Sammelrechnung
Eine Rechnung, die mehrere Lieferungen eines Kunden über einen Zeitraum oder eine Baustelle bündelt. Jede Position behält den Bezug zum zugehörigen Lieferschein.
Auch: Periodenrechnung ·Monatsrechnung ·Sammelabrechnung
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferungen an denselben Kunden zu einer Rechnung zusammen, meist je Zeitraum, je Baustelle oder je Auftrag. Statt dreißig Einzelrechnungen für dreißig Fuhren erhält der Kunde eine Rechnung mit dreißig Positionen, von denen jede auf ihren Lieferschein verweist.
Wann eine Sammelrechnung sinnvoll ist
Bei Kunden mit vielen Lieferungen in kurzer Zeit, etwa Baustellen mit täglicher Belieferung, reduziert die Sammelrechnung den Aufwand auf beiden Seiten: weniger Belege, weniger Buchungen, ein Zahlungsvorgang. Bei Einzelabholungen, Barverkauf oder Kunden ohne Rahmenvereinbarung ist die Einzelrechnung direkt zur Lieferung die einfachere Form.
Anforderungen an eine Sammelrechnung
- Belegbezug je Position: Datum, Lieferscheinnummer, Baustelle, Material und Menge müssen je Position erkennbar sein, sonst kann der Kunde die Rechnung nicht prüfen.
- Klare Abgrenzung: Zeitraum und Baustelle der Rechnung sind eindeutig. Keine Lieferung erscheint auf zwei Rechnungen, keine fällt zwischen zwei Zeiträume.
- Gruppierung nach Kundenwunsch: Viele Kunden wollen je Baustelle abgerechnet werden, andere je Kostenstelle oder Bestellnummer.
- Korrekturen mit Bezug: Wird eine Position beanstandet, betrifft die Korrektur nur diese Position. Die übrige Rechnung bleibt gültig.
Sammelrechnung und Kundenportal
In einem Kundenportal sollte jede Position der Sammelrechnung zum zugehörigen Lieferschein führen und der Lieferschein zur Rechnung. Diese gegenseitige Verknüpfung ist der Grund, warum Sammelrechnungen mit digitalen Lieferscheinen deutlich weniger Rückfragen erzeugen als auf Papier.
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