Kundenportal für Baustofflieferungen: Welche Informationen Kunden wirklich brauchen
Polier, Bauleitung, Einkauf, Buchhaltung und Fremdspediteur brauchen aus einem Kundenportal unterschiedliche Informationen zu Baustofflieferungen. Welche das sind und wie Belege nach Baustelle gefunden werden.
Ein Kundenportal für Baustofflieferungen wird nicht von „dem Kunden“ genutzt, sondern von fünf verschiedenen Personen mit fünf verschiedenen Fragen: dem Polier, der Bauleitung, dem Einkauf, der Buchhaltung und dem Fremdspediteur. Wer das Portal für eine dieser Rollen baut, enttäuscht die anderen vier. Wer alle fünf mit allem versorgt, überfrachtet es. Die Kunst liegt darin, je Rolle das Richtige zu zeigen und die Suche so zu bauen, wie auf der Baustelle gesucht wird: nach Baustelle und Tag, nicht nach Belegnummer.
Ein Kundenportal hängt an Wiegesoftware, Fakturierung und Archiv. In der Baustoffbranche kommen Besonderheiten hinzu: mehrere Baustellen je Kunde, viele Lieferungen je Tag, wechselnde Ansprechpartner und Belege, die in der Bauabrechnung des Kunden weiterverwendet werden.
Was der Polier braucht
Der Polier steht auf der Baustelle und will wissen, ob die bestellte Menge angekommen ist und was noch kommt. Für ihn zählt die Tagesansicht der Baustelle: welche Lieferscheine heute, mit welcher Sorte, welcher Menge, welchem Fahrzeug und welcher Ankunftszeit. Er braucht keine Rechnungen und keine Konditionen. Er braucht den Lieferschein zu der Fuhre, die gerade abgeladen hat, und die Summe des Tages, um sie mit seiner Bestellung zu vergleichen.
Für den Polier ist das Portal nur brauchbar, wenn der Lieferschein kurz nach der Verladung sichtbar ist, nicht am Abend nach einem Sammellauf. Ein digitaler Lieferschein, der an der Waage entsteht und über die Portalanbindung bereitgestellt wird, erfüllt das.
Was die Bauleitung braucht
Die Bauleitung führt mehrere Baustellen und rechnet gegenüber dem eigenen Auftraggeber ab. Sie braucht Mengen je Baustelle und Zeitraum, nach Sorte, und die Lieferscheine als Nachweis für die Bauabrechnung. Ihre typische Suche lautet: alle Lieferungen für die Baustelle Nordring im Juli, Sorte Frostschutz, als Liste mit Summen und als Belegstapel. Dazu will sie sehen, welche Lieferungen bereits abgerechnet sind und welche noch offen.
Für sie ist die Baustellenzuordnung entscheidend. Ein Lieferschein, der auf eine falsche oder ungenaue Baustelle gebucht wurde, landet in der falschen Abrechnung. Die Baustellenstammdaten entscheiden hier mehr als das Portal.
Was der Einkauf braucht
Der Einkauf hat den Rahmenvertrag verhandelt und will prüfen, ob die Lieferungen dem Vertrag entsprechen: Mengen je Zeitraum gegen den Abruf, Konditionen auf der Rechnung gegen die Vereinbarung, Zuschläge mit Begründung. Er sucht nach Bestellnummer und Auftragsnummer, nicht nach Baustelle, weil seine Systeme so organisiert sind. Für ihn ist die Bestellnummer des Kunden auf jedem Lieferschein die wichtigste Angabe.
Was die Buchhaltung des Kunden braucht
Die Buchhaltung prüft Rechnungen. Sie braucht zu jeder Rechnungsposition den Lieferschein, bei Sammelrechnungen alle Lieferscheine eines Zeitraums, und sie will beides nebeneinander sehen: Rechnung, Lieferscheinliste, Belege. Ihre Frage lautet nicht „Was wurde geliefert?“, sondern „Stimmt die Rechnung mit den Lieferungen überein?“. Ein Portal, das Rechnung und Lieferscheine getrennt ablegt, lässt sie diese Frage weiterhin per Telefon stellen.
Mit E-Rechnungen kommt eine zweite Anforderung hinzu: Die Rechnung muss auf die Lieferscheine verweisen, und die Lieferscheine müssen als Dokument abrufbar sein, wenn die Buchhaltung des Kunden sie zur Rechnung archivieren will.
Was der Fremdspediteur braucht
Fährt ein Spediteur im Auftrag des Kunden, braucht er die Lieferscheine seiner Fahrzeuge für die eigene Frachtabrechnung: nach Kennzeichen und Zeitraum, mit Mengen und Wartezeiten. Er darf dabei nur seine Fahrten sehen, nicht die des Kunden insgesamt. Das ist die erste Stelle, an der das Berechtigungsmodell des Portals über den einzelnen Kunden hinausgehen muss.
Suchmerkmale, die zur Baustoffbranche passen
Aus den fünf Rollen ergibt sich, wonach das Portal suchen können muss. Keine Rolle sucht zuerst nach der Lieferscheinnummer, alle suchen nach dem, was sie kennen.
- Werk
Kunden mit mehreren Lieferwerken sehen, welches Werk geliefert hat. Bei Werksgruppen mit gemeinsamer Rechnung ist das Werk das Merkmal, das Mengen und Frachten erklärt.
- Baustelle
Der wichtigste Bezug für Polier und Bauleitung. Baustellen müssen so heißen, wie der Kunde sie nennt, und Lieferungen dürfen nur auf angelegte Baustellen gebucht werden.
- Auftrag und Bestellnummer
Der Bezug für Einkauf und Buchhaltung. Die Bestellnummer des Kunden steht auf dem Lieferschein und ist im Portal suchbar.
- Lieferdatum und Zeitraum
Tagesansicht für die Baustelle, Zeitraumansicht für Abrechnung und Einkauf, mit Summen je Sorte.
- Material und Sorte
Mengen je Sorte für Bauabrechnung und Nachweise – die Bezeichnung entspricht der des Lieferscheins.
- Fahrzeug und Spediteur
Für Frachtabrechnung und Rückfragen zu einzelnen Fuhren – für Spediteure der einzige Zugang zu ihren Lieferungen.
Die Lieferscheinnummer bleibt als Suchmerkmal erhalten, weil Rückfragen zur Rechnung damit am schnellsten aufgelöst werden. Sie ist aber der Einstieg für die Buchhaltung, nicht für die Baustelle.
Korrekturen und Rückfragen im Portal
Ein Lieferschein, der korrigiert wurde, darf im Portal nicht einfach verschwinden oder stillschweigend anders aussehen. Der Kunde hat die erste Fassung vielleicht schon in seine Abrechnung übernommen. Deshalb gelten drei Regeln: Die korrigierte Fassung ist als solche gekennzeichnet, die ursprüngliche bleibt einsehbar oder zumindest als ersetzt erkennbar, und der Kunde erfährt von der Korrektur, wenn sie abrechnungsrelevant ist.
Rückfragen, die das Portal nicht beantwortet, sollten aus dem Portal heraus gestellt werden können, mit Bezug auf den Beleg: „Zu Lieferschein 4711: Menge stimmt nicht.“ Eine solche Anfrage landet als Reklamationsvorgang beim Werk und nicht als E-Mail ohne Bezug.
Einführung beim Kunden
Ein Portal, das niemand nutzt, erzeugt weiter Anrufe. Die Einführung beim Kunden hat deshalb drei Schritte. Zunächst brauchen die richtigen Personen Zugang, auch über den Einkauf hinaus, der den Vertrag unterschrieben hat. Dann werden Baustellen und Bestellnummern so benannt wie beim Kunden. Schließlich braucht es einen Anlass, das Portal zu öffnen, etwa die Benachrichtigung über einen neuen Lieferschein oder eine neue Rechnung. Ob die Einführung gelungen ist, zeigt sich daran, dass Anrufe nach Belegkopien abnehmen und die Buchhaltung des Kunden Rechnungen anhand der Lieferscheine klärt, die beide Seiten sehen.
Bei TBSoft wird das Lieferschein-Portal bei der Einführung zusammen mit Materialien, Kunden und Rollen konfiguriert. Die Wiegesoftware TBScale stellt Lieferscheindaten und Dokumente bereit, TBFakt und TBRegio liefern die Rechnungen, und bestehende Kunden melden sich im TBPortal an.
Häufige Fragen zum Kundenportal für Baustofflieferungen
Welche Belege sollten im Portal stehen?
Lieferscheine und Rechnungen in jedem Fall. Wiegescheine, Prüfzeugnisse oder Nachweise kommen hinzu, wenn Kunden sie regelmäßig anfordern. Das wird vor der Einführung festgelegt.
Braucht jede Baustelle einen eigenen Zugang?
Nein. Der Zugang gehört zur Person, die Berechtigung zu den Baustellen. Ein Polier sieht seine Baustellen, die Bauleitung alle Baustellen des Unternehmens.
Was ist mit Kunden, die nur einmal liefern lassen?
Für sie lohnt sich kein Zugang. Sie bekommen den Lieferschein per E-Mail. Das Portal ist für Kunden mit laufender Lieferbeziehung gedacht.
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