Dokumentenarchiv
Ein System zur strukturierten, dauerhaften Ablage von Geschäftsdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen, in dem jeder Beleg seinem Vorgang zugeordnet ist und nach beliebigen Kriterien wiedergefunden wird.
Auch: Belegarchiv ·Digitales Archiv ·Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenarchiv legt Geschäftsdokumente dauerhaft und strukturiert ab, sodass sie später nach Kunde, Auftrag, Baustelle, Datum oder Belegnummer wiedergefunden werden. Im Werks- und Handelsumfeld sind das vor allem Lieferscheine, Wiegescheine, Rechnungen, Gutschriften und Nachweise, die zu einem Liefervorgang gehören.
Ablage mit Vorgangsbezug
Der Unterschied zu einer Dateiablage liegt in der Zuordnung: Jeder Beleg wird mit dem Vorgang verknüpft, aus dem er stammt. Wer eine Rechnung öffnet, findet die zugehörigen Lieferscheine. Wer einen Lieferschein sucht, findet die spätere Rechnung und eine eventuelle Korrektur. Diese Zuordnung entsteht am einfachsten, wenn Wiegesoftware und Fakturierung ihre Belege direkt an das Archiv übergeben, statt dass Ausdrucke gescannt werden.
Recherche
Ein Archiv ist so gut wie seine Suche. Übliche Kriterien sind Kunde, Baustelle, Zeitraum, Belegnummer, Bestellnummer, Material und Fahrzeug. Eine Volltextsuche ergänzt die Suche nach Feldern, ersetzt sie aber nicht: Wer alle Lieferscheine einer Baustelle eines Monats braucht, will eine Liste, keine Trefferseite.
Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit
Lieferscheine und Rechnungen sind handels- und steuerrechtlich relevante Belege, die über gesetzliche Fristen aufbewahrt werden müssen. Ein Archiv sollte Belege unverändert bewahren, Änderungen und Korrekturen als eigene Versionen kenntlich machen und nachvollziehbar protokollieren, wer wann auf welchen Beleg zugegriffen hat. Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, richtet sich nach den jeweiligen rechtlichen Vorgaben und sollte mit der Buchhaltung und dem steuerlichen Berater abgestimmt werden.
Archiv, Portal und Bauakte
Das Archiv ist die interne Quelle, aus der ein Kundenportal die Belege bereitstellt und aus der die Bauakte eines Projekts zusammengestellt wird. Ein Beleg, der im Portal erscheint, sollte derselbe sein, der im Archiv liegt.
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