Fakturierung

Fakturierung bezeichnet die Erstellung von Rechnungen aus erbrachten Leistungen und Lieferungen. In Werken und im Handel mit gewogenen Gütern entsteht die Rechnung aus den bestätigten Lieferscheinen: Die abgerechnete Menge stammt aus der Wiegung, der Preis aus Konditionen des Kunden oder Auftrags, dazu kommen Frachten, Zuschläge und Zusatzleistungen.

Vom Lieferschein zur Rechnung

Ein Rechnungslauf prüft zunächst, ob die Lieferdaten vollständig sind: Kunde, Baustelle, Material, Menge, Konditionen und Bestätigung. Danach werden Lieferscheine nach Kunde, Zeitraum oder Baustelle gruppiert und zu Einzel- oder Sammelrechnungen zusammengefasst. Jede Rechnungsposition behält den Bezug zu ihrem Lieferschein, damit Kunde und Buchhaltung den Betrag bis zur Wiegung zurückverfolgen können.

Rechnungskorrektur und Gutschrift

Wird eine Lieferung nach der Rechnung korrigiert oder beanstandet, entsteht kein geänderter Beleg, sondern ein neuer Geschäftsvorfall mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung: eine Rechnungskorrektur oder eine Gutschrift. Stille Änderungen an bereits versendeten Rechnungen sind zu vermeiden, weil die Rechnung beim Empfänger bereits gebucht ist.

Elektronische Rechnung

Rechnungen werden zunehmend in strukturierten Formaten ausgetauscht, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Welches Format ein Kunde erwartet, hängt von seinen Systemen und den geltenden Vorgaben ab. Die Fakturierung sollte mehrere Ausgabeformen parallel beherrschen: Druck, PDF, strukturierte Datei, Bereitstellung im Kundenportal.

Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

Die Fakturierung übergibt Rechnungs- und Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung und erhält von dort Zahlungsstatus und Sperren zurück. Diese Rückrichtung ist im Alltag wichtig: Ein gesperrter Kunde soll bereits an der Waage erkannt werden, nicht erst beim Mahnlauf.