Rechnungskorrekturen und Gutschriften reduzieren
Jede Rechnungskorrektur ist ein Prozessfehler, der vor der Rechnung entstanden ist. Zehn Ursachen mit Entstehungsort und Vermeidung, der Unterschied zwischen Korrektur, Storno und Gutschrift, die Korrekturquote.
Eine Rechnungskorrektur ist selten ein Fehler der Fakturierung. Sie ist ein Fehler, der Tage oder Wochen vorher entstanden ist, im Auftrag, im Stammsatz, an der Waage oder in einer Vereinbarung, die niemand ins System übertragen hat. Wer Korrekturen und Gutschriften reduzieren will, sucht deshalb nicht in der Rechnung, sondern an der Stelle, an der die falsche Angabe in den Vorgang kam. Zehn Ursachen decken in den meisten Werken fast alle Fälle ab.
Jede Korrektur kostet zweimal: einmal die Arbeit im Werk, einmal das Vertrauen des Kunden, dessen Buchhaltung die Rechnung bereits gebucht hatte. Die Kosten dafür bucht niemand, aber sie sind da, wie die verdeckten Kosten der manuellen Disposition.
Zehn Ursachen und wo sie entstehen
| Ursache | Entsteht in | Vermeidung vor der Rechnung |
|---|---|---|
| Falscher Rechnungsempfänger oder falsche Rechnungsadresse | Kundenstamm, Auftrag | Rechnungsempfänger am Auftrag festlegen und Dubletten im Kundenstamm bereinigen |
| Falsche Baustelle auf dem Lieferschein | Auftrag, Waage | Lieferung nur auf angelegte Baustellen, Auswahl an der Waage aus dem Auftrag, nicht als Freitext |
| Kondition fehlt oder veralteter Preis | Kundenvereinbarung, Konditionspflege | Konditionen mit Gültigkeit pflegen und Belege ohne gültige Kondition im Prüflauf sperren |
| Falsche Menge durch veraltete oder falsche Tara | Waage | Tara mit Prüfregel und Ablaufdatum pflegen und Anhängerwechsel erfassen |
| Lieferschein doppelt abgerechnet | Fakturierung, Schnittstelle | Abrechnungsstatus am Lieferschein, Übernahme mit eindeutiger Nummer, keine doppelte Übertragung |
| Zuschlag ohne Grundlage oder fehlender Zuschlag | Auftrag, Telematik, Regel | Auslöser, Datenquelle und Nachweis je Zuschlag festlegen und Zeiten aus dem Prozess übernehmen |
| Fracht falsch: ab Werk statt frei Baustelle oder umgekehrt | Auftrag | Frachtregel am Auftrag, nicht am Kunden, Abholung an der Waage als eigener Fall |
| Bestellnummer des Kunden fehlt, Rechnung wird zurückgewiesen | Auftrag | Bestellnummer als Pflichtfeld für Kunden, die sie verlangen, mit Prüfung im Rechnungslauf |
| Strittiger Beleg in der Sammelrechnung | Reklamation, Rechnungslauf | Ungeklärte Belege aus dem Lauf ausschließen und in einer Ausnahmeliste führen |
| Rückwirkend geänderter Satz, etwa bei indexgebundenen Zuschlägen | Konditionspflege | Sätze mit Gültigkeit versionieren, nie überschreiben |
Drei dieser Ursachen verdienen einen näheren Blick, weil sie in fast jedem Werk die Liste anführen.
Die falsche Baustelle
Die häufigste Korrektur in Werken mit Bauunternehmen als Kunden: Der Lieferschein nennt eine Baustelle, die der Kunde nicht kennt, weil sie an der Waage anders geschrieben, neu angelegt oder verwechselt wurde. Die Rechnung landet in der falschen Bauabrechnung, und der Kunde weist sie zurück. Die Vermeidung liegt nicht in der Fakturierung, sondern bei den Stammdaten und an der Waage: Baustellen werden als Stammdaten im Auftrag angelegt und an der Waage ausgewählt, nicht eingetippt.
Die fehlende oder veraltete Kondition
Ein Lieferschein ohne Kondition zum Lieferdatum erzeugt entweder eine Rechnung mit altem Preis oder eine Position, die jemand von Hand bewertet. Beides führt zur Korrektur, sobald der Kunde die Vereinbarung heraussucht. Die Vermeidung ist eine Regel im Prüflauf vor dem Rechnungslauf: Belege ohne gültige Kondition werden nicht abgerechnet, sondern bleiben in der Ausnahmeliste, bis die Kondition gepflegt ist.
Die falsche Menge
Mengenkorrekturen entstehen fast immer an der Waage: eine gespeicherte Tara, die nicht mehr stimmt, ein Anhänger, der gewechselt wurde, eine manuelle Eingabe mit Zahlendreher. Die Vermeidung liegt in Prüfregeln vor dem Abschluss der Wiegung und in einem Korrekturprozess, der den ursprünglichen Vorgang erhält.
Korrektur, Storno oder Gutschrift
Die Begriffe werden im Alltag vermischt, bezeichnen aber Verschiedenes. Eine Rechnungskorrektur berichtigt eine bereits gestellte Rechnung: mit Bezug auf deren Nummer, mit dem berichtigten Betrag oder der berichtigten Position und mit dem Grund. Ein Storno hebt die Rechnung vollständig auf. Eine neue Rechnung folgt, wenn die Lieferung trotzdem abzurechnen ist. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist etwas anderes: die Abrechnung durch den Leistungsempfänger, etwa wenn ein Werk die Frachten eines Spediteurs per Gutschriftverfahren abrechnet. Ein Korrekturbeleg an den Kunden sollte deshalb als Rechnungskorrektur bezeichnet werden und die ursprüngliche Rechnungsnummer nennen, damit er nicht mit einer Gutschrift im steuerlichen Sinn verwechselt wird.
Für Sammelrechnungen gilt zusätzlich: Eine einzelne falsche Position wird als Teilkorrektur berichtigt, nicht durch Storno der gesamten Rechnung mit fünfzig Positionen.
Korrekturen richtig durchführen
Wenn eine Korrektur nötig ist, gilt eine feste Reihenfolge. Die Ursache wird festgestellt und dem Vorgang zugeordnet: Auftrag, Stammsatz, Wiegung, Kondition. Die Korrektur erhält Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, einen Grund und eine verantwortliche Person. Der Lieferschein bleibt, wie er war. Korrigiert wird die Abrechnung, nicht der Nachweis der Lieferung. War die Lieferung selbst falsch dokumentiert, folgt der Korrekturprozess an der Waage. Der Kunde erhält die Korrektur auf demselben Weg wie die Rechnung, und im Kundenportal ist die berichtigte Fassung als solche erkennbar. Zuletzt wird die Ursache abgestellt: der Stammsatz bereinigt, die Kondition gepflegt, die Regel ergänzt.
Bei TBFakt und TBRegio entstehen Rechnungen und Gutschriften aus den übernommenen Lieferscheindaten mit Plausibilitätsprüfungen auf mehreren Ebenen. Welche Regeln greifen, wird je Artikel, Werk, Kunde und Leistung konfiguriert. Die Korrektur bleibt dabei ein Beleg mit Bezug, und die Übergabe an die Finanzbuchhaltung führt ihn als solchen.
Häufige Fragen zu Rechnungskorrekturen
Darf eine falsche Rechnung einfach neu ausgestellt werden?
Nicht ohne Bezug. Die ursprüngliche Rechnung ist in der Welt und beim Kunden gebucht. Eine zweite Rechnung ohne Storno oder Korrektur der ersten erzeugt beim Kunden zwei Forderungen. Storno oder Korrektur mit Bezug, dann gegebenenfalls eine neue Rechnung.
Wie lange nach der Rechnung ist eine Korrektur sinnvoll?
Solange Ansprüche aus der Lieferung bestehen, ist sie möglich. Sinnvoll ist sie so früh wie möglich, weil jede Woche die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Kunde die Rechnung bereits verarbeitet hat. Ein Prüflauf vor der Rechnung ist deshalb billiger als jede Korrektur danach.
Muss der Kunde die Korrektur bestätigen?
Nicht formal, aber er muss sie erhalten und zuordnen können. Deshalb der Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, der Grund und die gleiche Übermittlung wie bei der Rechnung.
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