Dokumentenarchiv auswählen: Liefer- und Rechnungsbelege verwalten

Ein Dokumentenarchiv für ein Baustoffwerk wird nicht an Funktionslisten gemessen, sondern an seinen Dokumentarten: Lieferschein, Wiegeschein, Rechnung, Gutschrift, Prüfzeugnis, Vertrag und E-Mail stellen jeweils andere Anforderungen an Übernahme, Zuordnung, Suche und Aufbewahrung. Wer die Auswahl mit diesen sieben Arten durchgeht, erkennt schnell, ob ein System für das Werk gebaut ist oder für ein Büro, in dem Dokumente von Hand abgelegt werden.

Der tägliche Umgang mit Lieferscheinen, also Zuordnung und Recherche im laufenden Betrieb, ist die eine Seite. Hier geht es um die Entscheidung davor: Welches Dokumentenarchiv passt, und woran wird das vor dem Vertrag geprüft.

Sieben Dokumentarten und ihre Herkunft

Die Tabelle zeigt, wo jede Dokumentart entsteht und woran sie im Archiv hängen muss. Die dritte Spalte ist die Prüffrage an jedes System: Kann es diesen Bezug automatisch herstellen, oder muss jemand ihn eintippen?

Die ersten vier Arten entstehen im Prozess und sollten ohne Handarbeit ins Archiv gelangen: Der Belegausgang wird beim Erzeugen abgelegt, mit allen Merkmalen, die die Wiegesoftware und die Fakturierung ohnehin kennen. Die letzten drei kommen von außen oder aus dem Büro und brauchen eine Regel, wer sie wann mit welchem Bezug ablegt. Ein Archiv, das für die ersten vier Handarbeit verlangt, ist kein Werksarchiv.

Was das Archiv je Dokumentart können muss

Lieferschein und Wiegeschein

Übernahme direkt aus der Wiegesoftware beim Abschluss des Vorgangs, mit Kunde, Baustelle, Auftrag, Lieferdatum, Material, Menge und Fahrzeug als Suchmerkmale, nicht nur als Text im PDF. Unterschriebene Fassung und korrigierte Fassung als getrennte Versionen desselben Vorgangs. Suche nach Baustelle und Tag muss so schnell sein wie die Suche nach Nummer. Der Wiegeschein behält dabei Brutto, Tara und Netto, weil die Rechnung darauf beruht.

Rechnung und Gutschrift

Übernahme aus der Fakturierung mit Bezug auf jede enthaltene Lieferscheinnummer, damit von der Rechnung zur Lieferung und zurück gesprungen werden kann. Bei E-Rechnungen die strukturierte Datei und, falls vorhanden, das Sichtformat gemeinsam, denn die strukturierte Datei ist das Original. Gutschriften und Korrekturen hängen an der ursprünglichen Rechnung, nicht nur am Kunden.

Prüfzeugnis und Nachweis

Zuordnung zur Charge oder zum Produktionszeitraum, damit für eine reklamierte Lieferung die zugehörigen Prüfergebnisse gefunden werden. Das setzt voraus, dass der Chargenbezug am Lieferschein steht, sonst reißt die Kette von der Reklamation bis zur Charge.

Vertrag und Schriftverkehr

Ablage mit Kunde und Zeitraum, Zugriff für Vertrieb und Fakturierung, Verknüpfung zu den Konditionen, die aus dem Vertrag in die Abrechnung übernommen wurden. E-Mails werden am Vorgang abgelegt, wenn sie eine Reklamation, eine Änderung oder eine Zusage enthalten. Alles andere bleibt im Postfach.

Querschnittsanforderungen

Über alle Dokumentarten hinweg entscheiden vier Eigenschaften, ob das Archiv im Werk trägt.

Rechte: Wer im Kundenportal sitzt, sieht seine Belege. Wer an der Waage arbeitet, sieht Lieferscheine, aber keine Verträge. Wer in der Fakturierung arbeitet, sieht alles zum Kunden. Die Rechte folgen den Rollen im Werk, nicht den Ordnern des Archivs.

Integration: Das Archiv ist der Ablageort für Wiegesoftware, Fakturierung und Portal. Jedes dieser Systeme legt automatisch ab, und jedes kann einen Beleg aus dem Archiv aufrufen, ohne dass der Anwender das Archiv öffnet. Ein Archiv ohne Anbindung an die Fakturierung erzeugt genau die Handarbeit, die es beseitigen soll.

Export: Belege müssen das Archiv wieder verlassen können, für den Kunden, für den Steuerberater, für eine Betriebsprüfung oder für einen späteren Systemwechsel. Gefordert sind Dokumente samt Merkmalen in einem lesbaren Format, nicht nur ein Datenbankabzug.

Wiederherstellung: Nach einem Ausfall müssen Belege vollständig und mit Bezug zurückkommen. Das ist eine Frage der Datensicherung, aber auch der Struktur: Ein Archiv, das Merkmale und Dokumente getrennt speichert, muss beides konsistent sichern.

Branchenarchiv oder Dokumentenmanagement des Konzerns

Viele Werke gehören zu Gruppen, die ein unternehmensweites Dokumentenmanagement betreiben. Die Frage lautet dann nicht „entweder oder“, sondern „was liegt wo“. Ein Branchenarchiv, das an Wiegesoftware und Fakturierung hängt, übernimmt den Belegausgang automatisch mit allen Merkmalen aus dem Prozess. Ein Konzernsystem übernimmt Verträge, Personalakten und Schriftverkehr und ist meist nicht für tausend Lieferscheine am Tag mit Baustellenbezug gebaut. Beides kann zusammenspielen, wenn das Branchenarchiv seine Belege in das Konzernsystem exportiert oder das Konzernsystem sie über eine Schnittstelle abruft. Die Überlegung ähnelt der zwischen Branchensoftware und allgemeinem ERP.

Bei TBSoft wird der gesamte Belegausgang digital und strukturiert abgelegt. Belege werden nach beliebigen Kriterien gefunden, und das Modul ist wie die anderen in die Gesamtlösung integriert. Für ein unternehmensweites Archiv über den Belegausgang hinaus arbeitet TBSoft mit einem Kooperationspartner zusammen.

Abnahme mit konkreten Fällen

Ein Archiv wird nicht in der Präsentation ausgewählt, sondern an Fällen aus dem eigenen Werk. Die folgenden fünf decken die Dokumentarten und die Querschnittsanforderungen ab.

Wer diese fünf Fälle vorführen lässt, weiß mehr über das System als aus jeder Funktionsliste und erkennt, ob es ein Dokumentenarchiv ist oder eine Dateiablage.

Häufige Fragen zur Auswahl eines Dokumentenarchivs

Reicht die Ablage im ERP-System?

Für Rechnungen manchmal, für Lieferscheine mit Baustellenbezug und Versionen selten. Entscheidend ist, ob das ERP-System die Merkmale aus der Wiegesoftware übernimmt und ob die Suche nach Baustelle und Tag praktikabel ist.

Müssen alte Papierbelege nachgescannt werden?

Nicht zwingend. Sinnvoll ist ein Stichtag: Ab dann digital aus dem Prozess, davor bleibt Papier, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft. Nachgescannt wird, was häufig gebraucht wird, etwa Verträge und laufende Baustellen.

Ist ein Archiv automatisch revisionssicher?

Revisionssicherheit ist eine Eigenschaft des Verfahrens im Werk, nicht allein der Software: Unveränderbarkeit ab Ablage, nachvollziehbare Änderungen, geregelter Zugriff, Verfahrensdokumentation. Ein Archiv kann das unterstützen. Erfüllt wird es durch die Organisation.

So geht es weiter