Gesamtkosten von Branchensoftware realistisch vergleichen

Die Gesamtkosten einer Branchensoftware stehen in keinem Angebot, weil ein Angebot nur die Leistungen des Anbieters enthält. Was fehlt, sind die Kosten im eigenen Werk: die Stunden der Key User, die Bereinigung der Stammdaten, die Anpassung der Schnittstellen, wenn das ERP-System in drei Jahren aktualisiert wird, die Schulung der nächsten Person, die an der Waage anfängt. Wer zwei Angebote vergleichen will, muss sie um diese Positionen ergänzen und über einen Zeitraum von mehreren Jahren betrachten. Sonst gewinnt das Angebot mit der kleineren ersten Seite.

Die Gesamtkosten von Branchensoftware verteilen sich auf drei Zeiträume, und in jedem entstehen andere Positionen. Die einzelnen Bausteine eines Angebots sind die eine Sicht. Hier geht es um die Summe über die Zeit.

Zeitraum 1: Vor dem Start

Die Kosten beginnen vor dem Vertrag. Die Auswahl selbst kostet Zeit: Prozessaufnahme, Anforderungsliste, Vorführungen, Referenzgespräche, Entscheidung. Dann die Vorbereitung: Bereinigung der Stammdaten, die in jedem Fall das Werk leistet, Beschaffung oder Prüfung der Hardware in der Wiegezone, Netzwerk und Strom. Dann die Einführung mit Einrichtung, Schnittstellen, Testfällen, Schulung und Umstellung, bei der der Anbieter seinen Teil im Angebot hat und das Werk seinen Teil in Stunden der Key User, der Fakturierung und der IT.

Die Position, die hier am häufigsten fehlt, ist die Zeit des Werks für die Abnahme. Testfälle schreiben, durchspielen, Abweichungen entscheiden: Das sind bei einem Werk mit mehreren Wiegefällen und zwei Schnittstellen mehrere Arbeitstage von Personen, die währenddessen nicht wiegen oder fakturieren.

Zeitraum 2: Das erste Jahr

Nach dem Start entstehen Kosten, die in keinem Plan stehen, weil sie unangenehm sind: die Betreuung durch den Anbieter über die Begleitung am Starttag hinaus, Nachschulungen, Anpassungen an Belegen und Regeln, die sich erst im Betrieb zeigen, und die Produktivitätsdelle der ersten Wochen, in denen Wiegungen länger dauern und die Fakturierung mehr Ausnahmen zeigt als vorher. Dazu kommt der Lesezugriff auf das Altsystem, dessen Lizenz oder Server für die Aufbewahrungsfrist weiterläuft. Wer im ersten Jahr nur die Wartungsgebühr einplant, unterschätzt den Zeitraum deutlich.

Zeitraum 3: Die Jahre danach

Ab dem zweiten Jahr stabilisieren sich die Kosten, verschwinden aber nicht. Wartung, Support und Updates fallen je nach Betriebsmodell als Gebühr oder als Kombination aus Wartungsvertrag und interner IT-Zeit an. Hosting kommt hinzu, wenn zentrale Dienste beim Anbieter laufen. Die Pflege der Schnittstellen erzeugt jedes Mal Aufwand, wenn das ERP-System, die Finanzbuchhaltung oder der Telematikanbieter etwas ändert. Weitere Kosten entstehen durch Erweiterungen, etwa ein zweites Terminal, einen weiteren Standort oder das Kundenportal. Auch die Schulung neuer Mitarbeiter fällt in einem Werk mit Personalwechsel jedes Jahr an. Welche dieser Positionen beim Anbieter und welche im Werk anfallen, entscheidet die Betriebsform.

Interne Kosten, die kein Angebot enthält

Vier Positionen entstehen ausschließlich im Werk und tauchen in keinem Angebot auf. Die Eigenleistung der Key User in Einführung, Abnahme und Schulung. Die Zeit der IT oder des IT-Dienstleisters für Netzwerk, Server, Datensicherung und Updates. Die Ausfall- oder Verlangsamungszeiten während der Umstellung. Und die Entscheidungszeit der Geschäftsführung, die bei jedem Projekt anfällt und bei einem schlecht vorbereiteten Projekt vervielfacht wird. Sie lassen sich schätzen, indem für jede Phase die beteiligten Personen und ihre Tage aufgeschrieben werden. Das Ergebnis ist meist ein Betrag in der Größenordnung der Einrichtungskosten des Anbieters.

Der Vergleich über fünf Jahre

Ein belastbarer Vergleich hat drei Spalten je Angebot, für die drei Zeiträume, und die Zeilen der Tabelle oben. Fehlende Positionen werden beim Anbieter nachgefragt oder intern geschätzt, nie mit null angesetzt. Nutzungsgebühren werden über die Laufzeit summiert, Kauflizenzen mit Wartung ebenso. Interne Zeiten werden mit einem einheitlichen Stundensatz bewertet. Ergebnis ist eine Summe je Angebot über fünf Jahre, die sich nicht mehr durch die Struktur des Angebots unterscheidet, sondern durch den Umfang.

Den Kosten steht der Nutzen gegenüber, der sich in denselben Zeiträumen einstellt: kürzere Abfertigung an der Waage, weniger Doppelerfassung, weniger Rechnungskorrekturen, weniger Rückfragen. Was manuelle Abläufe heute kosten, zeigt sich am Beispiel der manuellen Disposition, für den Wiegeprozess mit dem Wiegeprozess-ROI-Rechner.

Häufige Fragen zu den Gesamtkosten von Branchensoftware

Warum fünf Jahre?

Weil kürzere Zeiträume das Betriebsmodell mit der niedrigeren Einführungssumme bevorzugen und längere Zeiträume Annahmen über Technik und Werk erfordern, die niemand belastbar treffen kann. Fünf Jahre decken die Einführung, die Stabilisierung und mehrere Betriebsjahre ab.

Sind interne Kosten nicht bei jedem Anbieter gleich?

Nein. Ein Anbieter, der Stammdaten selbst bereinigt, Schulung vor Ort leistet und Updates einspielt, verursacht weniger interne Zeit als einer, der das dem Werk überlässt. Deshalb gehören die internen Kosten in den Vergleich und nicht in eine Fußnote.

Was ist mit den Kosten des Nicht-Tuns?

Sie sind real, aber eine andere Rechnung: der Nutzen, der ausbleibt, wenn keine Software eingeführt wird. Für den Vergleich zweier Angebote spielen sie keine Rolle, für die Entscheidung, überhaupt zu investieren, sind sie die wichtigste Größe.

So geht es weiter