Faktura, Finanzbuchhaltung und DATEV verbinden
Vier Datenflüsse verbinden Fakturierung und Finanzbuchhaltung: Buchungsstapel, Belegbilder, Zahlungseingänge und Stammdaten. Richtung, Auslöser und Prüfpunkt je Fluss und die Abstimmung zum Monatsende.
Zwischen Fakturierung und Finanzbuchhaltung laufen vier Datenflüsse, und nur einer davon ist die Rechnung. Buchungen gehen in die Buchhaltung, Belegbilder gehen mit, Zahlungseingänge kommen zurück, und Stammdaten müssen auf beiden Seiten dieselben sein. Wer nur den ersten Fluss einrichtet, hat eine Buchhaltung, die zwar alle Rechnungen kennt, aber ein Werk, das nicht weiß, wer bezahlt hat.
Ob die Finanzbuchhaltung im Haus läuft oder beim Steuerberater mit DATEV, ändert an den vier Flüssen nichts. Es ändert den Weg, auf dem sie transportiert werden, und den Rhythmus. Die Anbindung ist eine der Schnittstellen, die in der Schnittstellenlandkarte eines Werks stehen sollten.
- Buchungsstapel: Rechnungen in die Buchhaltung
Jede Rechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift wird zu Buchungssätzen mit Debitor, Erlöskonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle und Belegnummer. Der Stapel geht täglich, wöchentlich oder je Rechnungslauf.
- Belegbilder: Dokumente zur Buchung
Zur Buchung gehört der Beleg: das Rechnungs-PDF oder bei E-Rechnungen die strukturierte Datei. Er wird mit der Buchung verknüpft, damit Buchhaltung und Prüfer ihn aufrufen können.
- Zahlungseingänge: zurück in die Fakturierung
Offene Posten, Zahlungen, Skonti, Teilzahlungen und Mahnstufen entstehen in der Buchhaltung und müssen zurück, damit Vertrieb und Waage den Stand eines Kunden kennen.
- Stammdaten: ein Debitor je Kunde
Kundennummer und Debitorennummer müssen zueinander passen, Neuanlagen an einer Stelle erfolgen, Änderungen an Adresse oder Steuermerkmalen auf beiden Seiten ankommen.
Datenfluss 1: Der Buchungsstapel
Ein Buchungssatz braucht mehr, als auf der Rechnung steht: das Debitorenkonto des Kunden, das Erlöskonto je Material- oder Leistungsart, den Steuerschlüssel je Steuersatz, die Kostenstelle oder das Werk bei mehreren Standorten, die Rechnungsnummer als Belegfeld, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum. Diese Zuordnungen werden einmal in der Fakturierung hinterlegt: Welches Material auf welches Erlöskonto bucht, welche Gesellschaft welchen Kontenrahmen nutzt. Danach entsteht der Stapel ohne Handarbeit.
Der Stapel wird als Datei oder über eine Schnittstelle übergeben, bei DATEV üblicherweise als Buchungsstapel im DATEV-Format oder über die Datenservices, je nachdem, was der Steuerberater vorgibt. Zwei Regeln gelten für jeden Weg: Eine Rechnung wird genau einmal übergeben, erkennbar an einem Übergabekennzeichen in der Fakturierung, und eine Rechnungskorrektur wird als eigener Beleg mit Bezug übergeben, nicht als Änderung der ursprünglichen Buchung.
Datenfluss 2: Die Belegbilder
Die Buchhaltung braucht zur Buchung den Beleg, und der Prüfer später auch. Bei Papier- und PDF-Rechnungen ist das ein Bild der Rechnung. Bei E-Rechnungen ist die strukturierte Datei das Original, und das Sichtformat ist Beiwerk. Die Belegbilder werden mit der Buchung verknüpft, entweder über ein Belegarchiv der Buchhaltungssoftware, etwa das Belegwesen von DATEV Unternehmen online, oder über das Dokumentenarchiv des Werks, aus dem die Buchhaltung den Beleg anhand der Rechnungsnummer aufruft. Wichtig ist, dass es einen Ort gibt, an dem die Rechnung im Original liegt, und dass beide Seiten ihn kennen. Bei TBSoft legt TBArchiv den Belegausgang der Fakturierung strukturiert ab und findet Belege nach beliebigen Kriterien.
Datenfluss 3: Die Zahlungseingänge
Der Fluss, der am häufigsten fehlt. Ohne Rückmeldung aus der Buchhaltung weiß die Fakturierung nicht, welche Rechnung bezahlt ist, der Vertrieb kennt die offenen Posten nur vom Anruf, und ein Kreditlimit lässt sich nicht berechnen. Zurück müssen: der Zahlungsstatus je Rechnung mit Datum und Betrag, Skontoabzüge, Teilzahlungen, Mahnstufen und die Liste der offenen Posten je Kunde.
Damit stellt sich die Frage, wo das Mahnwesen läuft: in der Buchhaltung, die die Zahlungen sieht, oder in der Fakturierung, die den Kunden kennt. Beides ist üblich. Entscheidend ist, dass es nur einen Ort gibt und die andere Seite den Stand erfährt, denn Kreditlimit und Liefersperre hängen an genau diesen Zahlen.
Datenfluss 4: Die Stammdaten
Jeder Kunde in der Fakturierung braucht ein Debitorenkonto in der Buchhaltung. Die Zuordnung ist am einfachsten, wenn Kundennummer und Debitorennummer identisch sind oder nach einer festen Regel auseinander hervorgehen. Neue Kunden werden an einer Stelle angelegt, meist in der Fakturierung oder im ERP-System, und an die Buchhaltung übergeben, Änderungen an Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Zahlungsbedingungen ebenso. Bei mehreren Gesellschaften oder Mandanten wiederholt sich das je Gesellschaft, und die Fakturierung muss wissen, welche Rechnung zu welchem Mandanten gehört. TBFakt und TBRegio sind für Abrechnungsstrukturen mit mehreren Werken, Gesellschaften oder Mandanten ausgelegt.
Die vier Flüsse mit Prüfpunkten
| Datenfluss | Richtung | Auslöser | Prüfpunkt zum Monatsende |
|---|---|---|---|
| Buchungsstapel | Fakturierung an Buchhaltung | Rechnungslauf oder fester Rhythmus | Summe der Rechnungen je Periode gleich Summe der Buchungen, keine Rechnung ohne Übergabekennzeichen |
| Belegbilder | Fakturierung oder Archiv an Buchhaltung | Mit dem Buchungsstapel | Jede Buchung hat einen aufrufbaren Beleg, E-Rechnungen als Originaldatei |
| Zahlungseingänge | Buchhaltung an Fakturierung | Kontoauszug, Mahnlauf | Offene Posten in beiden Systemen identisch, keine bezahlten Rechnungen in der Mahnliste |
| Stammdaten | Führendes System an das andere | Neuanlage, Änderung | Jeder Kunde mit Umsatz hat ein Debitorenkonto, keine Dubletten |
Die Abstimmung zum Monatsende
Die einfachste Kontrolle ist eine Summe: Die Rechnungen einer Periode in der Fakturierung müssen den Buchungen derselben Periode in der Buchhaltung entsprechen, je Gesellschaft und je Steuersatz. Differenzen haben wenige Ursachen: eine Rechnung ohne Übergabe, eine doppelt übergebene Korrektur, eine Rundungsdifferenz bei der Steuer, ein Beleg mit falschem Datum an der Periodengrenze. Eine Abstimmliste, die diese Fälle nennt, spart am Monatsende Stunden. Sie sollte aus der Fakturierung kommen, nicht aus einer Tabelle.
Steuerberater oder eigene Buchhaltung
Läuft die Buchhaltung beim Steuerberater, bestimmt dieser Format und Rhythmus: Buchungsstapel und Belege in einem vereinbarten Takt, offene Posten und Zahlungen zurück nach dem Buchen der Kontoauszüge. Der Rhythmus ist dann meist wöchentlich oder monatlich, und das Werk muss damit leben, dass Zahlungsstände einige Tage alt sind. Für das Kreditlimit ist das bei der Regel zu berücksichtigen. Läuft die Buchhaltung im Haus, kann die Übergabe täglich erfolgen, und Zahlungen sind am Folgetag in der Fakturierung sichtbar.
In beiden Fällen gilt: Die Anbindung wird anhand der konkreten Systeme geklärt, nicht anhand einer Liste. TBFakt und TBRegio übergeben Fakturierungsdaten über abgestimmte Schnittstellen an die vorhandene Finanzbuchhaltung. Welcher Weg für DATEV oder eine andere Buchhaltung passt, wird mit dem Steuerberater oder der Buchhaltung des Werks festgelegt und vor dem Produktivstart mit einem Monatsabschluss getestet.
Häufige Fragen zur Verbindung von Faktura und Finanzbuchhaltung
Muss die Fakturierung eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle haben?
Es gibt verschiedene Wege, Daten an DATEV zu übergeben, vom Buchungsstapel im DATEV-Format bis zu den Datenservices. Welcher passt, hängt davon ab, wie der Steuerberater arbeitet. Entscheidend ist, dass die Anbindung mit dem konkreten Steuerberater getestet wurde, nicht welches Etikett sie trägt.
Wer pflegt die Debitoren?
Das führende System, in der Regel die Fakturierung oder das ERP-System, und die Buchhaltung übernimmt. Zwei Pflegestellen erzeugen Dubletten, die sich in der Abstimmung als Differenzen zeigen.
Wie kommen Rechnungskorrekturen in die Buchhaltung?
Als eigene Belege mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, im nächsten Buchungsstapel. Die ursprüngliche Buchung bleibt unverändert. Die Korrektur bucht gegen.
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