E-Rechnung und Lieferschein: zusammengehörige Daten vorbereiten

Eine E-Rechnung verlangt keine Angaben, die ein Baustoffwerk nicht ohnehin hätte. Sie verlangt, dass diese Angaben als Datenfelder vorliegen statt als Text auf einem PDF: Bestellnummer, Lieferdatum, Lieferadresse, Menge mit Einheit und die Lieferscheinnummer je Position. Wo eine dieser Angaben heute nur auf dem Papierlieferschein steht oder gar nicht erfasst wird, weist das System des Kunden die Rechnung zurück, und die Ursache liegt nicht in der Fakturierung, sondern im Auftrag oder an der Waage.

Die Norm EN 16931 beschreibt eine E-Rechnung als Datenmodell mit benannten Elementen: Verkäufer, Käufer, Rechnungsdaten, Lieferangaben, Positionen, Zu- und Abschläge, Summen. Der Lieferschein liefert die Werte für einen großen Teil davon. Fristen und rechtliche Einordnung der E-Rechnung sind ein eigenes Thema. Hier geht es um die Daten.

Drei Ebenen: Auftrag, Lieferschein, Rechnungsposition

Die Angaben einer E-Rechnung entstehen auf drei Ebenen, und jede hat ein führendes System. Der Auftrag liefert Bestellnummer des Kunden, Auftragsnummer des Werks, Rechnungsempfänger, Frachtregel und Konditionen. Der Lieferschein liefert Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Lieferadresse, Material, Menge und Einheit, Fahrzeug und die Nebenleistungen, die auf der Lieferung beruhen. Die Rechnungsposition liefert Preis, Betrag, Steuersatz und den Bezug auf Auftrag und Lieferschein. Die Fakturierung führt alle drei vom Wiegeschein zur Rechnung zusammen. Sie kann aber nur übernehmen, was vorher erfasst wurde.

Welche Lieferscheinangabe wo landet

Zwei Zeilen dieser Tabelle verursachen die meisten Rückweisungen: die Bestellnummer, die im Auftrag nie erfasst wurde, und die Einheit, die im Materialstamm als Freitext steht statt als Code. Beides sind Stammdatenfragen, die vor der Einführung bereinigt gehören.

Sammelrechnung: eine Position je Lieferschein oder je Sorte

Eine Sammelrechnung über vierzig Lieferungen lässt sich auf zwei Arten strukturieren. Entweder erhält jeder Lieferschein eine eigene Position mit Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Sorte, Menge und Betrag. Die Rechnung wird lang, aber jede Position ist ohne Anlage prüfbar. Oder die Positionen werden je Sorte und Baustelle zusammengefasst, und die Lieferscheine stehen als Liste in einer Anlage oder als eingebettetes Dokument. Beides ist mit der Norm vereinbar. Welche Form der Kunde braucht, hängt davon ab, wie seine Rechnungsprüfung arbeitet: Prüft sie gegen Lieferscheine, ist die erste Form richtig. Prüft sie gegen Bestellmengen je Sorte, passt die zweite. Die Gruppierung nach Kunde, Baustelle und Zeitraum bleibt davon unberührt.

Was in keiner Form fehlen darf, ist der Zeitraum: Eine Sammelrechnung nennt den Leistungszeitraum, und jede Position oder jede Lieferscheinzeile ihr Lieferdatum.

Datenqualität vor der Übergabe

Der Prüflauf der Fakturierung sollte E-Rechnungen an denselben Stellen prüfen, an denen die Systeme der Kunden prüfen. Die Bestellnummer muss vorhanden sein, wenn der Kunde sie verlangt, der Einheitencode muss gültig und der Steuersatz je Position gesetzt sein. Die Adresse des Käufers muss vollständig mit elektronischer Adresse vorliegen, und das Lieferdatum darf nicht nach dem Rechnungsdatum liegen. Die Summen aus Positionen, Zu- und Abschlägen müssen rechnerisch stimmen. Für Zu- und Abschläge muss ein Grund angegeben sein. Was der Prüflauf durchlässt, geht durch einen Validator, der die Datei gegen die Norm prüft. Die fertige Datei lässt sich vorab mit dem E-Rechnung-Check gegen die Norm prüfen.

Der Weg zurück: Vom Kunden zur Waage

Weist ein Kunde eine E-Rechnung zurück, ist die Rechnung nur das Symptom. Die Ursache liegt an einer der drei Ebenen, und sie wiederholt sich bei der nächsten Rechnung, wenn sie nicht dort behoben wird. Deshalb gehört zu jeder Rückweisung eine Zuordnung: Auftrag, Stammsatz, Waage, Fakturierung. Ein Werk, das seine Rückweisungen so auswertet, hat nach wenigen Monaten keine mehr. Ein Werk, das nur die Rechnung korrigiert, hat jeden Monat dieselben.

Das ist zugleich das stärkste Argument für den digitalen Lieferschein: Wenn Bestellnummer, Lieferdatum, Baustelle, Menge und Einheit an der Waage als Daten entstehen, sind sie in der E-Rechnung automatisch richtig.

Korrekturen und Gutschriften als E-Rechnung

Eine Rechnungskorrektur ist ebenfalls eine E-Rechnung und folgt denselben Regeln, mit einem zusätzlichen Element: dem Verweis auf die vorausgegangene Rechnung. Ohne diesen Verweis kann das System des Kunden die Korrektur nicht zuordnen, und die Buchhaltung des Kunden hat zwei Forderungen statt einer berichtigten. Bei Sammelrechnungen bleibt der Lieferscheinbezug auch in der Korrektur erhalten: Die korrigierte Position nennt den Lieferschein, auf den sie sich bezieht, und nur diesen. Wird eine Lieferung ganz zurückgenommen, erscheint sie mit negativer Menge oder in einem Beleg vom Typ Gutschrift, je nachdem, was mit dem Kunden vereinbart ist. Beide Wege sind im Datenmodell vorgesehen, und die beste Rechnungskorrektur bleibt die, die durch den Prüflauf gar nicht erst nötig wird.

Häufige Fragen zu E-Rechnung und Lieferschein

Muss der Lieferschein selbst in einem E-Rechnungsformat vorliegen?

Nein. Der Lieferschein ist kein Rechnungsdokument. Die Norm regelt die Rechnung. Der Lieferschein muss seine Angaben als Daten an die Fakturierung liefern und kann als Dokument angehängt werden.

Müssen Lieferscheine an die E-Rechnung angehängt werden?

Nicht zwingend. Der Bezug über die Lieferscheinnummer genügt, wenn der Kunde den Lieferschein anderweitig erhält, etwa im Kundenportal. Wünscht der Kunde die Anlage, wird das PDF des Lieferscheins als eingebettetes Dokument mitgegeben.

Welche Einheit gilt für Beton, welche für Schüttgut?

Die Einheit des Materialstamms, als Code nach der Codeliste, die die Norm vorsieht: Kubikmeter für Beton, Tonne für Schüttgut, Stück für Zusatzleistungen. Wichtig ist, dass Menge und Preis dieselbe Einheit tragen.

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