Rollen und Rechte in Wiege-, Dispositions- und Fakturasoftware

Rechte werden nicht Personen zugewiesen, sondern Rollen, und Rollen werden nicht aus der Software abgeleitet, sondern aus dem Werk: Wer an der Waage steht, wer disponiert, wer Rechnungen freigibt, wer die Stammdaten verantwortet. Wo das umgekehrt läuft und jede Person bekommt, was sie gerade braucht, entstehen nach zwei Jahren Konten, die alles dürfen, und niemand weiß mehr, warum. Ein Rollenmodell ist deshalb kein IT-Thema, sondern die Beschreibung, wer im Werk wofür verantwortlich ist.

Die acht Rollen unten kommen in fast jedem Baustoffwerk vor, wenn auch manchmal in einer Person vereint. Entscheidend ist, dass die Rollen getrennt beschrieben sind, auch wenn sie am Anfang dieselbe Person trägt. Sobald das Werk wächst, werden sie getrennt vergeben.

Vier Rechtearten

Bevor Rollen beschrieben werden, braucht es ein gemeinsames Vokabular. Jede Funktion in Wiege-, Dispositions- und Fakturasoftware lässt sich mit vier Rechtearten beschreiben.

• Sehen

  Vorgänge, Belege oder Stammdaten anzeigen und auswerten, ohne etwas zu verändern. Die Grundlage jeder Rolle und die einzige Rechteart, die großzügig vergeben werden darf.

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  Anlegen

  Neue Vorgänge, Aufträge, Stammsätze oder Belege erzeugen. Wer anlegen darf, schafft Fakten. Deshalb gehört zum Anlegen eine Regel, was geprüft wird.

• Ändern

  Bestehende Daten verändern. Bei Bewegungsdaten wie Wiegungen und Lieferscheinen heißt Ändern immer: mit Protokoll, Grund und erhaltenem Ursprung.

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  Freigeben

  Einen Vorgang verbindlich machen: Rechnungslauf starten, Korrektur bestätigen, Stammdatenänderung annehmen, Liefersperre aufheben. Die knappste Rechteart, an wenige Rollen gebunden.

Rolle 1: Waagepersonal

Sieht Aufträge, Fahrzeuge, Kunden und Materialien, legt Wiegevorgänge und Lieferscheine an, ändert offene Vorgänge bis zum Abschluss und korrigiert abgeschlossene nur mit Grund und Protokoll. Ändert keine Konditionen, gibt keine Rechnungen frei, legt keine Kunden an, außer das Werk sieht für Barverkäufe eine eingeschränkte Anlage vor.

Rolle 2: Disposition

Sieht Aufträge, Fahrzeuge, Status und Positionen, legt Touren und Zeitfenster an, ändert Aufträge in den Grenzen der Vereinbarung, etwa Lieferzeit und Fahrzeug, aber nicht Preis oder Rechnungsempfänger. Gibt Lieferungen an gesperrte Kunden nicht frei – das tut der Vertrieb.

Rolle 3: Fahrer und Fremdspediteur

Sieht die eigenen Aufträge mit Baustelle, Material und Zeitfenster, meldet Status und Ablieferung zurück, fügt Fotos hinzu. Sieht keine Preise, keine anderen Fahrzeuge, keine Kundendaten über den Auftrag hinaus. Der Fremdspediteur erhält in der mobilen App denselben Zuschnitt für seine Fahrzeuge, ohne Zugriff auf interne Daten des Werks.

Rolle 4: Verkaufsinnendienst und Auftragsannahme

Sieht Kunden, Konditionen und offene Posten, legt Aufträge und Baustellen an, ändert Aufträge vollständig, pflegt Konditionen in den Grenzen der Vereinbarung und gibt Ausnahmen beim Kreditlimit frei, wenn das Werk diese Freigabe hier verortet. Ändert keine Wiegungen und startet keinen Rechnungslauf.

Rolle 5: Fakturierung

Sieht alle Lieferscheine mit Abrechnungsstatus, Konditionen und Rechnungen, führt den Prüflauf durch, bearbeitet Ausnahmen und legt Rechnungskorrekturen an. Die Freigabe des Rechnungslaufs und die Freigabe von Korrekturen über einer festgelegten Höhe liegen bei einer zweiten Person. Das ist die erste Stelle des Vier-Augen-Prinzips.

Rolle 6: Buchhaltung

Sieht Rechnungen, Zahlungen, offene Posten und Mahnstufen, pflegt Zahlungseingänge, wenn sie nicht aus der Finanzbuchhaltung zurückkommen, und setzt Liefersperren nach Regel. Ändert keine Lieferscheine und keine Konditionen.

Rolle 7: Geschäftsführung und Werksleitung

Sieht alles, ändert wenig. Einblick in Auswertungen, Statistiken, Deckungsbeiträge und Auslastung, dazu Freigaben bei Limiterhöhungen, Stammdatenlöschungen oder Korrekturen oberhalb der Grenze. Eine Rolle mit vielen Sehrechten und wenigen Änderungsrechten ist kein Misstrauen, sondern Schutz: Wer alles darf, ist im Protokoll immer Verdächtiger.

Rolle 8: Administration

Legt Benutzer an, weist Rollen zu, pflegt Konfiguration, Belegvorlagen, Druckziele und Schnittstellen. Sieht Vorgänge, ändert sie aber nicht. Die Trennung zwischen dem Konto, das Rechte vergibt, und dem Konto, das Vorgänge bearbeitet, gehört zu den Grundregeln. Bei kleinen Werken übernimmt der Anbieter oder ein IT-Dienstleister diese Rolle im Rahmen der Betreuung.

Für Kunden im Portal gilt ein eigenes Modell aus Unternehmen, Standorten und Personen.

Das Vier-Augen-Prinzip an drei Stellen

Drei Vorgänge sollten in jedem Werk zwei Personen brauchen: die Korrektur einer abgeschlossenen Wiegung oder eines Lieferscheins oberhalb einer Mengen- oder Betragsgrenze, die Freigabe des Rechnungslaufs und von Rechnungskorrekturen oberhalb einer Grenze, und Änderungen an Stammdaten mit Wirkung auf die Abrechnung, insbesondere Konditionen und Rechnungsempfänger. Die Grenzen legt das Werk fest. Die Software muss sie abbilden können, indem sie den zweiten Schritt einer anderen Rolle zuordnet und beides protokolliert. Ein Vier-Augen-Prinzip, das per Zuruf funktioniert, ist keines.

Pflege: Eintritt, Wechsel, Austritt

Ein Rollenmodell veraltet mit der ersten Personalveränderung, wenn es keine Pflege gibt. Beim Eintritt erhält eine Person ihre Rolle, nicht die Rechte ihres Vorgängers. Beim Wechsel innerhalb des Werks wird die alte Rolle entzogen, bevor die neue vergeben wird. Die häufigste Ursache für Konten, die alles dürfen, ist der Wechsel von der Waage in die Fakturierung mit Beibehaltung der Waagenrechte. Beim Austritt wird das Konto am letzten Arbeitstag gesperrt, nicht gelöscht, damit das Protokoll die Person weiter nennen kann. Einmal im Jahr prüft die Werksleitung mit der Administration die Liste aller Konten und Rollen. Das dauert eine Stunde und findet regelmäßig Konten von Personen, die seit Monaten nicht mehr im Werk sind.

Bei TBSoft ordnet eine rollenbasierte Rechteverwaltung in TBScale den Benutzern die benötigten Funktionen und Zugriffe zu, sodass Tätigkeiten in Annahme, Verwiegung, Verwaltung und Auswertung nach Verantwortlichkeit getrennt werden. Die Rechtevergabe ist je Benutzer und Funktion abgestuft. In der Fakturierung sind TBFakt und TBRegio für Strukturen mit mehreren Werken, Gesellschaften oder Mandanten ausgelegt, bei denen Berechtigungen und Abläufe entsprechend organisiert werden.

Häufige Fragen zu Rollen und Rechten

Wie viele Rollen braucht ein kleines Werk?

So viele, wie es Verantwortlichkeiten gibt, auch wenn mehrere auf eine Person fallen. Eine Person mit den Rollen Waage und Fakturierung ist in Ordnung, ein Konto mit allen Rechten ohne Rollenbezug nicht.

Sollte der Anbieter ein Administratorkonto behalten?

Für Support und Updates ist ein Zugang üblich, mit Protokoll und nach Absprache. Er sollte kein Konto sein, das im Tagesgeschäft Vorgänge bearbeitet, und er gehört in die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Wer darf Stammdaten löschen?

Am besten niemand. Stammdaten werden deaktiviert, nicht gelöscht, weil Belege auf sie verweisen. Wo Löschen technisch möglich ist, gehört es zur Geschäftsführung mit Vier-Augen-Prinzip.

So geht es weiter