Kundenportal für Belege: passende Funktionen auswählen
Welche Funktionen ein Kundenportal für Lieferscheine und Rechnungen wirklich braucht: Auswahl nach den Aufgaben von Kunden und Verwaltung, Belegarten, Suche, Zugang, Anbindung an den Prozess und messbare Nutzung.
Ein Kundenportal wird genutzt, wenn Kunden dort in weniger als einer Minute finden, wofür sie sonst anrufen würden: den Lieferschein zur Baustelle vom Vormittag, die Rechnung zum Monatsende, die Mengen einer Woche. Wer ein Kundenportal für Lieferscheine und Rechnungen auswählt, sollte deshalb nicht mit einer Funktionsliste beginnen, sondern mit den Aufgaben der Menschen, die es täglich nutzen: Bauleitung, Polier, Einkauf und Buchhaltung auf Kundenseite, Waage und Verwaltung im Werk.
Aus diesen Aufgaben folgen die Anforderungen: welche Belegarten und welcher Geschäftsbezug nötig sind, was Suche und Zugang leisten müssen, wie das Portal an Wiegesoftware und Fakturierung hängt und woran ein Werk nach der Einführung erkennt, ob das Portal tatsächlich genutzt wird.
Was Kunden wirklich brauchen
Die Nutzer eines Portals haben drei Aufgaben, die sich in fast jedem Betrieb wiederholen. Jede stellt andere Anforderungen an Belegarten, Suche und Darstellung.
| Aufgabe | Wer beim Kunden | Was das Portal bieten muss | Prüffrage bei der Auswahl |
|---|---|---|---|
| Einen Beleg finden | Polier, Bauleitung | Lieferschein nach Baustelle, Datum oder Belegnummer, sofort nach der Lieferung | Wie viele Klicks bis zum Lieferschein von heute Vormittag? |
| Mengen prüfen | Bauleitung, Einkauf | Übersicht der Lieferungen je Baustelle und Zeitraum mit Mengen und Material | Kann die Bauleitung die Wochenmenge einer Baustelle ohne Export ablesen? |
| Rechnungen abgleichen | Buchhaltung | Rechnung mit Bezug zu den enthaltenen Lieferscheinen, auch für Sammelrechnungen | Führt jede Rechnungsposition zum Lieferschein und zurück? |
Die dritte Aufgabe entscheidet über die Akzeptanz in der Buchhaltung. Eine Sammelrechnung mit dreißig Positionen wird nur dann ohne Rückfrage bezahlt, wenn jede Position zu ihrem Lieferschein führt. Ein Portal, das Rechnungen und Lieferscheine als getrennte Listen zeigt, verlagert die Zuordnung zurück ins Telefon.
Belegarten und Geschäftsbezug
Welche Belege ein Portal bereitstellt, sollte aus dem Prozess folgen, nicht aus dem Machbaren. Lieferscheine und Rechnungen sind die Grundausstattung. Sie entstehen im laufenden Prozess an der Waage und in der Fakturierung und stehen ohne Zusatzaufwand bereit. Ob weitere Dokumente wie Wiegescheine, Prüfzeugnisse oder Nachweise dazukommen, hängt vom Archiv- und Portalumfang ab und wird vor der Einführung festgelegt.
Wichtiger als die Zahl der Belegarten ist der Geschäftsbezug. Jeder Beleg gehört zu einem Kunden, einer Baustelle oder Lieferadresse, einem Auftrag und einem Zeitraum. Diese vier Bezüge müssen im Portal als Filter und als Anzeige vorhanden sein, weil Kunden in genau diesen Begriffen denken: nicht Belegnummer 48213, sondern Baustelle Nordring, letzte Woche.
- Lieferscheine
Mit Datum, Baustelle, Material, Mengen, Fahrzeug und Bestätigung. Sichtbar, sobald die Wiegung abgeschlossen und der Beleg bereitgestellt ist. Korrigierte Belege tragen einen erkennbaren Bezug zum Original.
- Rechnungen
Einzel- und Sammelrechnungen mit Bezug zu den enthaltenen Lieferscheinen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
- Übersichten
Lieferungen je Baustelle und Zeitraum mit Mengen und Material, damit Bauleitung und Einkauf nicht jeden Beleg öffnen müssen.
- Ergänzende Dokumente
Wiegescheine, Nachweise oder Zeugnisse nur, wenn sie im Prozess am Vorgang mitgeführt werden. Was nicht im Archiv liegt, gehört nicht ins Portal.
Suche und Zuordnung als Anforderungen
Die Suche entscheidet darüber, ob das Portal den Anruf ersetzt. Formulieren Sie die Anforderungen als Prüffälle, nicht als Wunschliste, und lassen Sie sie mit echten Belegen vorführen.
| Anforderung | Priorität | Prüfung mit echten Belegen |
|---|---|---|
| Filter nach Baustelle oder Lieferadresse, Zeitraum und Belegart | Muss | Lieferscheine einer Baustelle der letzten Woche in einem Schritt anzeigen |
| Suche nach Belegnummer und Bestellnummer des Kunden | Muss | Bestellnummer aus dem Auftrag eingeben und den zugehörigen Lieferschein finden |
| Rechnung und Lieferscheine gegenseitig verknüpft | Muss | Von einer Sammelrechnungsposition zum Lieferschein und vom Lieferschein zur Rechnung navigieren |
| Beleg als PDF abrufen, einzeln und für einen Zeitraum | Muss | Alle Lieferscheine eines Monats für eine Baustelle abrufen |
| Korrekturen und Versionen erkennbar | Muss | Einen korrigierten Beleg aufrufen und prüfen, ob Original und Bezug sichtbar sind |
| Übersichten mit Mengen je Baustelle und Zeitraum | Soll | Wochenmenge einer Baustelle ohne Export ablesen |
| Benachrichtigung bei neuen Belegen | Kann | Nur, wenn der Kunde sie will, sonst wird sie zum Spam |
Die Prüfung mit echten Belegen ist keine Formalie. Ein Portal, das in der Vorführung mit drei Musterbelegen überzeugt, kann mit dreihundert Lieferscheinen einer Großbaustelle unübersichtlich werden. Lassen Sie sich Ihre eigenen Daten zeigen, mit Ihren Baustellen und Ihren Sammelrechnungen.
Zugang, Benutzerverwaltung und Berechtigungen
Ein Kunde ist selten eine Person. Bauleitung, Polier, Einkauf, Buchhaltung und manchmal Subunternehmer brauchen unterschiedliche Sichten auf dieselben Belege. Das Portal muss deshalb Zugänge je Unternehmen einrichten und innerhalb des Unternehmens nach Standort oder Baustelle und nach Belegart unterscheiden können. Wer Zugänge anlegt, ändert und entzieht, gehört vor der Einführung geklärt: das Werk, der Kunde selbst oder beide in festgelegten Grenzen.
Ein Grundmodell aus Unternehmen, Standorten und Personen deckt die meisten Kundenstrukturen ab. Für die Auswahl genügt die Frage: Kann das Portal einem Polier nur die Lieferscheine seiner Baustelle und der Buchhaltung alle Rechnungen des Unternehmens zeigen, ohne dass das Werk jeden Beleg einzeln freigibt?
Anbindung an den internen Prozess
Ein Portal, das von Hand befüllt wird, stirbt in der zweiten Urlaubswoche der zuständigen Person. Die Belege müssen aus dem Prozess kommen: Die Wiegesoftware stellt Lieferscheindaten und Dokumente über ihre Portalanbindung bereit, die Fakturierung liefert die Rechnungen, das Dokumentenarchiv hält beides dem Vorgang zugeordnet vor. Ein Beleg im Portal ist damit derselbe Beleg, der im Archiv liegt und auf dem die Rechnung beruht.
Diese Anbindung entscheidet auch über Korrekturen. Wird ein Lieferschein im Werk korrigiert, muss der neue Stand im Portal erscheinen und ein Beleg, der einem falschen Kunden zugeordnet war, dort verschwinden. Korrekturen erscheinen im Portal als neue Fassung mit Bezug auf die ursprüngliche.
Einführung beim Kunden und messbare Nutzung
Ein Portal ist erst dann eingeführt, wenn der Kunde es nutzt. Die Einführung findet deshalb nicht im Werk statt, sondern beim Kunden, und sie ist Kunde für Kunde zu wiederholen.
- Ansprechperson und Nutzer benennen
Wer beim Kunden entscheidet über Zugänge, wer nutzt das Portal täglich? Ohne eine Person, die den Nutzen für sich sieht, bleibt der Zugang ungenutzt.
- Zugänge einrichten und den ersten Beleg zeigen
Am Tag der Freischaltung einen aktuellen Lieferschein gemeinsam aufrufen. Der erste Erfolg entscheidet über die Gewohnheit.
- Übermittlungsweg umstellen
Sobald der Kunde Belege im Portal findet, den PDF-Versand oder Ausdruck für diesen Kunden einstellen, sonst bleibt das Postfach der bequemere Weg.
- Nutzung beobachten
Nach einigen Wochen prüfen: Ruft der Kunde Belege ab? Sind Anrufe nach Belegkopien zurückgegangen? Wenn nicht, fehlt meist eine Person, nicht eine Funktion.
Drei Zahlen sagen, ob die Einführung gelungen ist, und jedes Werk kann sie selbst erheben: die Zeit von der Zweitwiegung bis zur Sichtbarkeit im Portal, die Zahl der Rückfragen nach Belegkopien pro Woche vor und nach der Einführung und der Anteil der Kunden, die Belege selbst abrufen statt sie zu erhalten. Welche Werte gut sind, hängt vom Betrieb ab. Die Richtung ist eindeutig.
Prüfliste für die Auswahl
- Lieferscheine und Rechnungen kommen aus dem Prozess, nicht aus manueller Befüllung.
- Rechnungen und Lieferscheine sind gegenseitig verknüpft, auch bei Sammelrechnungen.
- Filter nach Baustelle, Zeitraum, Belegart und Suche nach Bestellnummer sind mit echten Daten vorgeführt.
- Korrekturen sind mit Bezug zum Original sichtbar. Falsch zugeordnete Belege verschwinden beim falschen Kunden.
- Zugänge sind je Unternehmen, Standort und Belegart trennbar. Die Zuständigkeit für Zugänge ist geklärt.
- Die Einführung beim Kunden hat eine Ansprechperson, einen Termin und eine Umstellung des Übermittlungswegs.
- Die Nutzung wird nach einigen Wochen gemessen, und der Übermittlungsweg wird danach angepasst.
Häufige Fragen zur Auswahl eines Kundenportals
Reicht ein PDF-Versand per E-Mail nicht aus?
Für Kunden mit wenigen Lieferungen oft ja. Sobald ein Kunde mehrere Baustellen, Sammelrechnungen und mehrere Personen hat, die Belege brauchen, verlagert der Versand die Ablage zum Kunden, und die Rückfragen kommen zurück. Das Portal ist die Antwort auf Rückfragen, nicht auf den Versand.
Muss das Werk jeden Beleg für das Portal freigeben?
Nein. Belege, die im Prozess entstanden sind, werden nach festgelegten Regeln bereitgestellt. Ab wann ein Beleg sichtbar ist, etwa direkt nach der Wiegung oder nach der Rechnungsfreigabe, ist eine Regel, die vor der Einführung festgelegt wird.
Welche Belege gehören nicht ins Portal?
Alles, was nicht im Prozess am Vorgang mitgeführt wird. Ein Portal ist die Außenseite des Archivs. Was im Archiv nicht dem Vorgang zugeordnet liegt, kann das Portal nicht zuverlässig zeigen.
Wie erkennen wir, ob das Portal genutzt wird?
An den Rückfragen nach Belegkopien und an den Abrufen. Wenn nach einigen Wochen weder das eine sinkt noch das andere steigt, fehlt beim Kunden meist eine Person, die das Portal für sich entdeckt hat. Dann hilft ein zweiter Termin, keine zweite Funktion.
So geht es weiter
Bei TBSoft stellt TBScale Lieferscheindaten und Dokumente über die Portalanbindung bereit, TBFakt und TBRegio liefern die Rechnungen, TBArchiv hält Belege dem Vorgang zugeordnet vor. Wie das Portal an Wiegesoftware, Fakturierung und Archiv hängt, steht auf der Übersichtsseite zum Kundenportal. Bestehende Kunden melden sich im TBPortal an.
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