Diesel-, Energie- und Mautzuschläge sauber pflegen und abrechnen

Diesel-, Energie- und Mautzuschläge sind der Teil des Preises, der sich jeden Monat ändert, und deshalb der Teil, der am häufigsten falsch auf der Rechnung steht: mit dem Satz des Rechnungsmonats statt des Liefermonats, ohne Nachweis der Berechnungsgrundlage oder mit einer Änderung, die rückwirkend in die Stammdaten geschrieben wurde. Wer diese Zuschläge als Prozess mit fünf Schritten führt, statt als Zahl, die jemand im Büro anpasst, hat am Monatsende keine Diskussionen.

Ein Dieselzuschlag gleicht die Schwankung des Kraftstoffpreises in der Fracht aus. Ein Energiezuschlag gleicht die Schwankung der Produktionsenergie, etwa des Brennstoffs im Asphaltmischwerk oder des Stroms im Kieswerk, aus. Ein Mautzuschlag gibt die Lkw-Maut weiter, die auf den Transportwegen anfällt und deren Sätze sich mit gesetzlichen Änderungen verschieben. Alle drei folgen demselben Mechanismus: eine Basis, eine Referenz, eine Anpassungsregel und ein Gültigkeitszeitraum.

Schritt 1: Die Vereinbarung

Ein indexgebundener Zuschlag beginnt mit einer Vereinbarung, die vier Punkte festlegt. Die Basis: der Referenzwert, bei dem der Zuschlag null ist, etwa ein Kraftstoffpreis oder ein Energiepreisindex zu einem Stichtag. Die Referenz: eine veröffentlichte, für beide Seiten nachprüfbare Quelle, aus der der aktuelle Wert stammt. Die Anpassungsregel: ab welcher Abweichung von der Basis der Zuschlag greift, in welchen Stufen er steigt oder sinkt und worauf er sich bezieht, auf die Tonne, auf die Fuhre, auf die Fracht in Prozent. Der Rhythmus: monatlich, quartalsweise, mit Gültigkeit ab dem Ersten des Folgemonats.

Beim Mautzuschlag tritt an die Stelle des Index der Mautsatz je Kilometer und Fahrzeugklasse. Die Regel legt fest, ob die Maut über die tatsächliche Strecke, über Entfernungszonen oder als Pauschale je Fuhre weitergegeben wird.

Die Vereinbarung gehört in den Rahmenvertrag oder die Lieferbedingungen, und der Kunde erhält die Staffel als Tabelle. Was vereinbart ist, muss die Fakturierung als Regel abbilden können, mit Auslöser, Datenquelle und Nachweis wie bei jeder anderen Nebenleistung.

Schritt 2: Die monatliche Ermittlung

Am Monatsanfang wird der aktuelle Wert aus der Referenz abgelesen, die Stufe nach der Staffel bestimmt und der Satz für den kommenden Monat festgelegt. Drei Dinge werden dabei dokumentiert: die Quelle mit Datum, der abgelesene Wert und der daraus folgende Satz. Wer die Ermittlung macht und wer sie freigibt, ist benannt. In vielen Werken ist das eine Person im Verkaufsinnendienst mit einer zweiten, die prüft.

In der Fakturierung wird der neue Satz mit Gültigkeitsbeginn angelegt, nicht überschrieben. Ein Satz, der überschrieben wird, ist für die Lieferungen des Vormonats verloren, und die nächste Rechnungskorrektur lässt sich nicht mehr nachrechnen. Bei TBFakt und TBRegio werden Konditionen und Zuschläge zentral mit Vererbungsregeln gepflegt, sodass ein Satz je Kundengruppe oder Werk einmal angelegt wird und für alle zugehörigen Kunden gilt.

Schritt 3: Die Anwendung auf die Lieferung

Der Zuschlag gilt nach dem Lieferdatum, nicht nach dem Rechnungsdatum. Eine Sammelrechnung zum Monatsende enthält Lieferungen aus einem Monat mit einem Satz. Eine Sammelrechnung über einen Monatswechsel hinweg enthält zwei Sätze, und beide müssen erkennbar sein. Die Fakturierung liest deshalb zu jedem Lieferschein den Satz, der an dessen Lieferdatum galt.

Bezugsgröße ist, was vereinbart wurde: die Nettomenge aus der Wiegung beim Zuschlag je Tonne, die Fuhre beim Zuschlag je Fahrt, der Frachtbetrag beim prozentualen Zuschlag. Bei Abholung durch den Kunden entfällt der Dieselzuschlag auf die Fracht, weil keine Fracht anfällt. Der Energiezuschlag auf das Material bleibt. Diese Unterscheidung muss die Regel kennen, sonst bekommt der Selbstabholer einen Zuschlag für einen Transport, den er selbst gefahren ist.

Schritt 4: Ausweis und Nachweis auf der Rechnung

Ein Zuschlag, der im Materialpreis versteckt ist, lässt sich nicht prüfen und wird beim nächsten Preisgespräch zum Problem. Auf der Rechnung erscheint er als eigene Position: Bezeichnung, Bezugszeitraum, Satz, Bezugsgröße und Betrag, entweder je Lieferscheinposition oder als Summenzeile je Monat mit Verweis auf die Positionen. Der Kunde kann mit der Staffel aus der Vereinbarung und dem veröffentlichten Referenzwert nachrechnen.

Für E-Rechnungen ist das keine Formatfrage: Die Norm sieht Zu- und Abschläge auf Positions- und Rechnungsebene mit Grundangabe vor, und die Bezugsgrößen kommen aus dem Lieferschein.

Schritt 5: Rückwirkende Änderungen

Manchmal wird ein Referenzwert nachträglich berichtigt, eine Staffel neu verhandelt oder ein Satz falsch abgelesen. Die Regel für alle drei Fälle: Der bereits verwendete Satz bleibt mit seiner Gültigkeit erhalten, ein berichtigter Satz wird als neue Version angelegt, und bereits gestellte Rechnungen werden durch eine Rechnungskorrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung angepasst, nicht durch Änderung der Stammdaten.

Wer diese Regel einhält, kann für jede Rechnung des letzten Jahres zeigen, welcher Satz aus welchem Grund galt. Wer Stammdaten rückwirkend ändert, kann es nicht.

Die drei Zuschläge im Vergleich

Was der Zuschlag für die Auswertung bedeutet

Zuschläge sind Erlös, aber kein Gewinn: Sie gleichen Kosten aus, die im selben Monat entstanden sind. Im Deckungsbeitrag je Lieferung sollten sie deshalb den Kosten gegenüberstehen, die sie abdecken, sonst sieht ein Monat mit hohem Dieselpreis nach einem guten Monat aus.

Häufige Fragen zu indexgebundenen Zuschlägen

Muss der Zuschlag auf dem Lieferschein stehen?

Nein. Der Lieferschein belegt Lieferung und Menge. Der Zuschlag wird aus Lieferdatum und Staffel berechnet. Ein Hinweis auf die Frachtregel genügt, damit der Kunde bei der Übergabe weiß, dass Fracht und Zuschlag berechnet werden.

Was, wenn ein Kunde eine andere Referenz oder Staffel will?

Dann wird sie je Kunde hinterlegt, mit eigener Gültigkeit. Die Regel bleibt dieselbe, nur Basis, Referenz oder Stufen unterscheiden sich. Wichtig ist, dass die Vererbung so aufgebaut ist, dass die Kundenregel die allgemeine Regel ersetzt und nicht ergänzt.

Was passiert bei einer Preisänderung zur Monatsmitte?

Die Gültigkeit beginnt am festgelegten Tag, und die Fakturierung wendet den Satz nach Lieferdatum an. Eine Sammelrechnung zeigt dann zwei Zuschlagspositionen mit unterschiedlichen Zeiträumen. Das ist korrekt und für den Kunden nachvollziehbar, solange die Zeiträume ausgewiesen sind.

So geht es weiter