Zugriffe im Kundenportal verständlich und sicher organisieren
Wie ein Werk Zugriffe im Kundenportal organisiert: das Grundmodell aus Unternehmen, Standorten und Personen, Sichten je Rolle, Prüffälle an echten Dokumenten und der Ablauf für Einladung, Änderung und Entzug.
Ein Kunde im Kundenportal ist selten eine Person. Hinter einem Bauunternehmen stehen Bauleitung, Poliere, Einkauf, Buchhaltung und manchmal Subunternehmer, und jede dieser Rollen soll etwas anderes sehen: der Polier die Lieferscheine seiner Baustelle, die Buchhaltung alle Rechnungen, der Einkauf die Mengen. Berechtigungen im Kundenportal sind deshalb keine Sicherheitsfrage am Rand, sondern die Voraussetzung dafür, dass das Portal für jede Rolle nützlich ist und dass niemand Belege sieht, die ihn nichts angehen.
Ein Grundmodell aus Unternehmen, Standorten und Personen deckt die meisten Betriebe ab. Dazu gehören Sichten je Rolle, Prüffälle mit echten Dokumenten und ein Ablauf für Einladung, Änderung und Entzug von Zugängen. Das sind Anforderungen, die ein Portal erfüllen sollte. Welche Rollen und Regeln ein konkretes Portal anbietet, wird vor der Einführung geprüft.
Das Grundmodell: Unternehmen, Standorte, Personen
Drei Ebenen reichen für fast alle Fälle. Auf der obersten Ebene steht das Kundenunternehmen, dem alle Belege gehören. Darunter liegen Standorte, Baustellen oder Lieferadressen, nach denen die Belege gefiltert werden. Auf der untersten Ebene stehen Personen mit einer Rolle, die festlegt, welche Belegarten sie an welchen Standorten sehen.
| Ebene | Beispiel | Regel |
|---|---|---|
| Unternehmen | Bauunternehmen Muster GmbH mit allen Baustellen | Alle Belege des Kunden gehören zu genau einem Unternehmen. Kein Beleg ist zwei Unternehmen zugeordnet |
| Standort, Baustelle oder Lieferadresse | Baustelle Nordring, Lager Süd | Belege tragen den Standort aus dem Lieferschein. Personen sehen nur Standorte, die ihnen zugeordnet sind |
| Person mit Rolle | Polier Nordring, Buchhaltung, Einkauf | Die Rolle bestimmt die Belegarten, die Zuordnung bestimmt die Standorte |
Der Standort ist der Schlüssel. Er steht bereits auf jedem Lieferschein, weil die Waage ihn aus dem Auftrag übernimmt. Wer im Auftrag Baustellen sauber pflegt, bekommt die Trennung im Portal geschenkt. Wer Baustellen als Freitext führt, kann sie im Portal nicht trennen. Die Berechtigungen sind also nur so gut wie die Stammdaten, aus denen die Belege entstehen.
Welche Rolle sieht was
Vier Rollen decken die meisten Kundenunternehmen ab. Sie unterscheiden sich in der Belegart und in der Reichweite über Standorte.
| Rolle | Lieferscheine | Rechnungen | Übersichten | Zugänge verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Polier oder Bauleitung einer Baustelle | Nur eigene Baustelle | Keine | Mengen der eigenen Baustelle | Nein |
| Projektleitung oder Einkauf | Alle Baustellen | Auf Wunsch | Mengen aller Baustellen | Nein |
| Buchhaltung | Alle, als Beleg zur Rechnung | Alle | Rechnungsübersicht | Nein |
| Verwaltung des Kunden | Alle | Alle | Alle | Ja, für das eigene Unternehmen |
Subunternehmer und Fremdspediteure sind ein Sonderfall. Sie liefern oder holen im Auftrag des Kunden, gehören aber nicht zu seinem Unternehmen. Wenn sie Belege sehen sollen, brauchen sie eine eigene Zuordnung als externes Unternehmen mit Zugriff auf genau die Lieferungen, die sie gefahren haben, nicht auf die Belege des Kunden insgesamt. Ob das Portal diese Trennung abbildet, ist eine der wichtigsten Prüffragen.
Zugriffsregeln an Dokumentfällen prüfen
Berechtigungen prüft man nicht in einer Einstellungsmaske, sondern an Belegen. Die folgenden Fälle lassen sich mit wenigen echten Lieferscheinen und Rechnungen durchspielen. Jeder Fall hat eine erwartete Antwort. Weicht das Portal davon ab, ist die Abweichung vor der Einführung zu klären.
| Fall | Erwartetes Verhalten |
|---|---|
| Polier der Baustelle Nordring ruft die Lieferscheine der Baustelle Lager Süd auf | Keine Anzeige, kein Hinweis auf die Existenz der Belege |
| Polier ruft die Rechnung zu seinem Lieferschein auf | Keine Anzeige. Der Lieferschein zeigt keinen Rechnungsbetrag, wenn Preise für die Rolle gesperrt sind |
| Buchhaltung öffnet eine Sammelrechnung mit Lieferscheinen mehrerer Baustellen | Rechnung und alle enthaltenen Lieferscheine sind erreichbar |
| Ein Lieferschein wurde vom Werk einem anderen Kunden zugeordnet | Der ursprüngliche Kunde sieht den Beleg nicht mehr, der neue Kunde sieht ihn |
| Eine Person wechselt vom Polier zur Projektleitung | Nach der Änderung sind alle Baustellen sichtbar, die Historie bleibt zugeordnet |
| Eine Person verlässt das Kundenunternehmen | Der Zugang ist entzogen. Bereits abgerufene Belege bleiben beim Kunden, neue sind nicht erreichbar |
| Fremdspediteur ruft Belege des Kunden auf | Nur Lieferungen, die er selbst gefahren hat, ohne Preise |
Der vierte Fall gehört zum digitalen Lieferscheinprozess und nicht nur zum Portal: Eine Korrektur der Kundenzuordnung im Werk muss im Portal wirken, ohne dass jemand daran denkt. Korrekturen erreichen dabei alle Personen, die die erste Fassung sehen konnten.
Einladung, Änderung und Entzug
Zugänge entstehen, ändern sich und enden. Für jeden dieser Schritte braucht es eine zuständige Person auf Werksseite und beim Kunden sowie eine Regel, die ohne Rückfrage anwendbar ist.
- Einladung
Der Kunde benennt Personen mit Rolle und Standorten. Das Werk oder die Verwaltung des Kunden legt die Zugänge an. Der erste Zugang je Unternehmen wird gemeinsam eingerichtet und mit einem aktuellen Beleg geprüft.
- Änderung
Wechselt eine Person die Rolle oder die Baustelle, ändert sich die Zuordnung, nicht der Zugang. Die Historie der abgerufenen Belege bleibt beim Unternehmen.
- Entzug
Verlässt eine Person das Unternehmen, wird der Zugang entzogen, nicht nur das Passwort geändert. Der Kunde meldet den Wechsel. Das Werk prüft in festen Abständen, ob die Liste noch stimmt.
- Kontrolle
In festen Abständen erhält die Verwaltung des Kunden die Liste aller Zugänge mit Rollen und Standorten zur Bestätigung. Unbestätigte Zugänge werden gesperrt.
Die Frage, wer Zugänge verwaltet, hat zwei übliche Antworten. Entweder verwaltet das Werk alle Zugänge zentral und der Kunde meldet Änderungen. Das ist einfach, aber das Werk trägt die Pflege. Oder der Kunde erhält eine Verwaltungsrolle für sein Unternehmen und pflegt seine Personen selbst. Das skaliert besser, setzt aber voraus, dass das Portal die Verwaltung auf das eigene Unternehmen begrenzt. Die Entscheidung sollte je Kunde fallen: Großkunden mit vielen Baustellen verwalten selbst, kleine Kunden lassen verwalten.
Zuständigkeit auf Werksseite
Im Werk gehört die Verwaltung der Portalzugänge zur Verwaltung, nicht zur Waage. Die Verwaltung kennt die Kunden, die Baustellen und die Rechnungsempfänger und pflegt ohnehin den Kundenstamm, aus dem die Zuordnung der Belege entsteht. Sinnvoll ist eine Person mit Vertretung, die Anfragen bearbeitet, die Kontrolle in festen Abständen anstößt und bei Korrekturen der Kundenzuordnung prüft, ob das Portal folgt.
Für die Prüfung der Zuständigkeit gilt derselbe Maßstab wie im Werk selbst: Rollen und Rechte in Wiege-, Dispositions- und Fakturasoftware entscheiden, wer was ändern darf. Das Portal setzt diese Ordnung nach außen fort. Wie die Anforderungen an Rollen und Rechte im Werk aussehen, zeigt der Auswahlleitfaden Wiegesoftware auswählen.
Häufige Fragen zu Rollen und Berechtigungen
Kann der Kunde seine Zugänge selbst verwalten?
Das hängt vom Portal ab und sollte vor der Einführung geprüft werden. Wenn ja, sollte die Verwaltung auf das eigene Unternehmen begrenzt sein. Für Großkunden mit vielen Baustellen ist die Selbstverwaltung sinnvoll. Kleine Kunden lassen sich besser vom Werk verwalten.
Sollen Poliere Preise sehen?
In den meisten Betrieben nicht. Lieferscheine für die Baustelle enthalten Mengen und Material. Preise gehören auf die Rechnung und damit in die Sicht der Buchhaltung. Ob das Portal Preise je Rolle ausblenden kann, ist eine Prüffrage bei der Auswahl.
Was passiert mit Belegen, wenn ein Zugang entzogen wird?
Die Belege gehören dem Kundenunternehmen, nicht der Person. Sie bleiben im Portal für die übrigen berechtigten Personen erreichbar. Nur über den entzogenen Zugang ist kein Zugriff mehr möglich.
Wie oft sollten Zugänge geprüft werden?
In festen Abständen, die zum Betrieb passen, und zusätzlich bei jedem gemeldeten Wechsel. Wichtiger als der Abstand ist, dass die Prüfung eine zuständige Person hat und Unbestätigtes gesperrt wird.
So geht es weiter
Bei TBSoft entsteht die Zuordnung der Belege zu Kunde und Baustelle in TBScale aus dem Auftrag, TBArchiv hält sie dem Vorgang zugeordnet vor. Welche Belege das Portal bereitstellt und wie es an Wiegesoftware, Fakturierung und Archiv hängt, steht auf der Übersichtsseite zum Kundenportal.
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