Einzelrechnung oder Sammelrechnung: Welche Abrechnung passt zu welchem Auftrag?

Ob eine Lieferung einzeln oder in einer Sammelrechnung abgerechnet wird, entscheidet nicht die Größe des Kunden, sondern vier Fragen: Wer prüft die Rechnung beim Kunden, wie ist der Auftrag aufgebaut, in welchem Rhythmus wird abgerechnet, und welche Belege sind noch ungeklärt. Wer diese Fragen je Kunde einmal beantwortet, hat eine Regel, die der Rechnungslauf von selbst anwendet. Wer sie offenlässt, entscheidet jeden Monat neu, und die Buchhaltung des Kunden bekommt jeden Monat ein anderes Bild.

Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferungen zu einer Rechnung zusammen und muss jede davon mit Lieferscheinnummer und Lieferdatum ausweisen. Hier geht es um die Entscheidung, wann welche Form passt, und um die Regeln, mit denen eine Fakturierung sie umsetzt.

Frage 1: Wer prüft die Rechnung beim Kunden?

Die Rechnung wird dort gelesen, wo sie geprüft wird, und das ist nicht immer die Buchhaltung. Prüft die Bauleitung, weil sie die Lieferungen ihrer Baustelle gegen die Bauabrechnung hält, passt eine Sammelrechnung je Baustelle: alle Lieferungen eines Zeitraums, nach Tag und Sorte sortiert, mit Summen je Sorte. Prüft eine zentrale Buchhaltung, die mehrere Baustellen und Bestellnummern verwaltet, passt eine Sammelrechnung je Kunde und Zeitraum mit Untergliederung nach Baustelle oder Bestellnummer, damit sie intern verteilt werden kann. Ist der Kunde ein Selbstabholer oder Privatkunde, passt die Einzelrechnung, oft als Barverkauf direkt an der Waage.

Die Antwort steht meist nicht im Vertrag, sondern ergibt sich aus den Rückfragen: Wer anruft, um eine Position zu klären, ist die Person, für die die Rechnung gebaut werden sollte.

Frage 2: Wie ist der Auftrag aufgebaut?

Ein Rahmenauftrag mit Abrufen über Monate ist die klassische Grundlage der Sammelrechnung: Die Lieferungen gehören erkennbar zusammen, die Konditionen sind einmal vereinbart, und der Kunde erwartet eine Abrechnung je Zeitraum. Ein Einzelauftrag über eine Fuhre ist die Grundlage der Einzelrechnung. Zwei Einzelaufträge desselben Kunden in derselben Woche lassen sich zwar zusammenfassen, aber nur, wenn der Kunde das will. Ein Projektauftrag mit Leistungspositionen, etwa aus einem Leistungsverzeichnis, verlangt eine Sammelrechnung je Auftrag oder je Position, weil der Kunde gegen das Leistungsverzeichnis prüft und nicht gegen Lieferscheine.

Nebenleistungen gehören in dieselbe Rechnung wie die Lieferung, auf die sie sich beziehen. Frachten, Wartezeiten und Zuschläge, die getrennt in Rechnung gestellt werden, sind die häufigste Ursache für Rückfragen.

Frage 3: In welchem Rhythmus wird abgerechnet?

Täglich, wöchentlich, je Dekade oder monatlich: Der Rhythmus ist ein Kompromiss zwischen dem Aufwand des Kunden, der weniger Rechnungen will, und dem Werk, das sein Geld nicht sechs Wochen nach der ersten Lieferung des Monats sehen will. Eine Monatsrechnung mit Zahlungsziel bedeutet für die ersten Lieferungen des Monats eine Vorfinanzierung über Wochen. Eine Dekadenabrechnung verkürzt sie, ohne den Kunden mit Tagesrechnungen zu belasten. Für Kunden mit Kreditlimit ist der Rhythmus zugleich ein Steuerungsinstrument, weil nicht abgerechnete Lieferungen das Limit belegen.

Der Rhythmus wird je Kunde hinterlegt, nicht je Rechnungslauf entschieden. Ein Rechnungslauf, der wöchentlich läuft, erzeugt dann für den einen Kunden Wochenrechnungen und für den anderen erst zum Monatsende eine Rechnung.

Frage 4: Welche Belege sind noch ungeklärt?

Ein Lieferschein ohne Kondition, mit offener Reklamation, ohne Bestätigung oder mit laufender Nachverwiegung darf eine Sammelrechnung nicht aufhalten, aber auch nicht hineinrutschen. Die Regel lautet: Ungeklärte Belege werden aus dem Lauf ausgeschlossen, bleiben sichtbar in einer Ausnahmeliste und laufen im nächsten Rechnungslauf mit, sobald sie geklärt sind. Der Kunde erhält eine Rechnung über das, was feststeht, und die Buchhaltung weiß, was noch offen ist.

Das setzt voraus, dass der Prüflauf Ausnahmen statt Belege zeigt: nicht fünfzig Lieferscheine zur Durchsicht, sondern die drei, die nicht in die Regel passen.

Gruppierungsregeln, die in jedem Fall gelten

Welche Lieferscheine auf eine Rechnung dürfen, bestimmt eine Reihe von Merkmalen, die übereinstimmen müssen. Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse, denn eine Rechnung hat einen Empfänger. Gesellschaft oder Mandant des Werks, weil eine Rechnung von einem Aussteller kommt. Währung und Steuersatzlogik. Darüber hinaus entscheidet die Kundenregel: Sammelrechnung je Baustelle, je Bestellnummer, je Auftrag oder je Kunde insgesamt, mit dem vereinbarten Zeitraum.

Innerhalb der Rechnung braucht es eine Ordnung, die der Prüfer beim Kunden erwartet: nach Baustelle, darin nach Lieferdatum, mit Zwischensummen je Baustelle oder Sorte und mit der Lieferscheinnummer an jeder Position. Ob dazu eine Lieferscheinliste als Anlage kommt oder die Lieferscheine im Kundenportal abrufbar sind, ist eine Absprache. Für E-Rechnungen ist die Lieferscheinnummer je Position der entscheidende Bezug.

Freigabe und Nachvollziehbarkeit

Eine Sammelrechnung mit fünfzig Positionen wird nicht Position für Position freigegeben, sondern über den Prüflauf: Der Lauf zeigt, welche Belege in die Regeln passen und welche nicht, eine benannte Person entscheidet über die Ausnahmen, und die Rechnung wird erzeugt. Nachvollziehbar bleibt sie, wenn jede Position auf ihren Lieferschein verweist, der Lieferschein seinen Abrechnungsstatus trägt und der Kunde beide im Kundenportal sehen kann.

Muss eine Position korrigiert werden, wird nicht die ganze Sammelrechnung storniert, sondern die Position mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung berichtigt.

Häufige Fragen zu Sammelrechnungen

Kann ein Kunde Einzel- und Sammelrechnungen nebeneinander bekommen?

Ja, wenn die Regel am Auftrag oder an der Baustelle hängt und nicht nur am Kunden. Ein Rahmenauftrag wird gesammelt abgerechnet, eine Sonderlieferung an eine andere Adresse einzeln.

Was passiert mit Lieferscheinen, die nach dem Rechnungslauf eintreffen?

Sie laufen im nächsten Lauf mit, mit ihrem tatsächlichen Lieferdatum. Eine Rechnung wird dafür nicht nachträglich geändert. Der Kunde erhält im Folgezeitraum eine Rechnung, die auch die Nachzügler enthält, erkennbar am Lieferdatum.

Muss die Sammelrechnung alle Lieferscheine als Anlage enthalten?

Nicht zwingend. Entscheidend ist, dass jede Position ihren Lieferschein nennt und der Kunde den Lieferschein bei Bedarf bekommt, als Anlage, per Portal oder auf Anfrage. Bei E-Rechnungen können Lieferscheine als eingebettete Dokumente mitgegeben werden, wenn der Kunde das wünscht.

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