Kundenportal
Ein geschützter Online-Zugang, über den Kunden ihre Lieferscheine, Rechnungen und Liefermengen selbst abrufen, statt Belegkopien beim Lieferanten anzufordern.
Auch: Lieferscheinportal ·Belegportal ·Kundenzugang
Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich im Web, in dem Kunden eines Lieferanten ihre eigenen Belege einsehen: Lieferscheine kurz nach der Lieferung, Rechnungen nach dem Rechnungslauf, Übersichten der gelieferten Mengen je Baustelle und Zeitraum. Es ersetzt die Anfrage nach einer Belegkopie durch den eigenen Abruf.
Nutzen für beide Seiten
Der Kunde findet Belege, ohne anzurufen, und kann Rechnungen anhand der zugehörigen Lieferscheine prüfen. Der Lieferant stellt Belege einmal bereit, statt sie einzeln zu versenden, und beantwortet deutlich weniger Rückfragen nach Kopien, Mengen und Rechnungsstand.
Typische Funktionen
- Abruf von Lieferscheinen und Rechnungen als PDF, einzeln oder für einen Zeitraum
- Filter nach Baustelle oder Lieferadresse, Zeitraum, Belegart und Bestellnummer
- Verknüpfung zwischen Rechnungspositionen und Lieferscheinen
- Übersichten über Liefermengen je Baustelle und Zeitraum
- Zugänge je Kundenunternehmen mit Rollen nach Belegart und Standort
Voraussetzungen
Ein Portal ist die Außenseite des internen Belegprozesses. Die Belege sollten automatisch aus Wiegesoftware und Fakturierung bereitgestellt werden und mit dem Dokumentenarchiv übereinstimmen. Ein von Hand befülltes Portal veraltet schnell. Korrekturen an Belegen müssen im Portal sichtbar werden, und ein Beleg, der einem falschen Kunden zugeordnet war, darf dort nicht sichtbar bleiben.
Zugänge und Berechtigungen
Ein Kundenunternehmen besteht aus mehreren Rollen mit unterschiedlichem Informationsbedarf: Die Baustelle braucht Lieferscheine ohne Preise, die Buchhaltung alle Rechnungen, der Einkauf die Mengen. Ein Portal sollte diese Trennung nach Standort und Belegart abbilden und einen geregelten Ablauf für Einladung, Änderung und Entzug von Zugängen haben.
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