Altdaten in neue Branchensoftware übernehmen
Nicht alle Altdaten gehören ins neue System. Je Datenart eine Entscheidung: übernehmen, bereinigen, archivieren oder neu anlegen, vom Kundenstamm bis zu offenen Vorgängen. Dazu Probemigration und Stichtag.
Die häufigste Fehlentscheidung bei der Datenübernahme ist, alles zu übernehmen. Ein neues System, das mit den Dubletten, Karteileichen und Freitextbaustellen des alten startet, ist am ersten Tag so unordentlich wie das alte am letzten. Die zweite häufigste ist, alles neu anzulegen und die Historie zu vergessen, bis die erste Reklamation aus dem Vorjahr kommt. Dazwischen liegt die richtige Antwort: eine Entscheidung je Datenart, ob übernommen, bereinigt, archiviert oder neu angelegt wird.
Die Übernahme aus einer alten Wiege-, Dispositions- oder Fakturasoftware ist ein eigener Schritt im Einführungsprojekt. Die Bereinigung der Stammdaten, also Regeln für Schreibweisen, Dubletten und Verantwortliche, geht ihr voraus.
Die Entscheidung je Datenart
| Datenart | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Kundenstamm | Vorher bereinigen und übernehmen, nur Kunden mit Umsatz in den letzten Jahren aktiv führen | Kunden sind der Bezug für Belege und Konditionen. Dubletten vervielfachen sich sonst im neuen System |
| Baustellen und Lieferadressen | Nur aktive und geplante übernehmen, alte als abgeschlossen kennzeichnen oder weglassen | Freitextbaustellen aus Jahren sind die Hauptquelle falscher Zuordnungen |
| Materialien und Artikel | Übernehmen, Bezeichnungen vereinheitlichen, Einheiten als Code | Belege, Konditionen und E-Rechnungen hängen an der Materialbezeichnung und Einheit |
| Fahrzeuge mit Tara | Fahrzeuge übernehmen, gespeicherte Tara neu wiegen oder mit Ablaufdatum versehen | Alte Tarawerte sind die häufigste Ursache falscher Nettogewichte nach der Umstellung |
| Konditionen und Preislisten | Gültige mit Gültigkeitsbeginn übernehmen, abgelaufene weglassen | Alte Konditionen ohne Gültigkeit werden versehentlich angewendet |
| Offene Aufträge und Restmengen | Übernehmen mit aktuellem Stand zum Stichtag | Ohne sie kann die Waage am ersten Tag nicht wiegen |
| Angefangene Wiegungen und offene Vorgänge | Vor dem Stichtag abschließen, nicht übernehmen | Halbfertige Vorgänge in zwei Systemen sind nicht abzugleichen |
| Wiege- und Lieferscheinhistorie | Als Archiv oder über Lesezugriff auf das Altsystem bereitstellen, nicht als Bewegungsdaten übernehmen | Historische Belege müssen auffindbar sein, nicht bearbeitbar |
| Rechnungen und offene Posten | Offene Posten übernehmen, Rechnungshistorie im Archiv oder Altsystem bereitstellen | Mahnwesen und Kreditlimit brauchen die offenen Posten, nicht die Historie |
| Dokumente und Belegbilder | In das Archiv übernehmen oder Altsystem lesbar halten bis Fristende | Aufbewahrungspflichten enden nicht mit dem Systemwechsel |
| Nummernkreise | Fortführen, nicht neu beginnen | Doppelte Lieferschein- oder Rechnungsnummern in Archiv und Buchhaltung vermeiden |
Die Tabelle gilt für den Regelfall. Wer eine Werksgruppe umstellt, entscheidet zusätzlich, ob Kundennummern über die Werke vereinheitlicht werden. Das ist die Gelegenheit dafür, aber auch die Stelle, an der die Übernahme am längsten dauert.
Dateninventur und Zuordnungsregeln
Vor der ersten Testübernahme steht eine Inventur: Welche Daten liegen im Altsystem, in welchem Umfang, in welcher Qualität, und was davon wird nach der Tabelle oben gebraucht. Das Ergebnis ist eine Liste je Datenart mit Anzahl, Exportmöglichkeit und Entscheidung. Für alles, was übernommen wird, folgen Zuordnungsregeln: Welches Feld im Altsystem wird zu welchem Feld im neuen, was passiert mit Feldern, die es nur auf einer Seite gibt, wie werden Einheiten, Steuerschlüssel und Kennzeichen umgesetzt, und welche Regel gilt für Dubletten, etwa „der Kundensatz mit dem jüngsten Umsatz gewinnt“.
Zwei Regeln sind fast immer nötig und werden fast immer vergessen: eine für Baustellen, die im Altsystem als Freitext am Auftrag stehen und im neuen als Stammsatz gebraucht werden, und eine für gespeicherte Tarawerte, deren Alter im Altsystem unbekannt ist.
Probemigration und fachlicher Abgleich
Die Übernahme wird mindestens zweimal durchgeführt: einmal als Probe auf ein Testsystem, einmal produktiv am Stichtag. Die Probe zeigt, ob die Zuordnungsregeln tragen, und wird fachlich abgenommen, nicht technisch: Ein Key User zieht je Datenart Stichproben, ein Kunde mit mehreren Baustellen, ein Fahrzeug mit Anhänger, ein Material mit zwei Einheiten, ein Auftrag mit Restmenge, und prüft sie gegen das Altsystem. Dazu kommen Summenabgleiche: Anzahl der aktiven Kunden, Summe der offenen Posten, Summe der Restmengen offener Aufträge. Abweichungen werden dokumentiert, die Regeln angepasst, die Probe wiederholt. Erst wenn die Probe ohne offene Abweichungen durchläuft, wird der Stichtag festgelegt.
Stichtag, Parallelbetrieb und Rückfallplan
Der Stichtag liegt außerhalb der Stoßzeiten, oft ein Wochenende oder ein Montag nach einem ruhigen Freitag. Bis zum Stichtag werden im Altsystem alle offenen Vorgänge abgeschlossen. Danach werden Stammdaten, offene Aufträge und offene Posten produktiv übernommen, und die erste Wiegung läuft im neuen System. Das Altsystem bleibt im Lesezugriff, wird aber nicht mehr bebucht. Ein Parallelbetrieb, in dem beide Systeme Vorgänge führen, ist zu vermeiden, weil er den Abgleich unmöglich macht.
Der Rückfallplan beantwortet eine Frage: Was passiert, wenn am ersten Tag etwas nicht funktioniert? Die Antwort ist entweder der Papierprozess aus dem Notfallkonzept mit Nacherfassung im neuen System, oder die Rückkehr ins Altsystem für begrenzte Zeit, mit anschließender zweiter Übernahme der in der Zwischenzeit entstandenen Vorgänge. Der zweite Weg ist aufwendig und sollte die Ausnahme sein. Er muss aber vor dem Stichtag entschieden sein, nicht am Montag um acht.
Für Belege und Dokumente gilt unabhängig vom Stichtag: Sie bleiben bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar, entweder im neuen Dokumentenarchiv oder im Altsystem mit Lesezugriff.
Häufige Fragen zur Datenübernahme
Kann der Anbieter die Übernahme komplett übernehmen?
Die technische Übernahme ja, die Entscheidungen nicht. Welche Kunden aktiv sind, welche Tara noch stimmt und welche Baustelle abgeschlossen ist, weiß nur das Werk. Der Anbieter liefert Export, Zuordnung und Import, das Werk liefert Regeln und Abnahme. Bei TBSoft gehört die Datenübernahme zur Einführung, nach der Analyse von Waage, Materialfluss, Stammdaten, Peripherie und Schnittstellen.
Wie viele Jahre Historie sollten übernommen werden?
Als Bewegungsdaten am besten keine, als Archiv alles, was noch aufbewahrt werden muss oder für Reklamationen gebraucht wird. Wer die letzten Jahre als Lieferscheine im neuen System haben will, sollte die Gründe dafür kennen. Meist genügt der Lesezugriff.
Was ist mit Daten, die im Altsystem nicht exportierbar sind?
Dann bleibt das Altsystem lesbar, bis die Daten nicht mehr gebraucht werden, und die wichtigsten Stammdaten werden neu angelegt. Das ist ein Grund, bei der Auswahl des neuen Systems nach dem Export zu fragen, bevor er in einigen Jahren gebraucht wird.
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