Kreditlimit und Liefersperre direkt im Verkaufsprozess berücksichtigen

Ein Kreditlimit, das nur die Buchhaltung kennt, wirkt nicht. Es muss dort wirken, wo über eine Lieferung entschieden wird: beim Angebot, bei der Auftragsannahme, in der Disposition, an der Waage, im Rechnungslauf und im Mahnwesen. An jedem dieser sechs Momente stellt sich dieselbe Frage anders, und an jedem braucht es eine Antwort, die nicht aus einem Anruf in der Buchhaltung besteht. Eine Liefersperre ist dann keine Ausnahme mehr, die jemand am Freitagnachmittag improvisiert, sondern eine Regel mit einem geordneten Ausnahmeprozess.

Das Limit selbst ist eine Zahl: der Betrag, bis zu dem ein Kunde Lieferungen auf Rechnung erhält. Ausgeschöpft wird es nicht nur durch offene Rechnungen, sondern auch durch Lieferungen, die noch nicht abgerechnet sind, und durch Aufträge, die bereits zugesagt wurden. Wer nur die offenen Posten betrachtet, sieht das Limit zu spät.

Moment 1: Das Angebot

Beim Neukunden beginnt das Limit vor dem ersten Auftrag. Wer ein Angebot über mehrere Monate Lieferungen abgibt, sollte wissen, ob der Kunde auf Rechnung beliefert werden kann oder ob Vorkasse, Barzahlung oder eine Sicherheit vereinbart wird. Die Bonitätsprüfung ist Sache des Vertriebs oder der Buchhaltung. Das Ergebnis, ein Limit oder eine Zahlungsart, gehört an den Kundenstamm, bevor der Auftrag angelegt wird. Bei Bestandskunden zeigt das Angebot, ob der neue Auftrag zusammen mit den laufenden noch ins Limit passt. TBVertrieb führt Angebote und Auftragsbestätigungen mit Wiedervorlagen in klaren Strukturen und ist in die Fakturierung TBFakt und TBRegio integriert, sodass die Kundendaten aus einem Bestand kommen.

Moment 2: Die Auftragsannahme

Der wichtigste Moment. Bei der Anlage eines Auftrags wird geprüft, was das Limit heute belastet: offene Rechnungen, nicht abgerechnete Lieferscheine, zugesagte Aufträge, und dazu der Wert des neuen Auftrags. Liegt die Summe über dem Limit, gibt es zwei Reaktionen: eine Warnung, die den Sachbearbeiter entscheiden lässt, oder eine Sperre, die eine Freigabe verlangt. Welche Reaktion bei welcher Überschreitung gilt, ist eine Regel je Kundengruppe, nicht eine Entscheidung im Einzelfall. Und die Reaktion muss beim Kunden ankommen, bevor er die Lieferung erwartet: „Wir können den Auftrag annehmen, sobald die Rechnung vom Vormonat ausgeglichen ist“ ist am Montag ein normales Gespräch und am Liefertag ein Konflikt.

Moment 3: Die Disposition

Ein gesperrter Kunde darf nicht auf der Plantafel stehen. Die Sperre muss in der Disposition sichtbar sein, sodass kein Auftrag eingeplant wird, der an der Waage scheitert, und eine Freigabe muss dort ebenso sichtbar sein, sonst wird angerufen. Für die Disposition ist das Limit kein kaufmännisches Thema, sondern ein Kapazitätsthema: Ein Fahrzeug, das beladen an der Waage steht und nicht fahren darf, fehlt bei der nächsten Tour.

Moment 4: Die Waage

Bei Selbstabholern und bei Abholungen durch Fremdspediteure ist die Waage der Ort, an dem die Sperre zuletzt greifen kann. Zwei Fälle sind zu unterscheiden. Ein bekannter Kunde mit gültigem Auftrag, der zwischen Auftragsannahme und Abholung gesperrt wurde: Die Sperre muss an der Waage sichtbar sein, mit einer klaren Handlung für das Waagepersonal, etwa Rückfrage beim Vertrieb oder Umstellung auf Barzahlung. Ein Selbstabholer ohne Auftrag am Terminal: Die Berechtigung wird an der Selbstbedienungswaage vor der Wiegung geprüft, und ein gesperrter Kunde erhält keinen Vorgang, sondern einen Hinweis.

Die Waage ist der ungünstigste Ort für die Sperre, weil dort ein Fahrzeug wartet. Je besser die Momente 2 und 3 funktionieren, desto seltener greift Moment 4.

Moment 5: Der Rechnungslauf

Das Limit verändert sich mit jeder Rechnung und jeder Zahlung. Lieferungen, die geliefert, aber nicht abgerechnet sind, belasten es, ohne dass der Kunde zahlen könnte. Ein Rechnungsrhythmus, der Lieferungen wochenlang ungeschrieben lässt, erhöht das Risiko und verlängert die Sperre. Wer bei Kunden mit knappem Limit häufiger abrechnet, gibt ihnen die Möglichkeit, das Limit durch Zahlung freizumachen. Der Abrechnungsrhythmus wird damit zur Regel je Kunde.

Moment 6: Mahnwesen und Zahlungseingang

Zahlungseingänge geben das Limit frei, Mahnstufen verschärfen die Sperre. Beides entsteht in der Finanzbuchhaltung und muss zurück in den Verkaufsprozess: Eine Zahlung, die nur in der Buchhaltung bekannt ist, lässt den Kunden gesperrt, obwohl er bezahlt hat. Eine Mahnstufe, die der Vertrieb nicht sieht, führt zur nächsten Lieferung an einen Kunden, der die letzte nicht bezahlt. Der Rückfluss von Zahlungseingängen und offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung ist deshalb Teil des Limits, nicht Sache der Buchhaltung allein.

Die sechs Momente im Überblick

Der Ausnahmeprozess

Eine Sperre ohne Ausnahmeprozess wird umgangen, weil das Geschäft weitergeht. Der Prozess braucht vier Elemente: eine benannte Person mit Freigaberecht und eine Vertretung, eine Freigabe mit Grund, Betrag oder Fuhre und Befristung, ein Protokoll, wer wann was freigegeben hat, und die Unterscheidung zwischen Einzelfreigabe und Limiterhöhung. Wer dreimal im Monat freigibt, hat ein falsches Limit, keinen schwierigen Kunden. Ein Vier-Augen-Prinzip ab einer bestimmten Höhe schützt die Person, die freigibt, ebenso wie das Werk.

Was die Software dafür können muss

Das Limit lebt von Daten aus drei Systemen: offene Posten und Zahlungen aus der Finanzbuchhaltung, nicht abgerechnete Lieferscheine aus Wiegesoftware und Fakturierung, zugesagte Aufträge aus Auftragsbearbeitung oder Disposition. Die Ausnutzung muss aus diesen Quellen zusammengerechnet werden, das Sperrkennzeichen an allen sechs Momenten sichtbar sein, und Freigaben müssen protokolliert werden. Ob und an welchen Stellen die eingesetzten Systeme das prüfen, gehört zu den Fragen bei der Auswahl der Fakturierungssoftware.

Häufige Fragen zu Kreditlimit und Liefersperre

Sollte das Limit auch für Barzahler gelten?

Nein. Wer bei Übergabe zahlt, belastet kein Limit. Sinnvoll ist, gesperrte Kunden an der Waage auf Barzahlung umzustellen, statt sie ohne Material wegzuschicken.

Wer legt das Limit fest?

Die Buchhaltung oder die Geschäftsführung legt das Limit anhand von Bonität, Zahlungsverhalten und erwartetem Umsatz fest. Der Vertrieb wird gehört, entscheidet aber nicht allein, weil er das Interesse am Umsatz hat.

Was ist mit Konzernkunden mit mehreren Baustellen?

Das Limit gilt für den Rechnungsempfänger, nicht für die Baustelle. Mehrere Baustellen desselben Kunden teilen sich ein Limit. Die Ausnutzung wird über alle Aufträge zusammengerechnet.

So geht es weiter