Lagerbestände zwischen Halde, Verladung und Faktura konsistent halten

Der Lagerbestand einer Halde ist eine Gleichung mit fünf Gliedern: Anfangsbestand plus Produktion plus Zugänge minus Abgänge, korrigiert um die Inventur. Jedes Glied hat eine eigene Datenquelle, und jede Quelle hat eine eigene Fehlerquelle. Deshalb gibt es zu jeder Halde drei Bestände, den gebuchten, den physischen und den verfügbaren, und die Aufgabe der Bestandsführung im Kieswerk ist nicht, sie gleichzumachen, sondern zu wissen, warum sie sich unterscheiden und wie weit.

Die Bilanzgleichung einer Halde

Der Anfangsbestand ist das Ergebnis der letzten Inventur. Die Produktion ist, was die Aufbereitung seitdem aufgeschüttet hat. Die Zugänge sind Zukauf und Umlagerung von anderen Halden oder Werken. Die Abgänge sind die Wiegungen an Kunden, die Umlagerungen weg von der Halde und der Eigenverbrauch. Die Korrektur ist die Differenz, die die nächste Inventur feststellt. Die Software bucht die Abgänge selbst, weil sie die Wiegungen kennt, und die Branchenseite nennt Bestände über alle Sorten und Lagerplätze als Kernaufgabe. Die anderen Glieder muss das Werk liefern, und genau dort entstehen die Abweichungen.

Glied 1: Der Anfangsbestand

Die Quelle ist die Inventur, im Kieswerk meist eine Vermessung der Halde oder eine Schätzung nach Haldenform und Schüttdichte. Die Abweichung entsteht aus der Umrechnung von Volumen in Tonnen: Eine Halde mit gemessenem Volumen wiegt je nach Dichte und Feuchte mehr oder weniger, und der Schüttdichte-Umrechner zeigt an seinen Richtwerten, wie weit die Spanne je Material reicht. Der Anfangsbestand ist deshalb der ungenaueste Wert der Gleichung, und alles, was folgt, baut auf ihm auf.

Glied 2: Die Produktion

Die Quelle ist die Aufbereitung: eine Bandwaage, ein Zähler an der Siebanlage oder die Schätzung des Anlagenfahrers je Schicht. Ob Produktionsmengen in die Software übernommen oder je Schicht gebucht werden, hängt von der Anlagentechnik ab und wird vor der Einführung geklärt. Die Abweichung entsteht, wenn die Produktion einer Woche am Freitag in einer Summe gebucht wird, während die Abgänge täglich laufen: Unter der Woche zeigt der gebuchte Bestand dann weniger, als auf der Halde liegt, und der Vertrieb lehnt Aufträge ab, die das Werk liefern könnte.

Glied 3: Die Zugänge

Die Quelle ist die Eingangswiegung beim Zukauf und der interne Auftrag bei der Umlagerung. Die Abweichung entsteht bei Umlagerungen ohne Wiegung: Der Radlader schiebt am Nachmittag Material von Halde 4 auf Halde 5, weil Halde 5 fast leer ist, und niemand bucht es. Am Abend stimmt keine der beiden Halden. Die Regel: Jede Bewegung, die einen Bestand verändert, ist ein Vorgang mit Menge, auch wenn kein Kunde beteiligt ist.

Glied 4: Die Abgänge

Die Quelle ist die Zweitwiegung, und sie ist das genaueste Glied der Gleichung, weil eine geeichte Waage sie liefert. Die Abweichung entsteht trotzdem, und zwar bei der Zuordnung: Der Beleg sagt Halde Süd 3, der Radlader hat von Süd 4 geladen, weil dort dieselbe Sorte lag. Oder der Beleg sagt Kies 16/32, geladen wurde 8/16, und die Korrektur nach der Wiegung bucht den Bestand nur dann um, wenn sie den Lagerort mit ändert. Die digitale Verladeanweisung für den Radladerfahrer nennt die Halde und nimmt die Rückmeldung entgegen, und das ist der Punkt, an dem die Zuordnung stimmt oder nicht.

Glied 5: Die Korrektur

Die Quelle ist die nächste Inventur, und die Korrektur ist die Differenz zwischen gebuchtem und gemessenem Bestand. Sie ist keine Fehlerquelle, sondern die Summe aller anderen, und ihre Größe sagt, welches Glied das Werk zuerst verbessern muss. Eine Korrektur, die bei jeder Inventur in dieselbe Richtung geht, hat eine Ursache, meist eine falsche Schüttdichte in der Vermessung oder einen Feuchteverlust auf der Halde. Eine Korrektur, die springt, hat mehrere. Die Regel: Die Korrektur wird als Korrektur gebucht, mit Datum, Grund und Berechtigung, und nicht als Abgang versteckt.

Drei Bestände je Halde

Der gebuchte Bestand ist das Ergebnis der Gleichung in der Software. Der physische Bestand ist, was auf der Halde liegt, und er ist nur zur Inventur bekannt. Der verfügbare Bestand ist der gebuchte abzüglich dessen, was der Vertrieb bereits zugesagt hat und was der Radlader in der nächsten Stunde lädt. Der Vertrieb braucht den dritten, der Werksleiter den ersten, die Inventur den zweiten. Ob die Software zugesagte Mengen vom gebuchten Bestand abzieht oder der Vertrieb sie daneben führt, ist eine Frage der Einrichtung und wird vor dem Start geklärt. Wichtig ist, dass alle drei denselben Materialstamm und dieselben Lagerorte meinen, und wie Materialstammdaten im Kieswerk in Ebenen strukturiert sind, ist dafür die Grundlage.

Inventur: vom Ereignis zur Korrektur

Die Inventur im Kieswerk ist eine Vermessung mit Umrechnung, und die Umrechnung ist der Punkt, an dem der Anfangsbestand entsteht. Wer die Schüttdichte je Halde mit der tatsächlichen Feuchte ansetzt statt mit einem Werkswert, verkleinert die Korrektur. Wer die Inventur je Halde zu unterschiedlichen Zeitpunkten macht, statt einmal im Jahr für alle, sieht Abweichungen früher. Und wer jede Korrektur mit Grund bucht, hat nach einem Jahr eine Liste, die sagt, welches Glied der Gleichung das Werk zuerst verbessern muss. Was Feuchte und Schüttdichte für die abrechenbare Menge bedeuten, gilt für die Inventur mit umgekehrtem Vorzeichen: Dort wird aus Volumen Gewicht, nicht aus Gewicht Volumen.

Häufige Fragen zu Lagerbeständen auf der Halde

Muss die Produktion täglich gebucht werden?

Sie muss so oft gebucht werden, wie der Vertrieb den Bestand braucht. Ein Werk, das Aufträge für den nächsten Tag zusagt, braucht die Produktion des Tages am Abend. Ein Werk mit großen Halden und Wochenaufträgen kommt mit der Schichtbuchung aus. Die Wochensumme am Freitag ist für beide zu spät.

Wie werden Gemische geführt, die beim Verladen entstehen?

Als Verkaufsartikel, dessen Abgang anteilig von den Komponentenhalden gebucht wird, mit einem festen Verhältnis je Gemisch. Das Verhältnis ist eine Annahme, und die Inventur der Komponentenhalden zeigt, wie gut sie stimmt.

Wer darf eine Inventurkorrektur buchen?

Der Werksleiter oder eine Rolle, die er dafür festlegt, mit Grund und Datum. Der Waagendienst nicht, weil die Korrektur kein Wiegevorgang ist. Die Software muss die Korrektur als eigene Buchungsart führen, damit sie in der Auswertung von den Abgängen unterscheidbar bleibt.

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