Ab Werk oder frei Baustelle: Material und Fracht sauber trennen

Ab Werk oder frei Baustelle ist eine Lieferbedingung und zugleich die Frage, wer die Fracht organisiert, bezahlt und abrechnet. Bei ab Werk holt der Kunde oder sein Spediteur ab, und das Werk verkauft Material an der Waage. Bei frei Baustelle fährt das Werk mit eigenem Lkw oder beauftragtem Spediteur, und es verkauft Material und Transport: zwei Leistungen mit zwei Preisen, zwei Kostenarten und zwei Kennzahlen. Dieselbe Fuhre Kies, an sieben Punkten des Vorgangs gegenübergestellt, zeigt, wo Material und Fracht getrennt werden müssen, damit sie am Ende getrennt auf der Rechnung stehen.

Zwei Lieferbedingungen, ein Beleg

Die Lieferbedingung wird im Auftrag festgelegt und reist auf dem Lieferschein mit. Wird sie dort nicht getrennt geführt, passiert dreierlei: Die Fracht verschwindet im Materialpreis, und niemand weiß, ob die Lieferung frei Baustelle Geld verdient. Der Spediteur rechnet seine Fuhren nach seinem Fahrtenbuch ab, und die Fakturierung vergleicht zwei Listen. Und der Kunde, der beide Bedingungen nutzt, bekommt eine Rechnung, deren Positionen er nicht mit seinen Lieferscheinen abgleichen kann. Der Lieferschein ist der einzige Ort, an dem die Trennung für alle sichtbar entsteht.

Auftrag

Ab Werk nennt der Auftrag den Kunden, das Material, die Menge und den Abholer, wenn er bekannt ist. Frei Baustelle nennt er zusätzlich die Baustelle mit Zufahrt und Ansprechpartner, die Frachtzone oder Entfernung, das Zeitfenster und den Frachtführer: eigener Lkw oder Spediteur. Aus dem Auftrag entsteht die Auftragsbestätigung an den Kunden, in TBVertrieb mit Preisen für Material und Fracht getrennt, damit der Kunde vor der ersten Fuhre weiß, was die Fracht kostet.

Wiegung

Die Wiegung ist bei beiden Bedingungen dieselbe, das Fahrzeug ist ein anderes. Ab Werk kommt oft ein Fremdfahrzeug mit Erstwiegung, weil das Werk seine Tara nicht kennt. Frei Baustelle fährt ein Fahrzeug des Werks oder eines Stammspediteurs mit gespeicherter Tara und einer Fuhrenfolge, die die Disposition festgelegt hat. Die Freigabe an der Ausfahrt gegen Überladung gilt für beide, und bei frei Baustelle trägt das Werk die Folgen einer Rückfahrt selbst.

Lieferschein

Ab Werk wird der Lieferschein an der Waage übergeben, und die Unterschrift des Fahrers am Terminal ist die Empfangsbestätigung, weil die Ware mit der Übergabe an der Waage beim Kunden ist. Frei Baustelle trägt der Beleg zusätzlich Baustelle, Frachtführer und Lieferbedingung, und die Empfangsbestätigung entsteht auf der Baustelle: mit Zeit, Position und Bestätigung des Poliers, weil die Ware erst dort beim Kunden ist. Was ein Abliefernachweis auf der Baustelle mit Foto, Zeitstempel, Position und Unterschrift leisten muss, gilt nur für frei Baustelle, und dort ist er der Nachweis für die Frachtposition.

Fracht

Ab Werk gibt es keine Fracht auf dem Beleg des Werks. Frei Baustelle entsteht sie aus Frachtzone oder Frachtsatz und Menge, je Tonne oder je Fuhre, dazu Mindermengenzuschlag bei kleinen Fuhren, Wartezeit auf der Baustelle und Dieselzuschlag, wenn vereinbart. Wie Frachten, Mindermengen, Wartezeiten und Zuschläge automatisch berechnet werden, entscheidet, ob die Fracht eine Regel oder eine Nacharbeit ist. Was die Fracht das Werk kostet, ist eine andere Zahl als das, was sie dem Kunden berechnet wird, und mit dem Frachtkostenrechner lässt sich aus Menge, Strecke, Fahrer, Fahrzeug, Diesel und Maut die Kostenseite je Fuhre und je Tonne abschätzen, bevor der Frachtsatz im Angebot steht.

Rechnung

Ab Werk hat die Rechnung eine Materialposition je Lieferschein oder je Sammelrechnung. Frei Baustelle hat sie zwei: Material und Fracht, getrennt ausgewiesen, mit denselben Lieferscheinnummern in beiden. Zuschläge stehen bei der Fracht. In der Sammelrechnung je Baustelle stehen beide Blöcke untereinander, und der Kunde sieht, was das Material und was der Transport gekostet hat. TBRegio rechnet Produktion, Frachten und sonstige Leistungen aus den Lieferscheindaten ab und führt die Konditionen für beide mit Vererbung.

Spediteursgutschrift

Ab Werk gibt es keine Gutschrift, weil der Kunde seinen Spediteur selbst bezahlt. Frei Baustelle mit Fremdspediteur entsteht die Gutschrift aus denselben Lieferscheinen wie die Frachtposition beim Kunden, mit dem Frachtsatz des Spediteurs statt dem des Kunden. Frei Baustelle mit eigenem Lkw gibt es keine Gutschrift, sondern eine interne Zuordnung der Fuhre zum Fuhrpark. TBRegio bildet Spediteursgutschriften aus den Belegen, TBDispoPlan disponiert Massenschüttgüter mit eigenen und fremden Fahrzeugen, und wie Eigenfuhrpark und Fremdspediteure gemeinsam disponiert werden, bestimmt, welcher Beleg welche Gutschrift auslöst.

Kennzahl

Ab Werk ist die Kennzahl die Materialmarge je Tonne, und sie ist einfach. Frei Baustelle ist die Kennzahl der Deckungsbeitrag je Lieferung: Materialerlös plus Frachterlös minus Materialkosten minus Frachtkosten, und die Frachtkosten sind die Gutschrift an den Spediteur oder die Kosten des eigenen Lkw je Fuhre. Was der Deckungsbeitrag pro Lieferung statt Umsatz pro Monat zeigt, ist bei frei Baustelle die Frage, ob die Frachtzone richtig bepreist ist. Ohne die Trennung am Beleg gibt es diese Kennzahl nicht.

Wenn der Kunde beides mischt

Viele Kunden holen mit dem eigenen Lkw ab, wenn er frei ist, und lassen liefern, wenn nicht. Die Lieferbedingung gehört deshalb an den Auftrag, nicht an den Kunden, und auf jeden Lieferschein einzeln. In der Sammelrechnung stehen dann zwei Blöcke: die Lieferscheine ab Werk mit Materialposition und die Lieferscheine frei Baustelle mit Material- und Frachtposition. Der Kunde gleicht beide mit seinen Belegen ab, und wie ein digitaler Lieferschein für Sand, Kies und Schotter zu einem Bauunternehmen mit vielen Baustellen kommt, entscheidet darüber, ob dieser Abgleich beim Kunden Minuten oder Stunden dauert. Bei der Abrechnung von Schüttgut aus Wiege- und Lieferdaten ist die Lieferbedingung am Beleg der vierte Prüfpunkt.

Häufige Fragen zu ab Werk und frei Baustelle

Darf die Fracht im Materialpreis enthalten sein?

Kaufmännisch ja, als Preis frei Baustelle inklusive. Intern muss das Werk die Fracht trotzdem getrennt kennen, sonst gibt es keinen Deckungsbeitrag je Lieferung und keinen Vergleich mit dem Angebot des Wettbewerbers ab Werk. Die Software muss beide Sichten aus demselben Beleg erzeugen: eine Position nach außen, zwei Werte nach innen.

Wie wird die Fracht bei eigenem Lkw abgerechnet?

Beim Kunden als Frachtposition wie beim Spediteur. Intern als Fuhre des eigenen Fuhrparks mit Kosten je Fuhre aus Fahrer, Fahrzeug, Diesel und Maut, ohne Gutschrift. Der Deckungsbeitrag entsteht dann aus dem Frachterlös und diesen Kosten.

Was ist mit Wartezeit auf der Baustelle?

Sie ist ein Zuschlag zur Fracht, wenn der Auftrag eine Regel dafür enthält, mit freier Wartezeit und Satz je angefangener Einheit. Die Zeit kommt aus der Rückmeldung des Fahrers, und ohne Rückmeldung gibt es keinen Zuschlag, nur eine Diskussion.

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