Warenbewegungen im Metallbetrieb digital verbinden

Im Metallbetrieb ist das Gewicht die Rechnungsgrundlage, und deshalb muss jede Warenbewegung an der Waage mehr liefern als ein Gewicht: einen vollständig zugeordneten Vorgang mit Material, Auftrag, Geschäftspartner und Fahrzeug. Wareneingang und Warenausgang sind dabei keine zwei Prozesse, sondern Gegenstücke desselben Ablaufs. Wer beide gleich führt, kann Wiegedifferenzen vergleichen statt diskutieren, Teillieferungen mit Restmenge abwickeln und Belege an Versand, Kunde und ERP übergeben, ohne dass jemand abtippt.

Ob Stahlhandel, Gießerei, Walzwerk oder Metallverarbeitung: An jeder Tonne hängt ein Wert, der Diskussionen nicht verträgt. Ein Wareneingang ohne Auftragsbezug, eine Teillieferung ohne Restmenge oder ein Ausgangsgewicht ohne eindeutige Fahrzeugeinheit kostet später Zeit in der Rechnungsprüfung, auf beiden Seiten. Die Wiegesoftware ist deshalb im Metallbetrieb weniger ein Werkzeug der Waage als ein Werkzeug der Abrechnung.

Zwei Richtungen, ein Vorgang

Beim Wareneingang kommt Material von einem Lieferanten mit einer Lieferantenangabe: dem Gewicht auf dem Lieferschein des Werks oder Händlers, der geliefert hat. Die eigene Waage liefert ein zweites Gewicht. Beim Warenausgang verlässt Material das Werk zu einem Kunden, mit einer Auftragsposition, die eine bestellte Menge nennt, und einem Gewicht, das die eigene Waage feststellt. In beiden Fällen gibt es also eine erwartete und eine gemessene Menge, und in beiden Fällen ist der Vergleich der beiden die eigentliche Arbeit.

Digital verbunden heißt, dass beide Richtungen denselben Vorgangstyp nutzen: Geschäftspartner, Auftrags- oder Bestellposition, Material mit Abmessung oder Güte, Fahrzeug mit Anhänger und Aufbau, Erst- und Zweitwiegung, Beleg. Der Wareneingang erzeugt daraus die geprüfte Eingangsmenge für Lager und Rechnungsprüfung, der Warenausgang den digitalen Lieferschein für Versand und Kunden und die Abrechnungsgrundlage für die Fakturierung. Aus Brutto, Tara und Netto wird so je Lieferung ein Messwert mit Bezug.

Zuordnung vor dem Abschluss der Wiegung

Der wichtigste Grundsatz ist derselbe wie an jeder Fahrzeugwaage, im Metallbetrieb aber folgenreicher: Die Zuordnung passiert vor dem Abschluss der Wiegung, nicht danach. Ein Gewicht ohne Auftragsposition ist eine Zahl. Ein Gewicht mit Auftragsposition ist eine Menge, die abgerechnet, eingelagert oder reklamiert werden kann.

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  Auftrags- oder Bestellposition

  Beim Ausgang die Position des Kundenauftrags, beim Eingang die Position der eigenen Bestellung. Ohne Position weiß später niemand, ob die Menge zur ersten oder zur dritten Teillieferung gehört.

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  Material mit Merkmalen

  Werkstoff, Abmessung, Güte, Charge oder Schmelze, je nachdem, was der Betrieb führt. Das Material auf dem Beleg muss dem Materialstamm entsprechen, mit dem Abrechnung und Lager arbeiten.

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  Fahrzeugeinheit

  Zugfahrzeug, Anhänger, Aufbau. Eine gespeicherte Tara gehört zu genau einer Kombination. Beim Wechsel des Anhängers gilt sie nicht mehr, sonst wandert die Differenz in die Abrechnung.

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  Geschäftspartner

  Lieferant oder Kunde, gegebenenfalls Spediteur. Aus dem Partner folgen Konditionen, Toleranzen für Wiegedifferenzen und der Übermittlungsweg für den Beleg.

Wer diese vier Angaben aus Stammdaten und Auftrag übernimmt, statt sie an der Waage einzugeben, hat die häufigste Fehlerquelle beseitigt. Die übrigen Wiegefehler an der Fahrzeugwaage, veraltete Tara, falsches Gespann, Zahlendreher, sind im Metallbetrieb dieselben wie überall.

Wiegedifferenzen vergleichen statt diskutieren

Wiegedifferenzen zwischen Lieferantenangabe und eigener Waage gehören zum Alltag des Metallhandels. Feuchtigkeit, Verpackung, unterschiedliche Waagen, ein Anhänger, der nicht ganz leer war: Kleine Abweichungen sind normal, große sind ein Fall für die Rechnungsprüfung. Entscheidend ist, dass beide Gewichte nebeneinanderstehen, mit Zeitpunkt, Waage und Fahrzeugkombination, bevor jemand korrigiert.

Ein digital geführter Wareneingang hält die Lieferantenangabe am Vorgang fest, misst das eigene Gewicht und zeigt die Differenz mit Bezug auf die vereinbarte Toleranz. Liegt sie innerhalb der Toleranz, wird die eigene Menge übernommen. Liegt sie darüber, wird der Vorgang gekennzeichnet und geht mit beiden Werten an die Rechnungsprüfung. Was dort entschieden wird, bleibt am Vorgang: welche Menge gilt, wer es entschieden hat und warum. Ein Streit über eine Lieferung von vor drei Monaten lässt sich so in Minuten nachvollziehen, mit Messwert statt Erinnerung.

Teillieferungen mit Restmenge

Kundenaufträge im Metallhandel werden selten in einer Fahrt ausgeliefert. Ein Auftrag über eine bestimmte Tonnage geht in mehreren Teillieferungen an die Baustelle oder das Werk des Kunden, manchmal über Wochen. Jede Teillieferung braucht ihre eigene Wiegung, ihren eigenen Lieferschein und den Bezug zur Auftragsposition, damit die Restmenge stimmt.

Die Wiegesoftware führt dafür die Auftragsposition mit bestellter Menge, gelieferter Summe und offenem Rest. Beim Warenausgang wählt das Waagepersonal die Position, die Wiegung wird zugeordnet, der Rest verringert sich. Ist die Position erfüllt, wird sie geschlossen. Eine Überlieferung wird sichtbar, bevor das Fahrzeug den Hof verlässt. Der Kunde sieht auf jedem Lieferschein, zu welchem Auftrag und welcher Position die Lieferung gehört, und die Fakturierung kann je Teillieferung oder gesammelt abrechnen.

Belege an Versand, Kunde und ERP übergeben

Mit dem Abschluss der Wiegung ist der Vorgang vollständig, und ab hier wird verteilt, nicht erfasst. Beim Warenausgang entsteht der digitale Lieferschein mit Material, Auftragsposition, Gewicht, Fahrzeug und Zeitpunkt. Er geht an den Fahrer, an den Versand, per PDF oder Portal an den Kunden und als Abrechnungsgrundlage an die Fakturierung oder das ERP. Beim Wareneingang geht die geprüfte Menge an Lager und Rechnungsprüfung, der Wiegeschein ins Archiv.

Viele Metallbetriebe arbeiten mit einem gesetzten ERP, in dem Aufträge, Bestellungen und Materialstamm geführt werden. Die Wiegesoftware nimmt diese Daten entgegen und gibt Gewichte, Lieferscheine und geprüfte Mengen zurück. Welches System welche Daten führt, wird vor der Anbindung festgelegt. Eine solche ERP-Anbindung wird je Datenobjekt mit Richtung, Auslöser und Fehlerfall geplant, wie jede andere Schnittstelle im Betrieb.

Einführung im laufenden Betrieb

Ein Metallbetrieb kann seine Waage nicht für ein Projekt stilllegen. Die Einführung läuft deshalb neben dem Betrieb und beginnt mit dem, was die meisten Rückfragen erzeugt.

• Materialstamm und Geschäftspartner aus dem ERP oder der Abrechnung übernehmen, mit denselben Bezeichnungen und Einheiten.
• Fahrzeugkombinationen der Stammfahrzeuge und Spediteure anlegen und gespeicherte Tara nur für zugelassene Kombinationen freigeben.
• Toleranzen für Wiegedifferenzen je Lieferant vereinbaren und hinterlegen.
• Eine Richtung zuerst: meist der Warenausgang, weil der Lieferschein für den Kunden den sichtbarsten Nutzen hat. Danach folgt der Wareneingang mit Rechnungsprüfung.
• Die Ausnahmen durchspielen: Anhängerwechsel, Teillieferung über die Auftragsmenge hinaus, Lieferant mit fehlender Bestellposition, Fahrzeug ohne Stammdaten.

Welche Module Wareneingang und Warenausgang tragen

Bei TBSoft führt TBScale Wareneingang und Warenausgang an der Fahrzeugwaage mit Material, Lieferant oder Kunde, Auftragsposition, Fahrzeug und Zeitpunkt, bindet gespeicherte Tara an die Fahrzeugkombination und stellt Lieferantenangabe und eigene Wiegung nebeneinander. TBAutoIdent erkennt wiederkehrende Fahrzeuge, TBRegio übernimmt die gewichtsbezogene Abrechnung mit Konditionen aus TBVertrieb, TBArchiv hält Wiegescheine und Lieferscheine dem Auftrag zugeordnet vor. Für Metallindustrie und Metallhandel sind das in der Regel Waage, Belege, ERP-Anbindung und Kundenportal.

Häufige Fragen zu Warenbewegungen im Metallbetrieb

Ersetzt die Wiegesoftware unsere Lagerverwaltung?

Nein. Sie liefert geprüfte Eingangs- und Ausgangsmengen mit Material und Position an das System, das den Bestand führt, meist ERP oder Lagerverwaltung. Bestandsführung, Fertigungsplanung und Disposition bleiben dort.

Wie gehen wir mit Lieferanten um, deren Gewichte regelmäßig abweichen?

Mit einer vereinbarten Toleranz je Lieferant und einer Kennzeichnung, sobald sie überschritten ist. Die Rechnungsprüfung sieht beide Gewichte am Vorgang und entscheidet mit Begründung. Wiederholte Abweichungen werden über die Vorgänge je Lieferant sichtbar.

Können Kunden ihre Lieferscheine selbst abrufen?

Ja, über ein Kundenportal, das die Lieferscheine aus dem Warenausgang mit Auftragsbezug bereitstellt. Für Kunden mit vielen Teillieferungen ersetzt das die Rückfrage nach dem Lieferstand.

Was ist mit Material ohne Fahrzeug, etwa Kranverladung oder Bahn?

Der Vorgang bleibt derselbe: Material, Position, Partner, Gewicht. Statt der Fahrzeugkombination trägt er das Transportmittel. Welche Waagen dafür angebunden werden, hängt von der Ausstattung des Betriebs ab.

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