift oder Verrechnung mit Bezug zur Lieferung erscheint |
Anforderungen an Rechnungsarten und Ausgabe
| Kriterium | Priorität | Nachweis in der Abnahme |
|---|---|---|
| Einzelrechnung je Lieferung und Sammelrechnung je Kunde, Baustelle oder Zeitraum | Muss | Denselben Lieferscheinbestand einmal als Einzel- und einmal als Sammelrechnung abrechnen. Summen stimmen überein |
| Rechnungskorrektur und Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung | Muss | Versendete Rechnung korrigieren. Korrekturbeleg trägt den Bezug, die Ursprungsrechnung bleibt unverändert |
| Spediteursgutschriften aus denselben Lieferdaten | Muss bei Fremdspediteuren | Gutschrift für einen Spediteur aus einer Woche Fahrten erzeugen, ohne Nacherfassung |
| Händler-, Provisions-, Bonus- und Dekadenabrechnungen | Kann, Muss bei entsprechendem Geschäft | Eine Abrechnungsart aus dem eigenen Geschäft durchspielen |
| XRechnung und ZUGFeRD | Muss bei öffentlichen Auftraggebern und großen Kunden | Rechnung als XRechnung erzeugen und in einem Prüfwerkzeug validieren |
| Versand per E-Mail, Bereitstellung im Kundenportal, Druck | Muss | Denselben Beleg auf drei Wegen ausgeben. Empfängerregel steht im Kundenstamm |
| Layout mit Logo, Positionsdetails und Belegverweis | Soll | Musterrechnung mit Sammelpositionen prüfen: Ist jeder Lieferschein lesbar ausgewiesen? |
Anforderungen an Schnittstellen, Mehrwerk und Rollen
| Kriterium | Priorität | Nachweis in der Abnahme |
|---|---|---|
| Übergabe an die Finanzbuchhaltung | Muss | Rechnungslauf übergeben und Buchungen in der Finanzbuchhaltung prüfen. Rechnungsnummern stimmen überein |
| Zahlungsstatus und Sperren zurück | Soll | Überfällige Rechnung in der Finanzbuchhaltung markieren. Kunde erscheint in der Fakturierung gesperrt |
| Anbindung von Waage, Dosiersteuerung und Archiv | Muss | Lieferschein aus der Waage, Charge aus der Steuerung, Beleg im Archiv – ohne manuellen Schritt |
| Mehrere Werke, Gesellschaften und Mandanten | Muss bei Werksgruppen | Lieferung von Werk A, Rechnung durch Gesellschaft B, Auswertung je Werk |
| Rollen und Rechte: Erfassen, Prüfen, Freigeben, Versenden | Muss | Rechnungslauf mit einer Rolle ohne Freigaberecht versuchen |
| Statistik und Auswertung je Kunde, Material, Werk | Soll | Umsatz und Menge je Baustelle für einen Zeitraum ohne Export |
Vergleichsfälle für die Vorführung
Anforderungstabellen sind die Grundlage, aber entschieden wird in der Vorführung. Geben Sie jedem Anbieter dieselben Fälle aus Ihrem Betrieb, mit echten Lieferscheinen, und lassen Sie sie durchspielen.
- Eine Woche Schotter für eine Baustelle
Fünf Lieferungen mit Netto aus der Wiegung, eine davon unter der Mindestmenge, zwei frei Baustelle, drei ab Werk. Erwartet: eine Sammelrechnung mit fünf Positionen, Frachten und einem Mindermengenzuschlag, jede Position mit Lieferscheinnummer.
- Rücklieferung nach Baustopp
Eine Lieferung kommt zurück, wird gewogen und dem ursprünglichen Lieferschein zugeordnet. Erwartet: Gutschrift oder Verrechnung mit Bezug, Fracht je nach Vereinbarung berechnet.
- Spediteursgutschrift aus derselben Woche
Der Fremdspediteur hat drei der fünf Fahrten gefahren. Erwartet: Gutschrift aus den Lieferdaten ohne Nacherfassung, mit Wartezeit, falls erfasst.
- Rechnungskorrektur nach Versand
Der Kunde beanstandet eine Position nach dem Versand. Erwartet: Korrekturbeleg mit Bezug, Ursprungsrechnung unverändert, neuer Stand im Portal.
- Gesperrter Kunde an der Waage
Ein Kunde ist wegen offener Posten gesperrt. Erwartet: Die Sperre ist an der Waage sichtbar, bevor das Fahrzeug beladen wird, nicht erst beim Rechnungslauf.
Prüfliste vor der Entscheidung
- Alle Kriterien sind vor der Vorführung mit Muss, Soll und Kann gewichtet.
- Die fünf Vergleichsfälle liefen mit echten Lieferscheinen und Konditionen.
- Jede Rechnungsposition führt in der Vorführung zum Lieferschein und zur Wiegung.
- Der Prüflauf zeigt Ausnahmen in einer Liste, vollständige Belege laufen durch.
- XRechnung und ZUGFeRD sind erzeugt und geprüft. Versandwege stehen im Kundenstamm.
- Übergabe an die Finanzbuchhaltung und Rückrichtung für Sperren sind benannt.
- Mehrwerk, Mandanten und Rollen sind vorgeführt, nicht nur zugesagt.
- Die Stammdaten sind bereinigt, bevor die Konditionen übernommen werden.
Häufige Fragen zur Auswahl einer Fakturierungssoftware
Kann die Fakturierung unseres ERP-Systems Baustoffe abrechnen?
Oft ja, sobald jemand die gewogene Menge, die Zuschläge und die Frachtregel einträgt. Genau diese Einträge sind die Handarbeit, die eine branchenspezifische Fakturierung vermeidet, weil sie die Lieferdaten aus der Waage übernimmt. Die Abwägung zwischen Branchensoftware und allgemeinem ERP hängt davon ab, wie viel davon das ERP heute mit Handarbeit überbrückt.
Brauchen wir XRechnung schon heute?
Wenn Sie öffentliche Auftraggeber oder große Kunden beliefern, in der Regel ja. Fragen Sie Ihre Kunden, welches Format sie erwarten, und lassen Sie sich beide Formate vorführen und in einem Prüfwerkzeug validieren.
Wie viele Fälle sollten wir vorführen lassen?
Fünf reichen, wenn sie aus dem eigenen Betrieb stammen und die Stellen abdecken, an denen heute nachgearbeitet wird: Sammelrechnung, Rücklieferung, Spediteur, Korrektur, Sperre.
Was passiert mit unseren alten Rechnungen?
Sie bleiben im bisherigen System oder im Archiv. Übernommen werden Stammdaten, Konditionen und offene Vorgänge. Die Rechnungshistorie wird nur so weit übernommen, wie sie im Alltag gebraucht wird.
So geht es weiter
Bei TBSoft übernehmen TBFakt und TBRegio Lieferscheindaten aus der Waage, wenden Preise, Konditionen und Zuschläge mit Vererbung an, prüfen die Abrechnungsgrundlagen mehrstufig und erzeugen Rechnungen, Gutschriften, Spediteursgutschriften sowie Händler-, Dekaden- und Bonusabrechnungen, auch für mehrere Werke, Gesellschaften und Mandanten. Rechnungen gehen per E-Mail, als XRechnung oder ZUGFeRD und in das Kundenportal, Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung, Belege an TBArchiv. Die Konditionen kommen aus TBVertrieb, die Mengen aus TBScale. Den Funktionsumfang im Einzelnen zeigt die Modulseite TBFakt und TBRegio. Ihre fünf Vergleichsfälle spielen wir mit Ihren Lieferscheinen durch.
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