Kundenportal für Chemiebetriebe: Lieferscheine und Rechnungen digital bereitstellen

Ein Kundenportal für Chemiebetriebe gibt Kunden die Möglichkeit, ihre Lieferscheine und Rechnungen selbst abzurufen. Die Warenannahme findet den Beleg zur Tankwagenlieferung, der Einkauf ordnet ihn seiner Bestellung zu und die Buchhaltung prüft die zugehörige Rechnung. Für den liefernden Betrieb kann dadurch die Suche nach Belegkopien in Waage, Versand und Verwaltung entfallen.

Mit TBPortal stellt TBSoft einen solchen Zugang zu Liefer- und Rechnungsbelegen bereit. Damit er im Alltag genutzt wird, müssen Dokumente dem richtigen Kunden zugeordnet sein und zu dessen Arbeitsweise passen. Bei der Einführung geht es deshalb um konkrete Aufgaben: Welche Person benötigt welchen Beleg, für welchen Empfangsstandort und zu welchem Zeitpunkt? Daraus ergeben sich die Anforderungen an Bereitstellung, Suche und Zugriffsrechte.

Ein Chemiekunde mit zwei Empfangsstandorten

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Chemieunternehmen bestellt flüssige Rohstoffe zentral und lässt sie an zwei Produktionsstandorte liefern. Die Warenannahme am Standort Nord kontrolliert die dort eingetroffenen Lieferungen. Am Standort Süd arbeitet ein anderes Team. Die gemeinsame Buchhaltung erhält Rechnungen für beide Standorte und benötigt die dazugehörigen Lieferbelege zur Prüfung.

Fragt Nord einen Lieferschein an, kennt die zuständige Person möglicherweise das Lieferdatum, den Lieferanten und das Fahrzeugkennzeichen. Der zentrale Einkauf sucht dagegen unter seiner Bestellnummer. Die Buchhaltung beginnt mit der Rechnungsnummer und muss anschließend die berechneten Lieferungen nachvollziehen können. Alle drei arbeiten an zusammenhängenden Vorgängen, haben aber unterschiedliche Ausgangsinformationen.

Ein brauchbares Portal-Konzept berücksichtigt diese Unterschiede. Vereinbaren Sie für jeden Nutzerkreis einen typischen Such- und Prüffall. Ob die vorgesehenen Merkmale als Filter, Suche oder Belegangabe verfügbar sind, wird bei der Einführung geprüft. Das Beispiel dient dabei als Arbeitsgrundlage: Es beschreibt die benötigte Zuordnung, ohne bestimmte Suchfelder oder Standortrechte pauschal vorauszusetzen.

Lieferscheine und Rechnungen aus Kundensicht auffindbar machen

Die Warenannahme sucht eine bestimmte Lieferung

Ein digitaler Lieferschein muss für den Empfänger zur tatsächlichen Lieferung passen. Neben Belegnummer und Datum helfen die vereinbarten Angaben zu Empfangsstandort, Material, Menge und Bestellung bei der Zuordnung. Die interne Vorgangsnummer des Lieferwerks allein genügt dem Kunden häufig nicht, weil sie in seinem eigenen Arbeitsablauf nicht vorkommt.

Prüfen Sie die Suche mit Angaben, die der Warenannahme bereits vorliegen. Findet die Person den richtigen Beleg auch dann, wenn dasselbe Produkt am selben Tag mehrmals angeliefert wurde? Kann sie die Empfangsstelle unterscheiden, ohne jedes Dokument zu öffnen? Solche Aufgaben liefern konkrete Anforderungen an die Funktionen eines Kundenportals.

Die Buchhaltung gleicht eine Rechnung ab

Für die Rechnungsprüfung muss erkennbar sein, welche Lieferungen einer Rechnungsposition zugrunde liegen. Eine Rechnung kann mehrere Lieferscheine umfassen. Umgekehrt entstehen Lieferbeleg und Rechnung meist zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Die Portalplanung sollte diese Zusammenhänge abbilden und festlegen, woran ein Kunde noch nicht abgerechnete Lieferungen erkennt, sofern dieser Stand bereitgestellt werden soll.

Lassen Sie den Abgleich mit einer typischen Sammelrechnung durchführen. Die Buchhaltung muss die zugehörigen Lieferbelege anhand der vereinbarten Referenzen erreichen und Material, Menge sowie Empfangsstandort prüfen können. Welche direkte Verknüpfung, Beleganzeige oder Suche dafür genutzt wird, gehört zur Abstimmung des Portalumfangs.

Der Einkauf betrachtet einen Zeitraum

Der Einkauf möchte möglicherweise alle Belege zu einer Bestellung oder zu den Lieferungen eines Monats zusammenstellen. Dafür ist eine übersichtliche Auswahl nach den benötigten Merkmalen hilfreich. Wenn ein Sammelabruf oder eine Mengenübersicht gewünscht wird, sollte genau dieser Anwendungsfall geprüft und vereinbart werden.

Bei Mengenvergleichen sind Material und Einheit gemeinsam zu betrachten. Eine Gesamtsumme über unterschiedliche Produkte oder über Kilogramm und Liter würde keine belastbare Aussage liefern. Zudem kann eine Rechnung neben Materialpositionen weitere Leistungen enthalten. Legen Sie daher fest, welche Daten der Kunde vergleichen soll und welche Auswertung gegebenenfalls in seinem eigenen System erfolgt.

Kundenunternehmen, Standorte und Personen sauber zuordnen

Die richtige Kundenzuordnung beginnt in den Stamm- und Auftragsdaten. Auftraggeber, Rechnungsempfänger und Warenempfänger können unterschiedliche Rollen in derselben Lieferung haben. Ein Empfangsstandort ist außerdem nicht automatisch ein eigenständiges Kundenunternehmen. Diese Beziehungen müssen geklärt sein, bevor Dokumente nach außen bereitgestellt werden.

Im Beispiel gehören Nord und Süd zu demselben Unternehmen. Für dessen zentrale Buchhaltung kann eine gemeinsame Sicht sinnvoll sein, während die örtliche Warenannahme nur die benötigten Lieferbelege ihres Standorts erhalten soll. Gehören zwei Werke dagegen zu verschiedenen Gesellschaften einer Unternehmensgruppe, begründet der gemeinsame Gruppenname noch keinen Zugriff auf die Belege der jeweils anderen Gesellschaft.

Beschreiben Sie deshalb die gewünschten Rollen und Berechtigungen mit konkreten Dokumenten. Wer soll Lieferscheine öffnen, wer Rechnungen und wer gegebenenfalls Zugänge verwalten? Welche Personen benötigen mehrere Standorte? Die technisch verfügbare Aufteilung wird im Portalprojekt mit diesen Anforderungen abgeglichen.

Dabei gilt das Prinzip, Zugriffe auf die für eine Aufgabe benötigten Informationen zu begrenzen. OWASP empfiehlt außerdem, Berechtigungen bei jeder Anfrage zu prüfen, einschließlich des Zugriffs auf Dateien. Für die Abnahme bedeutet das: Ein Dokument muss auch beim direkten Aufruf seines Links geschützt bleiben. Ein ausgeblendeter Menüpunkt allein reicht nicht aus. Quelle: OWASP Authorization Cheat Sheet.

Ein Spediteur ist gesondert zu betrachten. Dass er eine Lieferung fährt, macht ihn nicht zum Rechnungsempfänger oder zum Mitarbeiter des belieferten Unternehmens. Wenn ein externer Transportpartner Dokumente erhalten soll, werden dafür die erforderlichen Unterlagen und ein geeigneter Bereitstellungsweg abgestimmt.

TBPortal mit Wiegesoftware, Fakturierung und Archiv verbinden

Die Belege für das Kundenportal entstehen im laufenden Liefer- und Abrechnungsprozess. TBScale ist für die Anbindung an interne und externe Portale ausgelegt und stellt darüber Lieferscheindaten, Dokumente und Stammdaten bereit. TBFakt und TBRegio liefern die Rechnungsbelege aus der Fakturierung. TBArchiv hält die Geschäftsbelege strukturiert für die Recherche vor.

TBPortal ermöglicht Kunden den selbstständigen Abruf ihrer Lieferscheine und Rechnungen. Die Anbindung nutzt die im Betrieb erzeugten Daten und Dokumente, sodass für die vereinbarten Belegwege keine zweite manuelle Erfassung erforderlich ist. Welche Belegarten, Kundenzuordnungen und Bereitstellungszeitpunkte gelten, wird bei der Einführung festgelegt.

TBScale und TBTouchScale tauschen außerdem Daten mit TBRegio für den Bereich Fakturierung/ERP aus. Die Verbindung zwischen Wiegesoftware und ERP schafft damit den betrieblichen Zusammenhang zwischen Wiegung, Lieferung und kaufmännischer Verarbeitung. Für die Portal-Anbindung muss anschließend feststehen, welche daraus entstandenen Belege dem jeweiligen Kunden zugänglich werden.

Verantwortlich für die Inhalte bleiben die führenden Anwendungen und die zuständigen Fachbereiche. Eine falsche Lieferadresse sollte dort korrigiert werden, wo sie gepflegt wird. Ein separates, manuell abgeändertes Portal-PDF würde andernfalls von dem Beleg abweichen, mit dem Versand und Verwaltung arbeiten.

Bereitstellung und spätere Änderungen eindeutig regeln

Für jede Belegart braucht der Betrieb einen festgelegten Zeitpunkt der Bereitstellung. Ein fertig erstellter Lieferschein kann zu einem anderen Zeitpunkt erscheinen als die Rechnung. Falls vor der Übergabe eine Prüfung vorgesehen ist, muss der Portalprozess diesen Schritt berücksichtigen. Der Kunde sollte mit einem eindeutigen freigegebenen Dokumentstand arbeiten können.

Auch ein vollständig erzeugter Beleg kann auf dem Weg zum Portal fehlen, etwa wegen einer offenen Kundenzuordnung oder einer unterbrochenen Übertragung. Benennen Sie dafür eine zuständige Stelle. Sie muss prüfen können, ob das Dokument erstellt, zur Bereitstellung vorgesehen und im richtigen Kundenzugang auffindbar ist. Ein erneutes Zusenden per E-Mail kann eine einzelne Rückfrage beantworten. Die Ursache des fehlenden Portalbelegs bleibt zusätzlich zu klären.

Bei einer späteren Berichtigung ist festzulegen, wie der neue Stand und sein Bezug zur ursprünglichen Fassung erkennbar werden. Wurde ein Dokument dem falschen Kunden zugeordnet, muss auch dessen weiterer Zugriff auf diese Fassung geklärt werden. Eine bereits heruntergeladene Datei lässt sich durch eine Änderung im Portal nicht vom Gerät des Empfängers zurückholen. Je nach Fall gehört daher eine zusätzliche Information an die betroffene Person zum Korrekturablauf.

Bei Chemielieferungen können weitere Unterlagen hinzukommen, beispielsweise ein vereinbartes Analysenzertifikat. Dessen fachliche Freigabe, Chargenzuordnung und Bereitstellung sind gesondert abzustimmen. Der Grundumfang mit Lieferscheinen und Rechnungen sagt noch nichts darüber aus, welche zusätzlichen Dokumentarten im Portal verfügbar sind. Für digitale Lieferscheine im Chemiebetrieb bleibt der eindeutige Bezug zur Lieferung die gemeinsame Grundlage.

Die Einführung mit einem Kunden durchspielen

Wählen Sie für den ersten Durchlauf einen Kunden, dessen Liefer- und Rechnungsabläufe bekannt sind. Hilfreich sind mehrere Empfangsstellen und eine zentrale Buchhaltung, sofern diese Struktur für Ihren Kundenbestand typisch ist. Gemeinsam lässt sich prüfen, ob die vorgesehenen Belege und Zugänge die tatsächlichen Aufgaben abdecken.

Vor dem ersten Zugang

Legen Sie die Kundenzuordnung, benötigte Belegarten und den gewünschten historischen Zeitraum fest. Bestimmen Sie auf beiden Seiten eine zuständige Person mit Vertretung. Der Kunde benennt die vorgesehenen Nutzer und deren Aufgaben. Die Verwaltung stimmt ab, wer Zugänge einrichtet, Änderungen bearbeitet und Rückfragen übernimmt. Personenbezogene Zugänge erleichtern diese Zuordnung gegenüber einem gemeinsam genutzten Sammelzugang.

Beim gemeinsamen Test

Arbeiten Sie mit freigegebenen Testbelegen und vorher festgelegten Ergebnissen. Die folgenden Fälle lassen sich auf den eigenen Betrieb übertragen. Sie sind Anforderungen an die Abnahme, keine pauschale Zusicherung einzelner Portaloptionen.

Nach den ersten Lieferungen

Erfassen Sie, welche Rückfragen trotz Portal noch eingehen. Fehlt ein Dokument, ist die Suche unverständlich oder nutzt die zuständige Person den Zugang noch nicht? Diese Ursachen erfordern unterschiedliche Maßnahmen. Eine zusätzliche Schulung hilft bei einer unklaren Bedienung. Eine fehlerhafte Kundenzuordnung muss im Datenbestand korrigiert werden.

Für eine Einschätzung des Nutzens können Sie die Anfragen nach Belegkopien vor und nach der Einführung vergleichen. Berücksichtigen Sie dabei das Lieferaufkommen und die Zahl der teilnehmenden Kunden. Eine sinkende Zahl von Anrufen bei gleichzeitig weniger Lieferungen wäre allein noch kein Nachweis einer Verbesserung. Mit diesen Erfahrungen lässt sich die Einführung schrittweise auf weitere Kunden ausdehnen.

Zugänge im laufenden Betrieb pflegen

Die Einführung endet nicht mit dem ersten erfolgreichen Login. Wechselt eine Person den Standort oder die Aufgabe, müssen ihre Zugriffsrechte überprüft werden. Verlässt sie das Kundenunternehmen, braucht die zuständige Verwaltung eine entsprechende Meldung und einen geregelten Entzug des Zugangs.

Vereinbaren Sie zusätzlich eine regelmäßige Kontrolle der aktiven Nutzer und ihrer Zuordnungen. Die Belege müssen für die übrigen berechtigten Personen des Unternehmens erreichbar bleiben, wenn ein einzelner Zugang endet. Wie Zugänge angelegt, geändert und entzogen werden und ob der Kunde Verwaltungsaufgaben selbst übernehmen kann, wird entsprechend dem vereinbarten Portalumfang festgelegt.

Häufige Fragen zum Kundenportal für Chemiebetriebe

Können Kunden Lieferscheine und Rechnungen im TBPortal selbst abrufen?

Ja. TBPortal ermöglicht Kunden den selbstständigen Abruf ihrer bereitgestellten Lieferscheine und Rechnungen. Die Dokumente stammen aus dem angebundenen Liefer- und Abrechnungsprozess. Bestehende Kunden erreichen ihren Zugang über den TBPortal-Login.

Können verschiedene Kundenstandorte unterschiedliche Belege sehen?

Die benötigte Trennung nach Unternehmen, Standorten und Aufgaben gehört in die Einführung. Beschreiben Sie dafür, welche Personen welche Dokumente benötigen. Die verfügbaren Rollen, Zuordnungen und Einschränkungen werden mit diesem Bedarf abgeglichen und mit Testzugängen geprüft.

Lassen sich Analysenzertifikate oder andere Chemiedokumente bereitstellen?

Zusätzliche Dokumentarten werden im Rahmen der Archiv- und Portal-Anbindung abgestimmt. Dafür müssen Herkunft, fachliche Freigabe, Liefer- oder Chargenbezug und zulässige Empfänger feststehen. Die Bereitstellung von Lieferscheinen und Rechnungen allein setzt diese Erweiterung nicht voraus.

Müssen Mitarbeiter Belege zusätzlich für das Portal erfassen?

Die angebundenen Belegwege nutzen die im Betrieb erzeugten Lieferscheine und Rechnungen. Eine zweite manuelle Erfassung ist dafür nicht erforderlich. Voraussetzung sind die vereinbarte Anbindung und eine korrekte Zuordnung der Daten zu Kunde und Vorgang.

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