Was kostet Wiegesoftware? Angebote richtig vergleichen

Wiegesoftware kostet nicht einen Betrag, sondern sechs: Lizenz, Einrichtung, Hardwareumfeld, Schnittstellen, Schulung und Betrieb. Zwei Angebote mit derselben Endsumme können deshalb völlig verschiedene Leistungen enthalten, und der günstigere Preis auf der ersten Seite ist oft nur der kleinere Ausschnitt. Wer die Wiegesoftware-Kosten vergleichen will, braucht keine Preisliste, sondern eine Vorlage, die jede Position an derselben Stelle abfragt.

Konkrete Beträge stehen hier nicht, weil sie ohne den eigenen Wiegeprozess nichts aussagen. Eine Waage mit bedientem Waagebüro und ohne Schnittstellen ist ein anderes Projekt als drei Standorte mit Selbstbedienung, Kennzeichenerkennung und ERP-Anbindung. Was sich vergleichen lässt, sind die Bausteine, und die sind bei jedem Anbieter dieselben.

Warum zwei Angebote selten dasselbe enthalten

Angebote für Waagensoftware entstehen aus unterschiedlichen Annahmen. Der eine Anbieter rechnet die Anbindung der Auswerteelektronik ein, der andere setzt sie als vorhanden voraus. Der eine liefert die Schnittstelle zum ERP als Festpreis, der andere nach Aufwand. Schulung heißt bei dem einen zwei Tage vor Ort, bei dem anderen eine Videokonferenz. Keine dieser Varianten ist unseriös, aber sie sind nicht vergleichbar, solange sie unter derselben Überschrift stehen.

Die Vorlage weiter unten ordnet jede Position einem von sechs Bausteinen zu. Fehlt eine Position in einem Angebot, ist das die erste Frage an den Anbieter, nicht der erste Preisvorteil.

Baustein 1: Lizenz und Betriebsmodell

Die Lizenz ist der Teil, den alle meinen, wenn sie nach dem Preis fragen, und meist der kleinste Teil des Gesamtprojekts. Entscheidend ist das Modell dahinter: Kauflizenz mit jährlicher Wartung oder Nutzungsgebühr, in der Wartung und Updates enthalten sind. Beides ist üblich. Wichtig ist, worauf sich die Lizenz bezieht: auf die Waage, den Arbeitsplatz, den Standort oder das Unternehmen. Ein Werk mit einer Waage und drei Büroarbeitsplätzen zahlt in jedem Modell etwas anderes.

Fragen an den Anbieter:

• Worauf bezieht sich die Lizenz: Waage, Arbeitsplatz, Standort oder Benutzer?
• Was enthält die Wartung: Updates, Fehlerbehebung, Support, Anpassungen an neue Vorgaben?
• Was kostet eine zweite Waage oder ein weiterer Standort zu einem späteren Zeitpunkt?
• Sind Selbstbedienung, Kennzeichenerkennung oder Portalanbindung eigene Lizenzen?

Baustein 2: Einrichtung und Anpassung

Hier entsteht der Unterschied zwischen einer installierten und einer einsatzfähigen Software. Zur Einrichtung gehören die Aufnahme der Abläufe, die Konfiguration der Belege (Wiegeschein, Lieferschein, Ausdrucke, PDF), die Prüfregeln für gespeicherte Tara, Plausibilität und Mengenfreigaben, Rollen und Rechte, Druckziele und die Übernahme der Stammdaten. Angebote nennen dafür entweder Tagessätze mit geschätztem Aufwand oder Pauschalen. Beides ist in Ordnung, wenn der Umfang beschrieben ist.

Fragen an den Anbieter:

• Welche Abläufe sind im Einrichtungsaufwand enthalten: Erstwiegung und Zweitwiegung, gespeicherte Tara, Anlieferung, Abholung, Korrektur?
• Wie viele Belegformate sind enthalten, und was kostet ein weiteres?
• Wer bereitet die Stammdaten auf, und in welcher Form werden sie übernommen?
• Welche Eigenleistung erwartet der Anbieter vom Werk, und wie viele Stunden sind dafür realistisch?

Baustein 3: Hardwareumfeld

Software wiegt nicht allein. Die Anbindung an die Auswerteelektronik der Waage, Terminals für die Selbstbedienung, Kameras für die Kennzeichenerkennung, Drucker, Schranken, Ampeln und das Netzwerk in der Wiegezone stehen selten im Softwareangebot und tauchen später als Überraschung auf. Ein Angebot sollte klar sagen, welche Hardware vorausgesetzt wird, welche mitgeliefert wird und wer Montage und Verkabelung verantwortet.

Fragen an den Anbieter:

• Welche Auswerteelektronik ist anbindbar, und gehört die vorhandene dazu?
• Was wird für die Selbstbedienung an der Waage benötigt, und welche dieser Positionen enthält das Angebot?
• Wer beauftragt Elektriker, Netzwerk und Montage, und ist dieser Aufwand geschätzt?
• Wer klärt mit dem Waagenhersteller, ob die Anbindung die Waage selbst berührt?

Baustein 4: Schnittstellen

Die teuerste Position ist oft die, die am kürzesten beschrieben ist: „Schnittstelle zum ERP“. Eine Schnittstelle besteht aus einer Spezifikation (welche Daten, welche Richtung, welcher Auslöser), der Umsetzung auf beiden Seiten, dem Test mit realen Fällen und dem Betrieb mit Fehlerbehandlung. Zu jeder Schnittstelle gehört ein zweiter Anbieter, dessen Aufwand nicht im Angebot der Wiegesoftware steht: der Hersteller des ERP-Systems, der Fakturierung oder des Archivs. Eine belastbare Position setzt voraus, dass die Datenflüsse zwischen Wiegesoftware und ERP vorher festgelegt sind und klar ist, welche Anbindungen die Module bereits mitbringen.

Fragen an den Anbieter:

• Welche Schnittstellen sind enthalten, und liegt für jede eine Beschreibung der Datenflüsse vor?
• Festpreis oder Aufwand, und was gilt, wenn sich das Zielsystem anders verhält als angenommen?
• Gibt es für das eingesetzte ERP-System bereits eine umgesetzte Anbindung, oder entsteht sie neu?
• Wer trägt den Aufwand auf der Gegenseite, und ist er im Projektbudget eingeplant?

Baustein 5: Schulung, Abnahme und Start

Schulung hat drei Zielgruppen: Waage, Büro und Administration. Der Zeitpunkt zählt: kurz vor dem Start, nicht Wochen davor. Zur Abnahme gehören Testfälle aus dem eigenen Ablauf, zum Start eine Begleitung in den ersten Tagen. Angebote unterscheiden sich hier stark im Format: vor Ort, per Videokonferenz oder aus der Ferne begleitet.

Fragen an den Anbieter:

• Wie viele Personen und welche Rollen werden in welcher Form geschult?
• Wer stellt die Testfälle, und ist die Abnahme Teil des Angebots?
• Wie sieht die Begleitung am Starttag aus, und was kostet ein zweiter Termin, wenn der Start verschoben wird?

Baustein 6: Laufender Betrieb

Nach dem Start bleiben Wartung, Support, Updates und, je nach Modell, Hosting. Dazu kommen Kosten, die nicht beim Softwareanbieter entstehen: die Eichung der Waage, die Wartung der Terminals und Änderungen im ERP-System, die die Schnittstelle nachziehen muss. Wer die Wiegesoftware-Kosten über mehrere Jahre betrachtet, nimmt alle diese Positionen auf, nicht nur die Wartungsgebühr. Was ein schnellerer Wiegeprozess auf der anderen Seite einspart, lässt sich mit dem Wiegeprozess-ROI-Rechner überschlagen.

Fragen an den Anbieter:

• Was ist im Supportvertrag enthalten: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Wege?
• Werden Updates vom Anbieter eingespielt, und ist dafür ein Stillstand an der Waage nötig?
• Wie werden Änderungen an Belegen oder Formaten behandelt, die sich aus neuen Vorgaben ergeben?
• In welcher Form bekommt das Werk seine Daten, wenn der Vertrag endet?

Die Vergleichsvorlage

Was den Preis tatsächlich bestimmt

Nicht die Größe des Werks treibt die Kosten, sondern die Zahl der Varianten: Anzahl der Waagen und Standorte, Selbstbedienung oder bedientes Waagebüro, Art der Fahrzeugidentifikation, Zahl und Art der Schnittstellen, Sonderbelege für Chargen, Gefahrgut oder mehrere Sprachen, mehrere Gesellschaften oder Mandanten. Wer diese Punkte vor der Angebotsanfrage klärt, erhält Angebote, die sich ohne Rückfragen vergleichen lassen. Die Grundlage dafür ist eine Anforderungsliste, die auch das spätere Einführungsprojekt leitet.

Häufige Fragen zu den Kosten von Wiegesoftware

Ist eine Nutzungsgebühr günstiger als eine Kauflizenz?

Über kurze Zeiträume meist ja, über lange Zeiträume häufig nicht. Entscheidend ist, was in der Gebühr enthalten ist: Updates, Support, Hosting, Datensicherung. Ein Vergleich über mehrere Jahre mit allen sechs Bausteinen zeigt, welches Modell zum Werk passt.

Warum nennen Anbieter auf der Website keinen Preis?

Weil die Bausteine je Werk verschieden sind. Ein Preis ohne Kenntnis des Wiegeprozesses wäre entweder falsch oder ein Mindestpreis ohne Aussagekraft. Ein belastbares Angebot setzt die Aufnahme von Waagen, Abläufen und Schnittstellen voraus.

Kann die vorhandene Fahrzeugwaage bleiben?

In der Regel ja. Die Frage ist die Auswerteelektronik und ihre Schnittstelle zur Software. Die Anbindung einer bestehenden Fahrzeugwaage ist der Regelfall, nicht der Neukauf.

Welcher Baustein wird am häufigsten unterschätzt?

Die Schnittstellen und die Eigenleistung bei den Stammdaten. Beides steht selten mit vollem Aufwand im Angebot, weil ein Teil davon beim Werk oder bei einem dritten Anbieter entsteht.

So geht es weiter