Deckungsbeitrag pro Lieferung statt Umsatz pro Monat

Der Umsatz eines Monats sagt nicht, ob sich die Lieferungen gelohnt haben. Der Deckungsbeitrag je Lieferung sagt es: Erlös der Fuhre abzüglich der Kosten, die nur wegen dieser Fuhre entstanden sind, für Material, Fracht und Zeit. Zwei Kunden mit demselben Monatsumsatz können sich um die Hälfte im Deckungsbeitrag unterscheiden, wenn der eine zwölf Kilometer entfernt liegt und schnell entlädt und der andere vierzig Kilometer entfernt mit einer Stunde Wartezeit. Wer nur den Umsatz sieht, behandelt beide gleich.

Die Kennzahl ist nicht neu. Neu ist, dass die Daten dafür im Werk ohnehin entstehen: die Menge aus der Wiegung, die Erlöse aus der Fakturierung, die Zeiten aus Telematik und Statusmeldungen, die Strecke aus dem Baustellenstamm. Ein Deckungsbeitrag pro Lieferung ist deshalb weniger eine Controlling-Aufgabe als eine Frage, ob die Systeme ihre Daten zusammenführen.

Was in den Deckungsbeitrag je Lieferung eingeht

Auf der Erlösseite stehen der Materialerlös nach Wiegung und Kondition, der Frachterlös nach Frachtregel und die berechneten Nebenleistungen wie Wartezeit, Mindermenge oder Zuschläge. Auf der Kostenseite stehen nur die variablen Kosten dieser Lieferung: die Herstell- oder Einstandskosten des Materials je Tonne oder Kubikmeter, die Frachtkosten, bei Fremdspediteuren aus deren Abrechnung, beim eigenen Fuhrpark aus einem Kostensatz je Kilometer und je Stunde, und die Kosten der Zeit, die das Fahrzeug auf der Baustelle gestanden hat.

Fixkosten des Werks gehören nicht hinein. Sie ändern sich nicht, weil eine Fuhre mehr oder weniger fährt, und wer sie auf Lieferungen verteilt, sieht nicht mehr, welche Lieferung etwas beiträgt und welche nicht.

Warum der Monatsumsatz täuscht

Ein Werk liefert an zwei Kunden dieselbe Menge derselben Sorte. Der Umsatz je Kunde ist ähnlich, beim entfernteren Kunden wegen der höheren Fracht sogar höher. Aber der entferntere Kunde bindet das Fahrzeug doppelt so lange, seine Baustelle lässt die Fahrzeuge warten, und die Fracht deckt die längere Strecke, nicht die Wartezeit. In der Umsatzstatistik ist er der bessere Kunde, im Deckungsbeitrag ist er der schlechtere. Erst mit der Kennzahl je Lieferung lässt sich entscheiden, ob dort die Wartezeit berechnet, die Frachtzone angepasst oder die Tourenplanung geändert werden sollte.

Wo die Zahlen im Werk entstehen

Die Menge kommt aus der Wiegung, und sie ist der einzige gemessene Wert in der Rechnung. Alles andere ist Vereinbarung oder Kalkulation. Erlöse und Nebenleistungen entstehen in der Fakturierung, wenn Konditionen und Zuschlagsregeln gepflegt sind. Zeiten und Strecken kommen aus der Telematik: TBTelematik bündelt Auftragskommunikation, Status und Positionen, TBGeoCom berechnet daraus Umlauf- und Ankunftszeiten. Die Frachtkosten von Fremdspediteuren kommen aus deren Abrechnung, die TBFakt und TBRegio als Spediteursgutschrift führen. Die Auswertung selbst entsteht in der Statistik, die die Fakturierung mit Waage, Dosiersteuerung und Finanzbuchhaltung in einer Prozesskette verbindet.

Was fehlt, sind meist zwei Dinge: ein Kostensatz für den eigenen Fuhrpark und Kalkulationssätze je Sorte. Beides muss die Geschäftsführung einmal festlegen und jährlich prüfen. Die Software kann nur rechnen, was hinterlegt ist.

Fallstricke

Der erste Fallstrick ist die Sammelrechnung: Der Deckungsbeitrag wird je Lieferschein gerechnet, auch wenn fünfzig Lieferscheine auf einer Rechnung stehen, denn nur so lässt sich die schlechte Baustelle vom guten Kunden trennen. Der zweite sind Leerfahrten: Die Rückfahrt gehört zur Lieferung, eine Leerfahrt zwischen zwei Aufträgen gehört zur Tour. Wer sie einer Lieferung zuschlägt, macht die falsche Lieferung schlecht, und wer sie weglässt, rechnet den Fuhrpark schön. Leerfahrten und Wartezeiten gehören als eigene Kennzahl daneben. Der dritte sind indexgebundene Zuschläge: Sie sind Erlös, decken aber Kosten desselben Monats. In der Auswertung gehören sie neben die Diesel- und Energiekosten, nicht in den Rohertrag. Der vierte sind Retouren und Rücknahmen, die den Erlös einer Lieferung nachträglich mindern und in der Auswertung mit der ursprünglichen Lieferung verbunden bleiben müssen.

Was sich mit der Kennzahl entscheiden lässt

Der Deckungsbeitrag je Lieferung wird nach Kunde, Baustelle, Sorte, Entfernungszone, Fahrzeug und Wochentag ausgewertet. Daraus ergeben sich Entscheidungen, die mit dem Umsatz allein nicht zu treffen sind: Frachtzonen anpassen, wo die Fracht die Strecke nicht deckt, Wartezeiten bei Baustellen berechnen, die regelmäßig warten lassen, Mindermengen konsequent anwenden, Touren so planen, dass entfernte Baustellen mit Rückladung bedient werden, Sorten mit niedrigem Beitrag im Vertrieb anders bepreisen. Zusammen mit den Kennzahlen der Disposition ergibt sich daraus ein Bild je Kunde, das der Umsatz allein nie zeigt.

Häufige Fragen zum Deckungsbeitrag pro Lieferung

Braucht das Werk dafür ein Controlling-System?

Nein. Es braucht Konditionen, Kostensätze und Zeiten in den Systemen, die es ohnehin betreibt, und eine Statistik, die sie je Lieferschein zusammenführt. Ein Controlling-System kommt hinzu, wenn Fixkosten, Investitionen und Planwerte dazukommen sollen.

Wie genau müssen die Kostensätze sein?

Genau genug, um Lieferungen untereinander zu vergleichen. Ein Kostensatz je Kilometer, der um zehn Prozent daneben liegt, verschiebt alle Lieferungen gleich. Er ändert nichts an der Reihenfolge der Baustellen. Wichtiger als die Nachkommastelle ist die jährliche Prüfung.

Warum bleiben die Fixkosten außen vor?

Weil sie durch eine einzelne Lieferung nicht beeinflusst werden. Der Deckungsbeitrag zeigt, was eine Lieferung zur Deckung der Fixkosten beiträgt. Ob das Werk insgesamt Gewinn macht, zeigt erst die Summe aller Beiträge gegen die Fixkosten.

So geht es weiter