Getreideannahme vom Fahrzeug bis zum Beleg digitalisieren

Die Getreideannahme zu digitalisieren heißt, Lieferant, Fruchtart, Fahrzeug und Gewicht beim Wiegen zusammenzuführen, nicht erst in der Abrechnung. Wenn diese vier Angaben an der Waage stimmen, entsteht der Wiegeschein von selbst, die Gutschrift kommt ohne Nacharbeit, und der Landwirt findet seine Belege, ohne im Büro anzurufen. Wenn sie erst nach der Ernte zusammengesucht werden, entstehen die Fehler, die im Winter Wochen kosten.

Für Landhandel, Genossenschaften und Betriebe mit eigener Annahme ist die Getreideannahme der Prozess mit der höchsten Dichte im Jahr. In wenigen Wochen kommen mehr Fahrzeuge an die Waage als in den übrigen Monaten zusammen, oft mit Lohnunternehmern, die für mehrere Betriebe fahren, und mit Gespannen, die täglich wechseln. Genau deshalb lohnt sich die Digitalisierung hier mehr als an fast jeder anderen Stelle des Betriebs.

Wo die Annahme heute Zeit verliert

Die meisten Annahmestellen wiegen längst elektronisch. Zeit verlieren sie nicht beim Wiegen, sondern davor und danach. Vor der Wiegung fragt das Waagepersonal, wer liefert, für wen und was: Der Fahrer nennt einen Namen, der auf dem Wiegeschein anders geschrieben wird als in der Abrechnung, oder er fährt für zwei Betriebe und weiß nicht mehr, welcher Anhänger zu wem gehört. Nach der Wiegung wandert der Beleg als Durchschlag ins Büro, wo ihn jemand mit der Probe zusammenbringt, den Lieferanten zuordnet und in die Abrechnung überträgt.

Jede dieser Übertragungen ist eine Gelegenheit für Fehler, und in der Ernte gibt es hunderte davon. Eine falsche Fruchtart auf dem Wiegeschein wird erst auffällig, wenn der Landwirt seine Gutschrift prüft. Eine falsche Tara fällt niemandem auf, bis der Anhänger am nächsten Tag ein anderer ist. Die Lösung liegt nicht in mehr Personal an der Waage, sondern darin, die Angaben dort zu erfassen, wo sie entstehen, und sie danach nicht mehr anzufassen.

Der digitale Ablauf einer Anlieferung

Eine digital geführte Getreideannahme besteht aus fünf Stationen, die denselben Vorgang bedienen. Was an der ersten Station erfasst wird, steht an der letzten noch zur Verfügung.

• badge
  Anmeldung

  Das Fahrzeug wird erkannt, per Kennzeichen, Karte oder Auswahl am Terminal, und der Vorgang beginnt mit Lieferant, Fruchtart und Herkunft. Bekannte Gespanne und Lieferanten kommen aus den Stammdaten. Unbekannte werden mit wenigen Eingaben angelegt.

• scale
  Erstwiegung

  Das beladene Gespann wird gewogen. Bei bekannten Fahrzeugen mit zugelassener Kombination kann eine gespeicherte Tara verwendet werden, sonst folgt die Zweitwiegung nach dem Entladen.

• science
  Probe

  Die Probe wird dem Vorgang zugeordnet, nicht dem Fahrer. Feuchte, Besatz und weitere Werte kommen später dazu, ohne dass jemand den Wiegeschein sucht, zu dem sie gehören.

• front_loader
  Entladung und Zweitwiegung

  Nach dem Abkippen wird das leere Gespann gewogen. Netto, Zeitpunkt und Waage gehören zum Vorgang. Der Wiegeschein entsteht beim Abschluss.

• receipt_long
  Beleg und Abrechnung

  Der Wiegeschein geht gedruckt oder digital an den Fahrer, ins Archiv und in die Abrechnung. Gutschrift oder Sammelabrechnung entstehen aus den bestätigten Vorgängen, nicht aus abgetippten Durchschlägen.

Der Unterschied zum Papierablauf liegt nicht in einer einzelnen Station, sondern in der Reihenfolge: Die Zuordnung passiert vorn, bei der Anmeldung, und begleitet den Vorgang bis zur Abrechnung. Ob Erstwiegung, Zweitwiegung oder gespeicherte Tara passt, entscheidet der Ablauf je Gespann. Die Getreideannahme selbst folgt in allen Varianten demselben Grundmuster.

Stammdaten: Lieferanten, Gespanne, Fruchtarten

Die Annahme läuft nur so schnell, wie die Stammdaten es zulassen. Drei Stammdatenobjekte entscheiden über den Ablauf an der Waage.

Lieferanten sind die Betriebe, für die geliefert wird, nicht die Personen, die fahren. Ein Lohnunternehmer ist deshalb kein Lieferant, sondern ein Transporteur, der für mehrere Lieferanten unterwegs ist. Wer diese Trennung in den Stammdaten anlegt, kann bei der Anmeldung den Betrieb wählen, statt ihn in ein Freitextfeld zu schreiben.

Gespanne bestehen aus Zugfahrzeug und Anhänger, und beide wechseln. Eine gespeicherte Tara gehört zu einer bestimmten Kombination. Wird der Anhänger getauscht, gilt sie nicht mehr. Eine Wiegesoftware für die Landwirtschaft sollte deshalb Fahrzeugkombinationen kennen und die gespeicherte Tara nur für zugelassene Kombinationen verwenden. Alles andere führt zu Nettogewichten, die niemand mehr nachvollziehen kann.

Fruchtarten und Herkünfte sind die dritte Stammdatengruppe. Weizen, Gerste, Raps und Mais mit ihren Sorten und Qualitätsstufen müssen bei der Anmeldung auswählbar sein, mit denselben Bezeichnungen, die in Abrechnung und Lager verwendet werden. Ein Wiegeschein mit „Weizen“ und eine Abrechnung mit „Brotweizen A“ sind zwei Übersetzungen desselben Vorgangs, und jede Übersetzung kostet Zeit.

Qualitätsdaten, die nach der Abfahrt kommen

Die Getreideannahme hat eine Eigenheit, die sie von der Kies- oder Schotterwaage unterscheidet: Der Preis hängt nicht nur vom Gewicht ab, sondern von Feuchte, Besatz, Hektolitergewicht und weiteren Parametern, die erst nach der Probe feststehen, oft Stunden nach der Abfahrt des Fahrers. Der Wiegeschein ist deshalb kein fertiger Abrechnungsbeleg, sondern der Anfang eines Vorgangs, der mit dem Probenergebnis vervollständigt wird.

Digital heißt hier: Das Probenergebnis wird dem Vorgang zugeordnet, sobald es vorliegt, über die Vorgangsnummer, die auf Wiegeschein und Probe steht. Die Abrechnung greift auf beides zu, rechnet Abzüge oder Umrechnungen auf die Bezugsfeuchte und erzeugt die Gutschrift. Ob das Laborergebnis von Hand erfasst oder aus einem Laborsystem übernommen wird, hängt von der Ausstattung des Betriebs ab. Die Zuordnung zum Vorgang ist in beiden Fällen dieselbe.

Übergabe an Büro und Abrechnung

Mit dem Abschluss der Zweitwiegung ist der Vorgang an der Waage fertig, und ab hier darf niemand mehr abtippen. Der Wiegeschein geht ins Dokumentenarchiv, wo er nach Lieferant, Fruchtart, Datum, Fahrzeug und Vorgangsnummer wiedergefunden wird. Die Abrechnung übernimmt Lieferant, Fruchtart, Netto und Qualitätsdaten und erzeugt Gutschriften je Anlieferung oder Sammelabrechnungen je Lieferant und Zeitraum, mit Bezug auf jeden einzelnen Wiegeschein.

Landwirte erwarten zunehmend, ihre Belege selbst einsehen zu können. Ein Kundenportal zeigt dem Lieferanten seine Wiegescheine und Abrechnungen, sobald sie vorliegen. Die häufigste Rückfrage der Ernte, ob die Lieferung vom Dienstag angekommen und richtig zugeordnet ist, beantwortet sich damit von selbst. Wie Belege digital entstehen und übergeben werden, steht auf der Übersichtsseite zu digitalen Lieferscheinen.

Unvollständige Vorgänge brauchen einen Platz. Ein Fahrzeug ohne bekannten Lieferanten, eine Probe ohne Vorgangsnummer oder eine Anlieferung, deren Fruchtart nachträglich korrigiert wurde, stehen in einer Liste, die das Büro täglich abarbeitet. Was in dieser Liste steht, wird nicht abgerechnet, bis es vollständig ist. Was nicht in ihr steht, ist erledigt.

Einführung vor der Ernte

Eine Getreideannahme wird nicht in der Ernte umgestellt. Die Einführung gehört in die ruhigen Monate, mit einem Ablauf, der am ersten Erntetag sitzt.

• Stammdaten zuerst: Lieferanten, Transporteure, Gespanne mit Kombinationen, Fruchtarten und Sorten in den Bezeichnungen der Abrechnung.
• Waage und Peripherie anbinden, Kennzeichenerkennung oder Terminal für die Anmeldung einrichten, Druck- und Versandwege für den Wiegeschein festlegen.
• Den Ablauf mit den eigenen Ausnahmen durchspielen: unbekanntes Gespann, Anhängerwechsel, Lohnunternehmer für zwei Betriebe, Probe ohne Ergebnis.
• Das Waagepersonal je Schicht einweisen, mit den Fällen, die in der letzten Ernte Rückfragen ausgelöst haben.
• Ein paar Wochen vor der Ernte mit den ersten Anlieferungen der Nebenfrüchte starten, damit die Routine da ist, wenn die Hauptfrucht kommt.

Wer die Selbstbedienung an der Waage plant, sollte sie als zweite Stufe einführen, wenn Stammdaten und Kernablauf stabil laufen. Die Voraussetzungen dafür sind dieselben wie an jeder Selbstbedienungswaage: Identifikation, geführte Bedienung, Belegausgabe.

Welche Module die Annahme tragen

Bei TBSoft führt TBScale die Waage mit Lieferanten, Gespannen und Fruchtarten aus den Stammdaten, verbindet Erst- und Zweitwiegung zu einem Vorgang und erzeugt den Wiegeschein mit Lieferant, Fruchtart, Fahrzeug, Zeitpunkt und Gewicht. TBAutoIdent erkennt wiederkehrende Gespanne, TBTouchScale ermöglicht die Anmeldung am Terminal, TBRegio übernimmt die Abrechnung und TBArchiv hält die Belege vor. Welche Module das im Einzelnen sind, hängt vom Betrieb ab. Für Landwirtschaft und Agrarhandel sind es in der Regel Waage, Belege und Abrechnung.

Häufige Fragen zur digitalen Getreideannahme

Wie schnell geht eine Anlieferung an der digitalen Waage?

So schnell wie die Zuordnung. Bei bekanntem Gespann, bekanntem Lieferanten und ausgewählter Fruchtart ist die Anmeldung eine Sache von Sekunden. Die Wiegung selbst dauert nicht länger als heute. Zeit kostet nur, was nicht in den Stammdaten steht.

Was passiert mit Lieferanten, die zum ersten Mal anliefern?

Sie werden bei der Anmeldung mit wenigen Angaben angelegt und nach der Ernte im Büro vervollständigt. Der Vorgang bleibt bis dahin in der Liste der unvollständigen Vorgänge und wird nicht abgerechnet.

Muss der Fahrer den Wiegeschein noch unterschreiben?

Das legt der Betrieb fest. Eine Unterschrift am Terminal bestätigt die Anlieferung durch den Fahrer. Der Beleg trägt sie digital. Bei Lohnunternehmern ist wichtiger, dass der richtige Lieferant auf dem Beleg steht als die Unterschrift des Fahrers.

Lässt sich die Annahme mit der Abrechnung im bestehenden System verbinden?

Wiegedaten, Lieferant, Fruchtart und Qualitätsdaten können an eine vorhandene Abrechnung übergeben werden. Welche Felder und Wege dafür nötig sind, wird bei der Einführung anhand des vorhandenen Systems geklärt.

So geht es weiter