Lieferscheine archivieren und im Alltag schnell finden
Wie Lieferscheine ins Archiv kommen, wie sie dem Vorgang zugeordnet werden und wie Büro, Buchhaltung und Kunde sie in Sekunden finden: fünf typische Suchen, fehlende Angaben, Korrekturen und geregelter Zugriff.
Ein Lieferschein ist archiviert, wenn ihn die Buchhaltung in dreißig Sekunden findet, ohne zu wissen, in welchem Ordner er liegt. Das gelingt nicht durch Scannen, sondern durch Zuordnung: Jeder Beleg gehört zu einem Kunden, einer Baustelle, einem Auftrag, einer Wiegung und einer Rechnung. Wer diese Zuordnung beim Entstehen des Belegs mitführt, hat ein Lieferscheinarchiv, in dem jede Frage des Alltags eine Suche ist. Wer sie später herstellen will, hat einen Scanstapel.
Das Archiv ist die stille Mitte des digitalen Lieferscheinprozesses. Waage und Fakturierung erzeugen Belege, das Kundenportal zeigt sie, aber gefunden werden sie im Archiv. Was ein Dokumentenarchiv grundsätzlich ist, ist das eine. Hier geht es um die praktische Ablage und Recherche von Lieferscheinen im Baustoffwerk.
Wie ein Lieferschein ins Archiv kommt
Drei Wege führen ins Archiv, und sie unterscheiden sich in der Qualität der Zuordnung. Der beste Weg ist der, bei dem der Beleg seine Zuordnung mitbringt.
| Weg | Zuordnung | Aufwand | Wann sinnvoll |
|---|---|---|---|
| Direkt aus der Wiegesoftware beim Abschluss der Wiegung | Vollständig: Kunde, Baustelle, Auftrag, Fahrzeug, Wiegung, Belegnummer | Keiner nach der Einrichtung | Regelfall für alle Lieferscheine des Werks |
| Aus der Fakturierung mit der Rechnung | Rechnung und enthaltene Lieferscheine gemeinsam | Keiner nach der Einrichtung | Ergänzt den ersten Weg um den Rechnungsbezug |
| Scan eines Papierbelegs mit Nacherfassung | Nur, was jemand beim Scannen einträgt | Hoch, je Beleg | Ausnahme: Fremdbelege, Altbestand, Notbelege nach Störung |
Der dritte Weg ist nicht falsch, aber er sollte die Ausnahme sein. Ein Werk, das seine eigenen Lieferscheine scannt, hat den Prozess an der Waage noch nicht digitalisiert. Der Beleg entsteht dort als digitaler Lieferschein mit allen Merkmalen des Vorgangs.
Zuordnung: Vorgang statt Ordner
Ein Papierarchiv ordnet nach einem Kriterium: Kunde und Monat, oder Belegnummer. Ein digitales Archiv ordnet nach allen Kriterien gleichzeitig, wenn die Felder gefüllt sind. Die folgenden Angaben sollte jeder archivierte Lieferschein tragen. Sie kommen aus dem Vorgang, nicht aus der Ablage.
- Kunde und Baustelle
Der Kunde als Stammdatum, die Baustelle oder Lieferadresse als eigenes Stammdatum unter dem Kunden. Ohne Baustelle als Feld gibt es keine Suche nach Baustelle.
- Auftrag und Bestellnummer
Die Auftragsnummer des Werks und die Bestellnummer des Kunden. Kunden fragen nach ihrer Nummer, nicht nach Ihrer.
- Wiegung
Wiegescheinnummer, Waage, Zeitpunkt, Brutto, Tara, Netto. Der Beleg muss bis zum Messwert zurückführen.
- Fahrzeug und Spediteur
Kennzeichen, Fahrer, Spediteur. Bei Reklamationen und Spediteursabrechnungen die erste Frage.
- Rechnung
Rechnungsnummer und Position, sobald abgerechnet. Vom Lieferschein zur Rechnung und zurück, auch bei Sammelrechnungen.
- Version und Status
Original, Korrektur, Storno, mit Bezug zueinander. Der gültige Stand ist erkennbar, der ursprüngliche bleibt erhalten.
Die Zuordnung entsteht am einfachsten, wenn die Wiegesoftware den Beleg direkt an das Archiv übergibt: Alle Felder sind beim Abschluss der Wiegung bekannt. Wird der Beleg später gescannt, muss jemand die Felder eintippen, und genau dort entstehen Lücken.
Recherche im Alltag: fünf typische Suchen
Ob ein Archiv taugt, zeigt sich an den Fragen, die täglich gestellt werden. Fünf davon kommen in fast jedem Werk vor. Jede sollte in einem Schritt beantwortbar sein.
| Frage | Wer fragt | Suchweg | Ergebnis in einem Schritt |
|---|---|---|---|
| Alle Lieferscheine der Baustelle Nordring vom letzten Monat | Bauleitung, Verkauf | Kunde, Baustelle, Zeitraum | Liste mit Datum, Material, Menge, Belegnummer und Summe der Mengen |
| Der Lieferschein zu Rechnungsposition 17 | Buchhaltung des Kunden, eigene Buchhaltung | Rechnungsnummer, Position | Der Beleg mit Wiegedaten und Bestätigung |
| Was hat Kennzeichen XY am Dienstag geladen? | Disposition, Spediteur, Reklamation | Kennzeichen, Datum | Alle Belege des Fahrzeugs an diesem Tag mit Zeitpunkten |
| Der Beleg zur Bestellnummer des Kunden | Kunde, Verkauf | Bestellnummer | Der Lieferschein, auch wenn der Kunde die Belegnummer nicht kennt |
| Alle korrigierten Belege einer Woche | Verwaltung, Prüfung | Status Korrektur, Zeitraum | Liste mit Original, Korrektur, Grund und Bearbeiter |
Die vierte Suche ist die, die am häufigsten scheitert. Kunden kennen ihre Bestellnummer und ihre Baustelle, nicht Ihre Belegnummer. Ein Archiv, das nur nach eigenen Nummern sucht, verlagert die Suche zurück ans Telefon.
Fehlende Angaben und Korrekturen
Nicht jeder Beleg kommt vollständig ins Archiv. Ein Fremdfahrzeug ohne Stammdaten, eine Baustelle, die erst nach der Lieferung angelegt wurde, ein Beleg aus dem Notbetrieb nach einer Störung: Solche Belege brauchen einen Platz, an dem sie sichtbar unvollständig bleiben, bis jemand die Zuordnung nachträgt.
Bewährt hat sich ein Status „Zuordnung offen“, der in einer Liste erscheint, die das Büro täglich abarbeitet. Ein unvollständiger Beleg, der in einem Ordner „Sonstiges“ verschwindet, ist verloren. Steht er in einer Liste, wird er in Minuten vervollständigt. Wichtig ist, dass die Nacherfassung im Archiv und in der Wiegesoftware denselben Stand erzeugt, sonst gibt es zwei Belege mit unterschiedlichen Baustellen.
Korrekturen gehören als eigene Version ins Archiv, mit Bezug zum Original, Bearbeiter, Zeitpunkt und Grund. Das Original bleibt erhalten, der gültige Stand ist erkennbar. Korrekturen erreichen dabei alle Empfänger, die die erste Fassung erhalten haben.
Zugriff und Aufbewahrung
Ein Lieferscheinarchiv hat mehr Nutzer als das Büro. Die Waage sucht nach Fahrzeug und Tag, der Verkauf nach Kunde und Baustelle, die Buchhaltung nach Rechnung, der Kunde nach seiner Bestellnummer, der Spediteur nach seinen Fahrten. Rollen regeln, wer welche Belege sieht: Preise gehören nicht zur Waage, Belege anderer Kunden nicht ins Kundenportal. Zugänge für Kunden werden je Unternehmen und Person vergeben.
Lieferscheine und Rechnungen sind handels- und steuerrechtlich relevante Belege, die über gesetzliche Fristen aufbewahrt werden. Das Archiv sollte Belege unverändert bewahren, Korrekturen als Versionen kenntlich machen und Zugriffe nachvollziehbar protokollieren. Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, richtet sich nach den jeweiligen rechtlichen Vorgaben und sollte mit Buchhaltung und steuerlicher Beratung abgestimmt werden. Ein Archiv ersetzt diese Abstimmung nicht.
Prüfliste für das Lieferscheinarchiv
- Lieferscheine kommen direkt aus Wiegesoftware und Fakturierung ins Archiv, Scans sind die Ausnahme.
- Jeder Beleg trägt Kunde, Baustelle, Auftrag, Bestellnummer, Wiegung, Fahrzeug, Rechnung und Status.
- Die fünf typischen Suchen sind mit echten Belegen in einem Schritt beantwortbar.
- Unvollständige Belege stehen in einer Liste mit Status und werden täglich vervollständigt.
- Korrekturen sind Versionen mit Bezug zum Original, der gültige Stand ist erkennbar.
- Rollen regeln den Zugriff für Waage, Verkauf, Buchhaltung, Kunden und Spediteure.
- Aufbewahrung und Unveränderbarkeit sind mit Buchhaltung und steuerlicher Beratung abgestimmt.
Häufige Fragen zum Archivieren von Lieferscheinen
Reicht ein Ordner auf dem Server mit PDFs?
Für das Aufheben ja, für das Finden nein. Ein Ordner kennt einen Dateinamen, ein Archiv kennt Kunde, Baustelle, Bestellnummer, Fahrzeug und Rechnung. Die Frage der Bauleitung nach den Lieferscheinen einer Baustelle beantwortet nur das Archiv.
Müssen alte Papierbelege nachgescannt werden?
Nur so weit, wie sie im Alltag gebraucht werden. Altbestand kann im bisherigen Ordner bleiben. Ab dem Stichtag kommen Belege digital ins Archiv. Wer nachscannt, sollte die Zuordnung je Beleg erfassen, sonst entsteht ein digitaler Scanstapel.
Wie kommt der Kunde an seine Belege?
Über das Kundenportal, das dieselben Belege zeigt, die im Archiv liegen, gefiltert nach seinem Unternehmen und seinen Baustellen. Ein Beleg, der im Portal erscheint, ist derselbe wie im Archiv.
Was passiert mit dem Beleg im Archiv, wenn er korrigiert wird?
Er bleibt als Original erhalten. Die Korrektur wird als neue Version mit Bezug abgelegt. Das Archiv zeigt beide und markiert den gültigen Stand.
So geht es weiter
Bei TBSoft legt TBArchiv den gesamten Belegausgang digital und strukturiert ab und findet Belege nach beliebigen Kriterien wieder. TBScale übergibt Lieferscheine mit ihrer Zuordnung beim Abschluss der Wiegung, TBFakt und TBRegio ergänzen den Rechnungsbezug. Was Kunden davon sehen, steht auf der Übersichtsseite zum Kundenportal.
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