Software-Rollout über mehrere Werke ohne Big Bang
Fünf Entscheidungen vor der ersten Welle: Pilotwerk, Standard und lokale Ausnahmen, zentrale Stammdaten, Schulung über Key User und Abnahme je Welle. So führt eine Werksgruppe Software Werk für Werk ein.
Ein Rollout über mehrere Werke scheitert selten an der Software und fast immer an fünf Entscheidungen, die vor der ersten Welle nicht getroffen wurden: welches Werk beginnt, was überall gleich ist, wer die Stammdaten führt, wer schult und woran das Ende einer Welle erkannt wird. Wer die fünf trifft, kann Werk für Werk umstellen, mit jeder Welle lernen und den laufenden Betrieb der übrigen Standorte unangetastet lassen. Wer sie offenlässt, hat am Ende vier Werke mit vier Konfigurationen und einer Fakturierung, die keine davon versteht.
Der Big Bang, also alle Werke an einem Stichtag, hat einen Vorteil: Es gibt keinen Zeitraum mit zwei Systemen. Er hat einen Nachteil, der schwerer wiegt: Jeder Fehler tritt überall gleichzeitig auf, und niemand hat Zeit, ihn zu beheben. Für eine Werksgruppe mit gemeinsamer Fakturierung ist deshalb der Weg in Wellen der Regelfall, mit einem gemeinsamen Aufbau für mehrere Waagen und Standorte als technischer Grundlage.
Entscheidung 1: Das Pilotwerk
Das Pilotwerk ist nicht das größte, nicht das schwierigste und nicht das, dessen Leitung am lautesten danach fragt. Es ist das Werk, das typisch für die Gruppe ist, einen Key User an der Waage hat, der Ausnahmen kennt und sie erklären kann, in den nächsten Monaten keine Saisonspitze oder Anlagenumbau vor sich hat und dessen Kunden eine Umstellung mittragen. Ein Werk mit Sonderfällen, etwa dem einzigen Recyclingbereich der Gruppe, kommt in eine spätere Welle, wenn der Standard steht. Sonst wird der Sonderfall zum Standard.
Im Pilotwerk läuft die Einführung wie bei einem Einzelwerk, mit allen Phasen von der Prozessaufnahme bis zur Betreuung nach dem Start. Der Unterschied: Jede Entscheidung im Pilotwerk wird daraufhin geprüft, ob sie für die Gruppe gilt oder nur für diesen Standort.
Entscheidung 2: Standard und lokale Ausnahmen
Die wichtigste Liste des Rollouts ist die Trennung zwischen dem, was in allen Werken gleich ist, und dem, was jedes Werk selbst bestimmt. Sie wird im Pilotwerk begonnen und mit jeder Welle ergänzt, aber nie stillschweigend aufgeweicht.
- Zentral: Stammdatenstruktur
Kundennummern, Materialgruppen, Einheiten, Baustellenanlage, Fahrzeugstamm mit Tara-Regeln. Ein Kunde ist in der Gruppe einmal vorhanden, auch wenn drei Werke ihn beliefern.
- Zentral: Belege und Nummernkreise
Lieferschein- und Rechnungslayout, Pflichtangaben, Nummernkreise je Gesellschaft. Der Kunde erkennt die Gruppe an einheitlichen Belegen.
- Zentral: Rollenmodell und Prüfregeln
Rollen, Vier-Augen-Grenzen, Plausibilitätsregeln an der Waage, Prüflauf der Fakturierung. Ausnahmen werden begründet, nicht gewährt.
- Zentral: Schnittstellen
ERP-Anbindung, Finanzbuchhaltung, Portal, Telematik. Eine Schnittstelle je Zielsystem, nicht eine je Werk.
- Lokal: Waagen und Peripherie
Auswerteelektronik, Terminals, Kameras, Schranken, Drucker und Druckziele. Jedes Werk hat seine Technik, die Software bindet sie standortbezogen an.
- Lokal: Öffnungszeiten, Sortiment, Selbstbedienung
Welche Materialien ein Werk führt, wann es geöffnet ist, ob und wie Selbstbedienung angeboten wird. Abläufe innerhalb des Standards, nicht daneben.
Ein Werk, das eine Ausnahme vom Standard will, begründet sie gegenüber der Projektleitung der Gruppe. Meistens stellt sich heraus, dass die Ausnahme eine Gewohnheit ist. Manchmal ist sie ein echter Unterschied, und dann wird sie zum lokalen Parameter, der auch anderen Werken offensteht.
Entscheidung 3: Zentrale Stammdaten und Nummernkreise
Vor der ersten Welle wird festgelegt, welches System die Stammdaten der Gruppe führt und wie Kunden, Materialien und Fahrzeuge über die Werke zusammengeführt werden. Der Rollout ist die Gelegenheit, Kundennummern zu vereinheitlichen. Er ist auch die Stelle, an der die Übernahme am längsten dauert, weil jeder Kunde, den zwei Werke unterschiedlich angelegt haben, einmal entschieden werden muss. Das ist dieselbe Entscheidung je Datenart wie bei jeder Übernahme, nur mit Regeln für Schreibweisen und Dubletten, die für alle Werke gelten.
Nummernkreise werden je Gesellschaft geführt, nicht je Werk, wenn die Gesellschaft die Rechnung stellt. Ein Werk, das in eine spätere Welle kommt, arbeitet bis dahin im alten Nummernkreis weiter. Beim Übergang wird der Kreis fortgeführt, damit Archiv und Buchhaltung keine Lücken oder Doppelungen sehen.
Entscheidung 4: Schulung über Key User
In einer Werksgruppe schult nicht der Anbieter jedes Werk, sondern das Pilotwerk die nächste Welle. Die Key User des Pilotwerks kennen Software und Standard, sprechen die Sprache der Waage und haben die Ausnahmen selbst erlebt. Der Anbieter schult die Key User der neuen Welle gemeinsam mit denen des Pilotwerks und bleibt für Administration und Schnittstellen zuständig. Dieser Weg ist nicht nur günstiger, er sorgt dafür, dass der Standard von Personen erklärt wird, die ihn anwenden, und dass jede Welle eigene Key User für die nächste hervorbringt.
Entscheidung 5: Wellen und ihre Abnahme
Eine Welle umfasst ein bis drei Werke, je nach Ähnlichkeit und Kapazität der Projektleitung. Jede Welle hat eine Voraussetzung, die aus der vorigen kommt, und ein Abnahmekriterium, das messbar ist: Belege stimmen, Übergaben an ERP-System und Fakturierung kommen an, der Prüflauf zeigt keine werksbedingten Ausnahmen mehr, die Liste offener Punkte ist abgearbeitet oder terminiert. Erst dann beginnt die nächste Welle.
| Welle | Umfang | Voraussetzung | Abnahmekriterium |
|---|---|---|---|
| Pilot | Ein typisches Werk | Standard in erster Fassung, zentrale Stammdaten für dieses Werk bereinigt | Vier Wochen Betrieb ohne offene Punkte in Waage, Belegen und Übergaben, Standardliste bestätigt |
| Welle 2 | Ein bis zwei ähnliche Werke | Key User aus dem Pilotwerk verfügbar, Stammdaten der Werke zusammengeführt | Wie Pilot, neue Ausnahmen nur mit Begründung, korrekte werksübergreifende Sammelrechnungen |
| Welle 3 | Werke mit Sonderfällen, etwa Recycling oder Selbstbedienung rund um die Uhr | Standard erweitert um die Sonderfälle als lokale Parameter | Sonderfall im Standard abgebildet, nicht daneben |
| Abschluss | Altsysteme abschalten, Lesezugriff bis Fristende | Alle Werke abgenommen, Archiv vollständig | Ein Rollenmodell, ein Prüflauf, eine Schnittstelle je Zielsystem für die ganze Gruppe |
Was zentral bleibt, wenn der Rollout vorbei ist
Nach der letzten Welle braucht die Gruppe drei Dinge dauerhaft: eine Person oder Stelle, die den Standard verantwortet und Ausnahmeanträge entscheidet, einen Rhythmus, in dem Änderungen am Standard in alle Werke gebracht werden, etwa neue Belegvorgaben oder Prüfregeln, und Kennzahlen je Werk aus derselben Quelle, damit Vergleiche zwischen Werken auf gleichen Daten beruhen. Bei TBSoft sind TBFakt und TBRegio für Abrechnungsstrukturen mit mehreren Werken, Gesellschaften oder Mandanten ausgelegt, TBDispo für vernetzte Prozesse mit mehreren Werken und Fahrzeugen, und TBScale wird je Standort an Waage, Peripherie und Materialfluss angepasst, während Stammdaten, Rollen und Abläufe standortübergreifend strukturiert sind.
Häufige Fragen zum Rollout über mehrere Werke
Wie lang sollte eine Welle dauern?
So lang, bis das Abnahmekriterium erfüllt ist, nicht bis ein Termin erreicht ist. Wellen, die nach Kalender abgeschlossen werden, tragen offene Punkte in die nächste, und dort verdoppeln sie sich.
Was, wenn ein Werk den Standard ablehnt?
Dann ist die Frage, ob es einen fachlichen Grund gibt oder eine Gewohnheit. Ein fachlicher Grund wird zum lokalen Parameter. Eine Gewohnheit wird durch die Werksleitung entschieden, nicht durch das Projekt. Ein Rollout ohne Rückendeckung der Geschäftsführung endet mit vier Standards.
Können die Werke unterschiedliche Altsysteme haben?
Ja, das ist der Normalfall in gewachsenen Gruppen. Jede Welle hat dann ihre eigene Datenübernahme mit eigenen Zuordnungsregeln. Der Standard, in den übernommen wird, bleibt derselbe.
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