Auftrags- und Chargenbezug im Chemiebetrieb mit Wiegesoftware dokumentieren

Wiegesoftware verbindet im Chemiebetrieb das Gewicht einer LKW-Ladung mit dem richtigen Geschäftsvorgang. Der Auftragsbezug erklärt, für wen und zu welcher Position geliefert wird. Der Chargenbezug ordnet das Material seiner betrieblichen Herkunft zu. Erst wenn diese Angaben auf der passenden Ebene zusammengehören, lassen sich Wiegebeleg, Lieferung und spätere Rückfragen eindeutig bearbeiten.

Ein Fahrzeugkennzeichen oder eine Auftragsnummer allein reicht dafür häufig nicht aus. Derselbe Tankwagen kann einen Auftrag in mehreren Fahrten bedienen. Eine Charge kann auf mehrere Lieferungen verteilt sein. Umgekehrt kann eine Lieferung Material aus unterschiedlichen Chargen umfassen. Die Dokumentation muss diese Beziehungen erhalten, ohne aus einem Gesamtgewicht eine Genauigkeit abzuleiten, die tatsächlich nicht erfasst wurde.

Ein Auftrag, drei Lieferungen, zwei Chargen

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Chemiebetrieb liefert insgesamt 40 Tonnen eines Produkts zu einer Kundenauftragsposition. Die Auslieferung erfolgt in drei getrennten Fahrten. Für die ersten beiden Lieferungen stammt das Material aus Charge A, für die dritte aus Charge B. Die folgenden Kennungen und Mengen sind frei gewählte Beispieldaten.

Die Auftragsposition verbindet alle drei Lieferungen kaufmännisch. Die einzelnen Liefervorgänge unterscheiden die tatsächlichen Fahrten. Die Chargenreferenz gruppiert das Material nach seiner Herkunft. Im Beispiel entfallen 20 Tonnen auf Charge A und 20 Tonnen auf Charge B. Jede Lieferung besitzt außerdem ihren eigenen Wiegebezug und Lieferbeleg.

Meldet der Kunde eine Rückfrage zu Charge A, sind zunächst L-101 und L-102 relevant. Fragt die Buchhaltung nach dem Auftrag, gehören alle drei Lieferungen dazu. Sucht die Waage eine bestimmte Zweitwiegung, muss sie genau den zugehörigen Liefervorgang öffnen können. Eine einzige Liste mit Auftragsnummer und Gesamtmenge würde diese unterschiedlichen Fragen nicht beantworten.

Die Chargenkennung braucht einen eindeutigen Zusammenhang

Eine Chargennummer ist nur innerhalb des vereinbarten Kennzeichnungssystems eindeutig. Zwei Lieferanten können dieselbe Zeichenfolge verwenden. Auch eine Materialnummer kann je System unterschiedlich aussehen. Legen Sie deshalb fest, welche Kombination aus Herkunftssystem, Lieferant oder Hersteller, Material und Chargenkennung den benötigten Chargenbezug herstellt.

Im GS1-System wird eine Charge beispielsweise über die Verbindung von Produktidentifikation und Chargen- beziehungsweise Losnummer identifiziert. Die Nummer wird also zusammen mit dem zugehörigen Produkt betrachtet. Diese Trennung ist auch für die betriebliche Datenzuordnung hilfreich. Quelle: GS1 Global Traceability Compliance Criteria Standard.

Für die Einführung sollte außerdem feststehen, wer die Kennung vergibt. Eine Lieferantencharge, eine interne Produktionscharge und eine vom Kunden verwendete Referenz erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Wenn mehrere dieser Angaben benötigt werden, müssen ihre Bezeichnungen und Beziehungen erkennbar sein. Ein allgemeines Feld mit der Beschriftung „Nummer“ lädt zu Verwechslungen ein.

Ein Scan kann die manuelle Eingabe vereinfachen, sofern Kennzeichnung und Erfassung dafür eingerichtet sind. Die fachliche Prüfung bleibt trotzdem erforderlich: Gehört die gelesene Kennung zum ausgewählten Material und zum aktuellen Vorgang? Eine fehlerfrei gelesene Zeichenfolge kann dem falschen Auftrag zugeordnet sein.

Drei Zuordnungsfälle an der Fahrzeugwaage

Eine Charge wird auf mehrere Fahrten verteilt

Im Beispiel bleibt Charge A bei beiden Lieferungen dieselbe. Für jede Fahrt entstehen jedoch ein eigener Liefervorgang, die zugehörigen Wiegungen und ein eigener Beleg. Die Wiederholung der Chargenkennung darf nicht dazu führen, dass eine neue Fahrt als bereits bearbeitet gilt oder der erste Lieferbeleg überschrieben wird.

Dasselbe gilt für das Fahrzeug. Kommt derselbe Tankwagen am Nachmittag wieder, ist das Kennzeichen ein Merkmal des Transportmittels. Es ersetzt keine Vorgangskennung. Gerade bei wiederkehrenden Fahrzeugen sollte die Auswahl offener Aufträge so gestaltet sein, dass eine bereits abgeschlossene Lieferung nicht versehentlich erneut bearbeitet wird.

Eine Lieferung enthält mehrere Chargen

Werden getrennte Gebinde oder geeignete, getrennte Tankkammern mit unterschiedlichen Chargen transportiert, muss deren Zuordnung innerhalb der Lieferung erhalten bleiben. Je nach Ablauf liegt der Chargenbezug an einer Lieferposition, einem Gebinde oder einer dokumentierten Teilmenge. Eine Chargennummer im Belegkopf ist dafür nur ausreichend, wenn sie tatsächlich für die gesamte Lieferung gilt.

Für den Betrieb ergibt sich daraus eine konkrete Anforderung an die Waagensoftware und die angebundenen Systeme: Die benötigte Zuordnungsebene muss erfasst, auf dem vorgesehenen Beleg dargestellt und bei der Datenübergabe erhalten werden. Ob mehrere Chargen je Position unterstützt werden und wo ihre Mengen entstehen, gehört in die Abstimmung des Prozesses.

Lieferantencharge und interne Charge unterscheiden sich

Vergibt der Chemiebetrieb bei der Annahme zusätzlich eine interne Kennung, sollte die ursprüngliche Lieferantenreferenz erhalten bleiben. Für eine Rückfrage an den Lieferanten wird häufig dessen Nummer benötigt. Für die innerbetriebliche Weiterverarbeitung kann dagegen die interne Kennung maßgeblich sein.

Beim digitalen Wareneingang muss daher klar sein, ob eine neue Nummer lediglich eine zusätzliche Zuordnung darstellt oder aus einem nachfolgenden Produktionsvorgang stammt. Vermischen, Umfüllen oder Verarbeiten können weitere Beziehungen erzeugen. Diese werden in den dafür führenden Produktions- oder Materialsystemen dokumentiert und mit dem Lieferbezug verbunden.

Gesamtgewicht und Chargenmenge getrennt nachweisen

Die LKW-Waage ermittelt das Gewicht des Fahrzeugs beziehungsweise die daraus nach dem vorgesehenen Wiegeablauf bestimmte Nettomenge. Enthält die Ladung mehrere Chargen, liefert eine Wiegung des gesamten Fahrzeugs zunächst keine Aufteilung dieser Menge auf die einzelnen Chargen.

Ein weiteres vereinfachtes Beispiel: Die erfasste Nettoladung beträgt 24 Tonnen. Den Unterlagen zufolge gehören 14 Tonnen zu Charge A und 10 Tonnen zu Charge B. Die Summe passt rechnerisch zur Gesamtladung. Dadurch ist aber noch nicht nachgewiesen, dass beide Teilmengen einzeln gewogen wurden. Ihre Herkunft kann etwa eine separate Mengenerfassung oder eine Verladeinformation sein und muss entsprechend benannt werden.

Vereinbaren Sie deshalb für jede Menge ihre Einheit, Quelle und Aufgabe. Handelt es sich um die Bestellmenge, einen Verladewert, eine einzeln erfasste Teilmenge oder das Ergebnis der Fahrzeugwiegung? Diese Werte können für Vergleiche zusammengeführt werden. Sie sollten dabei ihre jeweilige Bedeutung behalten.

Weichen die erfassten Mengen voneinander ab, braucht es einen festgelegten Klärungsweg. Ein automatisches Verteilen der Differenz auf mehrere Chargen wäre eine fachliche Regel, die ausdrücklich begründet und vereinbart werden müsste. Für den Start ist entscheidend, dass die Abweichung sichtbar bleibt und die zuständige Stelle die weitere Bearbeitung festlegt.

Vor dem Abschluss fehlende oder widersprüchliche Bezüge klären

Die Auftragszuordnung sollte vor dem Abschluss des Wiegevorgangs feststehen. Dazu gehören der richtige Geschäftspartner, das Material und die betroffene Auftragsposition. Wenn mehrere Positionen dasselbe Produkt enthalten, reicht die Materialbezeichnung allein zur Auswahl nicht aus. Ein abweichender Empfangsstandort oder eine andere Bestellreferenz kann entscheidend sein.

Für die Chargenangabe sind drei Situationen auseinanderzuhalten: Sie ist im aktuellen Ablauf nicht erforderlich, sie ist noch unbekannt oder sie ist bereits geprüft. Eine leere Eingabe kann diese Unterschiede nicht zuverlässig ausdrücken. Legen Sie fest, wie offene Angaben kenntlich werden und welche Bearbeitungsschritte bis zu ihrer Klärung zulässig sind.

Die Waage sollte eine fehlende Chargenkennung nicht durch eine Vermutung ersetzen. Zuständig für die Herkunftsangabe kann beispielsweise die Annahme, die Verladung oder die Produktion sein. Wer den Vorgang bedient, muss erkennen können, an wen er die Rückfrage richtet und mit welcher bestätigten Information er weiterarbeitet.

Ebenso braucht eine widersprüchliche Angabe einen geregelten Umgang. Nennt der Auftrag eine andere Charge als die Verladeunterlage, wird zunächst die tatsächliche Zuordnung geklärt. Erst danach lässt sich entscheiden, welche Quelle berichtigt und welche bereits vorbereiteten Belege angepasst werden müssen.

Eine Berichtigung bis zu den betroffenen Belegen verfolgen

Angenommen, bei L-102 aus dem ersten Beispiel wurde versehentlich Charge B hinterlegt. Die bestätigten Verladeunterlagen belegen Charge A. Das Fahrzeuggewicht und die Auftragsposition sind korrekt. Die Berichtigung betrifft dann zunächst die Chargenzuordnung, nicht automatisch die erfasste Menge oder den gesamten Auftrag.

Für einen nachvollziehbaren Korrekturablauf werden ursprüngliche und neue Zuordnung, Anlass, Zeitpunkt und verantwortliche Person benötigt. Wo diese Informationen geführt werden und welche Freigabe erforderlich ist, wird für die beteiligten Anwendungen festgelegt. Ein bloßes Überschreiben des Feldes würde die spätere Erklärung des Vorgangs erschweren.

Anschließend sind die Folgen der Änderung zu prüfen:

• Welche Fassung des Wiege- oder Lieferbelegs enthält die falsche Chargenangabe?
• Welche Daten wurden bereits an ERP, Archiv oder Kundenportal übergeben?
• Welche Empfänger haben den betroffenen Dokumentstand schon erhalten?
• Woran erkennt die zuständige Stelle, dass die Korrektur in den vereinbarten Folgesystemen angekommen ist?

Die zweite Lieferung darf durch die Berichtigung nicht als zusätzliche Lieferung entstehen. Vorgangsbezug und Bezug zum vorherigen Stand müssen deshalb erhalten bleiben. Bei digitalen Lieferscheinen im Chemiebetrieb gehört dazu auch, dass Versand und Kunde die passende Dokumentfassung zuordnen können.

TBScale, TBTouchScale und TBRegio zusammenführen

TBScale führt Fahrzeug, Material, Geschäftspartner, Gewichte und betriebliche Bezugsdaten im Wiegeprozess zusammen. Für Chemiebetriebe können Auftrags- und Chargenreferenzen passend zum konfigurierten Ablauf mitgeführt und an Dokumente oder Folgesysteme übergeben werden. Die konkrete Datenstruktur wird im Projekt abgestimmt.

Am Selbstbedienungsterminal TBTouchScale können Fahrer ihre Aufträge aufrufen und die vorgesehenen Wiegeschritte abwickeln. Für den Chargenbezug ist dabei festzulegen, welche Angaben bereits aus dem führenden System vorliegen und welche Bestätigung am Terminal erforderlich ist. Eine zusätzliche Aufgabe für den Fahrer muss fachlich sinnvoll und mit den verfügbaren Informationen lösbar sein.

TBScale und TBTouchScale tauschen Daten mit TBRegio für Fakturierung und ERP aus. Im Beispiel müssen dabei die drei Lieferungen zur gemeinsamen Auftragsposition unterscheidbar bleiben. Welche Chargenangaben bis in die kaufmännische Verarbeitung übernommen werden und welche Dokumente sie enthalten, wird anhand des vereinbarten Datenumfangs festgelegt.

Die ERP-Anbindung der Wiegesoftware wird deshalb mit denselben Beispieldaten geprüft, die auch an der Waage verwendet werden. So lässt sich erkennen, ob Lieferpositionen vollständig ankommen, Referenzen erhalten bleiben und eine Berichtigung dem ursprünglichen Vorgang zugeordnet wird.

Fünf Prüffälle für die Einführung

Für die Abnahme reicht ein einzelner erfolgreicher Wiegevorgang nicht aus. Bereiten Sie gemeinsam mit Waage, Versand und IT einige Varianten vor. Zu jedem Prüffall gehört ein vorab festgelegtes Ergebnis, das sich in den beteiligten Anwendungen und Belegen kontrollieren lässt.

• Zwei Fahrten zu derselben Auftragsposition und Charge erhalten getrennte Vorgangskennungen. Beide Lieferungen bleiben einzeln auffindbar.
• Eine Lieferung mit zwei Chargen zeigt die vereinbarte Zuordnung je Position oder Teilmenge. Die Belegdarstellung fasst sie nicht versehentlich zu einer einzigen Chargenangabe zusammen.
• Zwei Lieferanten verwenden dieselbe Chargennummer. Material und Herkunft ermöglichen trotzdem eine eindeutige Unterscheidung.
• Eine erforderliche Referenz fehlt. Der offene Zustand und die zuständige Stelle sind erkennbar, ohne dass eine Ersatzkennung erfunden wird.
• Eine Chargenzuordnung wird nach der Datenübergabe berichtigt. Der ursprüngliche Liefervorgang bleibt erhalten, und die betroffenen Daten- und Dokumentstände lassen sich abgleichen.

Halten Sie zusätzlich fest, welche Person die Prüfung durchgeführt hat und wo das Ergebnis dokumentiert ist. Damit wird aus der allgemeinen Anforderung „Chargenbezug vorhanden“ eine nachvollziehbare Vereinbarung über den tatsächlich benötigten Ablauf.

Häufige Fragen zum Auftrags- und Chargenbezug

Reicht die Chargennummer auf dem Wiegeschein aus?

Sie reicht für die gewünschte Zuordnung nur dann aus, wenn ihre Bedeutung und ihr Zusammenhang eindeutig sind. Herkunft, Material und Gültigkeit für Lieferung, Position oder Teilmenge müssen feststehen. Für weitergehende Auswertungen werden zusätzlich die Beziehungen zu anderen Vorgängen und Systemen benötigt.

Kann eine Fahrzeugwiegung mehrere Chargenmengen liefern?

Das Gesamtgewicht allein bestimmt die einzelnen Chargenmengen nicht. Dafür braucht der Betrieb eine geeignete zusätzliche Erfassung oder dokumentierte Mengeninformationen aus dem Verladeprozess. Im Datensatz muss erkennbar bleiben, woher die jeweilige Teilmenge stammt.

Ist eine Auftragsnummer auch eine eindeutige Lieferungsnummer?

Häufig nicht, weil ein Auftrag über mehrere Fahrten erfüllt wird. Jede Lieferung benötigt einen eigenen Vorgangsbezug. Die Auftragsnummer und gegebenenfalls die Auftragsposition verbinden diese einzelnen Lieferungen mit ihrer gemeinsamen kaufmännischen Grundlage.

Bedeutet Chargenbezug eine vollständige Chargenrückverfolgung?

Eine Referenz am Wiegevorgang bildet einen Teil des Materialwegs ab. Eine vollständige Rückverfolgung kann zusätzlich Produktionsschritte, Materialumwandlungen, Lagerbewegungen und Qualitätsdaten benötigen. Welche Zusammenhänge verfügbar sind, hängt von den führenden Anwendungen und ihrer Integration ab.

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