Frachten, Mindermengen, Wartezeiten und Zuschläge automatisch berechnen

Eine Nebenleistung lässt sich nur dann automatisch berechnen, wenn vier Dinge festgelegt sind: der Auslöser, die Datenquelle, die Berechnungsbasis und der Nachweis. Fehlt eines davon, wird der Zuschlag im Büro nachgetragen, vergessen oder vom Kunden bestritten. Frachten, Mindermengen, Wartezeiten, Sonderfahrzeuge und Zusatzleistungen folgen dabei jeweils eigenen Regeln, und die Fakturierung muss alle fünf kennen, bevor der erste Rechnungslauf ohne Handarbeit durchläuft.

Der Ertrag aus Nebenleistungen ist in vielen Werken höher, als die Statistik zeigt, weil ein Teil davon nie auf einer Rechnung landet. Wer die Regeln einmal vollständig beschreibt, berechnet, was vereinbart ist, und kann es belegen.

Fracht

Auslöser: Die Lieferung erfolgt frei Baustelle statt ab Werk. Die Frachtregel steht am Auftrag, nicht am Kunden, weil derselbe Kunde abholen und beliefert werden kann.

Datenquelle: Auftrag mit Frachtregel, Baustellenstamm mit Adresse und Entfernung oder Zone, Fahrzeugtyp aus der Wiegung, Nettomenge aus dem Wiegeschein.

Berechnungsbasis: je Tonne nach Entfernungszone, je Fuhre als Pauschale, je Kilometer oder als Prozentsatz des Warenwerts. Bei Mengenstaffeln gilt die Menge der Fuhre, nicht des Auftrags. Was eine Lieferung an Fracht kostet, lässt sich mit dem Frachtkostenrechner vorab überschlagen.

Nachweis: Lieferschein mit Frachtregel und Lieferadresse, Wiegeschein mit Netto. Bei Frachten durch Fremdspediteure zusätzlich die Spediteursabrechnung, die gegen die berechnete Fracht geprüft wird.

Typische Lücke: Die Frachtregel wurde am Kunden hinterlegt, und die Abholung eines Kunden, der sonst beliefert wird, bekommt trotzdem Fracht berechnet.

Mindermenge

Auslöser: Die gelieferte Menge liegt unter der Mindestmenge, die für den Fahrzeugtyp oder die Sorte vereinbart ist. Ein Fahrmischer mit zwei Kubikmetern kostet dasselbe Fahrzeug und denselben Fahrer wie einer mit acht.

Datenquelle: Nettomenge aus der Wiegung oder der Dosiersteuerung, Fahrzeugtyp, Mindestmenge aus der Kundenvereinbarung oder der Preisliste.

Berechnungsbasis: Differenz zur Mindestmenge zum Warenpreis, ein fester Betrag je unterschrittene Einheit oder eine Pauschale je Fuhre. Die Regel muss auch den Fall abdecken, dass der Kunde die Mindermenge bewusst bestellt hat und der Zuschlag im Auftrag bereits bestätigt ist.

Nachweis: Auftrag mit bestellter Menge, Lieferschein mit gelieferter Menge, Vereinbarung mit Mindestmenge.

Typische Lücke: Die letzte Fuhre eines Auftrags ist eine Restmenge, und niemand hat festgelegt, ob Restmengen als Mindermenge gelten.

Wartezeit

Auslöser: Das Fahrzeug steht auf der Baustelle länger als die vereinbarte freie Zeit, weil die Baustelle nicht bereit ist. Die Wartezeit an der eigenen Waage ist keine Nebenleistung, sondern ein Problem des Werks.

Datenquelle: Ankunft, Entladebeginn und Entladeende aus Telematik oder Statusmeldung des Fahrers. Zeiten aus dem Gedächtnis oder vom Zettel sind im Streitfall nichts wert. Nur ein Abliefernachweis aus dem Prozess trägt.

Berechnungsbasis: freie Zeit je Fuhre, danach ein Betrag je angefangene Zeiteinheit, oft je angefangene Viertelstunde. Bei Transportbeton kommt die Verarbeitungszeit hinzu, nach deren Überschreitung nicht nur Wartezeit, sondern Material verloren ist.

Nachweis: Zeitstempel mit Quelle, Statusmeldung des Fahrers, Bestätigung des Empfängers, wenn vereinbart.

Typische Lücke: Der Fahrer meldet den Entladebeginn nicht, und die Wartezeit endet in den Daten nie oder gar nicht.

Sonderfahrzeug und Ausstattung

Auslöser: Der Auftrag verlangt ein Fahrzeug oder eine Ausstattung, die nicht Standard ist: Betonpumpe, Fahrzeug mit Kran, Kipper mit besonderer Aufbauart, Silofahrzeug, Anhänger für kleine Baustellen.

Datenquelle: Auftrag mit angeforderter Ausstattung, Fahrzeugstamm mit Ausstattungsmerkmalen, tatsächlich eingesetztes Fahrzeug aus der Disposition oder der Wiegung.

Berechnungsbasis: Pauschale je Einsatz, Betrag je Stunde oder Aufschlag je Tonne. Bei Pumpen zusätzlich Aufbau, Reinigung und Einsatzdauer.

Nachweis: Auftrag, Lieferschein mit Fahrzeug, bei Pumpen ein Einsatznachweis mit Zeiten aus der Disposition von Fahrmischern und Pumpen.

Typische Lücke: Das Sonderfahrzeug wurde aus Kapazitätsgründen eingesetzt, ohne dass der Kunde es angefordert hat. Dann ist es kein Zuschlag.

Zusatzleistungen

Auslöser: Lieferung außerhalb der Regelzeiten (etwa samstags, nachts oder als Eillieferung), Rücknahme von Material, Entsorgung von Restbeton und Bereitstellung von Nachweisen, die über den Lieferschein hinausgehen.

Datenquelle: Auftrag mit Lieferzeitfenster, Zeitstempel der Verladung, Rücknahmebeleg aus der Wiegung, Vereinbarung mit den Bedingungen.

Berechnungsbasis: Prozentsatz auf Waren- oder Frachtwert, Pauschale je Fuhre oder Betrag je Menge bei Rücknahmen.

Nachweis: Lieferschein mit Verladezeit, Auftrag mit Anforderung, Rücknahmebeleg mit Wiegung.

Typische Lücke: Der Samstagszuschlag steht in der Preisliste, aber die Fakturierung kennt den Wochentag der Verladung nicht, weil nur das Lieferdatum übertragen wurde.

Die Datenquellen im Überblick

Alle fünf Nebenleistungen greifen auf dieselben wenigen Quellen zu. Sind diese Quellen vollständig, ist die Berechnung eine Regel. Sind sie lückenhaft, bleibt sie Handarbeit.

• assignment
  Auftrag

  Frachtregel, bestellte Menge, angeforderte Ausstattung, Lieferzeitfenster, Bestellnummer. Was hier fehlt, kann später niemand mehr ergänzen, ohne den Kunden zu fragen.

• home_pin
  Baustellenstamm

  Adresse, Entfernung oder Zone, Besonderheiten der Zufahrt. Grundlage für die Fracht und für die Frage, ob ein Sonderfahrzeug nötig war.

• scale
  Wiegung

  Nettomenge, Fahrzeug, Verladezeitpunkt, Rücknahmemengen. Der einzige Messwert in der Kette – alles andere ist Vereinbarung.

• gps_fixed
  Telematik und Status

  Ankunft, Entladebeginn, Entladeende, Position. Die Quelle für Wartezeiten und für den Nachweis, dass die Lieferung dort war, wo sie berechnet wird.

• handshake
  Kundenvereinbarung

  Mindestmengen, freie Wartezeit, Zuschlagssätze, Regelzeiten. Mit Gültigkeitszeitraum hinterlegt, damit die Regel zum Lieferdatum passt.

Was „automatisch“ tatsächlich heißt

Automatisch berechnen bedeutet nicht, dass niemand hinsieht. Es bedeutet, dass die Regel im System hinterlegt ist, der Prüflauf nur die Fälle zeigt, die nicht in die Regel passen, und die Rechnung jeden Zuschlag als eigene Position mit Bezeichnung, Grundlage und Bezug auf den Lieferschein ausweist. Der Kunde sieht, warum er zahlt, und das Werk kann jede Position belegen. Bei TBFakt und TBRegio werden Stammdaten, Preislisten, Kundenvereinbarungen, Zuschläge und Vererbungsregeln zentral gepflegt und auf die übernommenen Lieferscheindaten angewendet. Plausibilitätsprüfungen zeigen, was nicht passt.

Indexgebundene Zuschläge wie Diesel-, Energie- und Mautzuschläge folgen einer zusätzlichen Regel, weil sich ihre Höhe monatlich ändert. Und ob Zuschläge überhaupt auf die Rechnung kommen, entscheidet die Vollständigkeit vor dem Rechnungslauf.

Häufige Fragen zu Nebenleistungen und Zuschlägen

Müssen Zuschläge auf dem Lieferschein stehen?

Nicht als Betrag, aber als Hinweis: Frachtregel, Wartezeit mit Zeiten, Sonderfahrzeug. Der Kunde soll bei der Übergabe erkennen können, was später berechnet wird. Der Betrag gehört auf die Rechnung.

Was, wenn der Kunde die Wartezeit bestreitet?

Dann entscheiden die Zeitstempel und ihre Quelle. Kommen sie aus Telematik und Statusmeldung, ist die Position belegt. Kommen sie aus dem Gedächtnis des Fahrers, wird sie meist gestrichen. Deshalb gehört die Erfassung in den Prozess, nicht ins Büro.

Sind Rabatte und Boni auch Nebenleistungen?

Nein. Rabatte, Skonti und Boni sind Preisbestandteile oder nachträgliche Vergütungen. Sie folgen eigenen Regeln in der Konditionspflege, nicht der Logik von Auslöser und Nachweis.

So geht es weiter