Schüttgut aus Wiege- und Lieferdaten abrechnen

Schüttgut abrechnen heißt, aus einigen hundert Wiegungen im Monat Rechnungen zu machen, die der Kunde ohne Rückfrage bezahlt. Der Rechnungslauf selbst dauert Minuten, wenn die Belege stimmen, und Tage, wenn nicht, weil dann jede Rückfrage an die Waage, an den Vertrieb oder an den Spediteur geht. Deshalb steht die Prüfliste vor dem Lauf und nicht danach: acht Prüfpunkte, die die Fakturierung im Kieswerk vor jedem Lauf durchgeht, mit einer Quelle je Punkt und einer Person, die ihn verantwortet.

Prüfpunkt für Prüfpunkt

Jede Wiegung hat einen abgeschlossenen Beleg

Eine Wiegung ohne Beleg ist eine Tonne, die niemand bezahlt. Offene Erstwiegungen, abgebrochene Vorgänge am Terminal und Belege ohne Kunde sind die drei Fälle, die der Tagesabschluss der Waage zeigt, und der Rechnungslauf beginnt erst, wenn der letzte Tagesabschluss des Zeitraums sauber ist. Der Weg vom Wiegeschein zur Rechnung ist nur so durchgängig wie sein erster Schritt.

Jeder Beleg trägt die Einheit der Abrechnung

Die Waage liefert Tonnen. Der Privatkunde hat Kubikmeter bestellt, der Industriekunde Trockenmasse. Ein Beleg in Tonnen und ein Preis je Kubikmeter ergeben ohne Faktor keine Rechnung, und der Faktor muss am Verkaufsartikel stehen, nicht im Kopf der Fakturierung. Was Feuchte und Schüttdichte für die abrechenbare Menge bedeuten, entscheidet an diesem Prüfpunkt, ob die Rechnung zum Angebot passt.

Jeder Artikel hat einen gültigen Preis

Die Preisfindung läuft von der Gruppe über den Artikel zum Kunden und zur Baustelle, und TBRegio führt Konditionen mit Vererbung, sodass ein Kunde ohne Sonderregel den Werkspreis bekommt und ein Kunde mit Rahmenvertrag seinen Vertragspreis an jeder Baustelle. Der Prüfpunkt fragt nach dem Datum: Ein Preis, der im Zeitraum geändert wurde, gilt ab dem Änderungstag, und die Belege davor behalten den alten. Die Plausibilitätsprüfungen von TBRegio finden Belege ohne Preis vor dem Lauf, nicht der Kunde danach.

Jede Lieferung frei Baustelle trägt die Fracht

Bei ab Werk ist die Fracht Sache des Kunden. Bei frei Baustelle ist sie eine Position der Rechnung, die aus Frachtzone oder Frachtsatz und Menge entsteht, und der Frachtführer, eigener Lkw oder Spediteur, bestimmt, ob daraus auch eine Gutschrift wird. Wie Material und Fracht bei ab Werk und frei Baustelle getrennt bleiben, ist am Beleg entschieden, und der Prüfpunkt stellt fest, ob die Lieferbedingung dort steht.

Zuschläge stehen am Beleg

Dieselzuschlag, Energiezuschlag, Mindermengenzuschlag, Wartezeit, Plane, Samstagszuschlag: Was der Kunde zahlt, steht am Lieferschein, und zwar als Position, die TBScale beim Abschluss der Wiegung als Zuschlag oder Zusatzartikel aufnimmt. Wie Frachten, Mindermengen, Wartezeiten und Zuschläge automatisch berechnet werden und wie Diesel-, Energie- und Mautzuschläge gepflegt werden, entscheidet, ob dieser Prüfpunkt eine Regel prüft oder eine Tabelle.

Barverkäufe sind bezahlt

Der Privatkunde hat am Waagenfenster bezahlt, und sein Beleg ist eine Quittung, keine Forderung. Der Prüfpunkt stellt sicher, dass Barverkäufe als bezahlt gekennzeichnet sind, dass sie in der Kasse des Tages auftauchen und dass kein Barkunde mit einem Stammkunden gleichen Namens in einer Sammelrechnung landet. Der Lieferschein von TBScale kann bar oder auf Rechnung erstellt werden, und die Kennzeichnung entsteht an der Waage, nicht in der Fakturierung.

Spediteursgutschriften kommen aus denselben Belegen

Der Spediteur, der frei Baustelle gefahren ist, bekommt eine Gutschrift je Fuhre, und diese Gutschrift muss aus demselben Lieferschein entstehen wie die Frachtposition auf der Kundenrechnung. Sonst rechnet der Spediteur seine Fuhren aus seinem Fahrtenbuch ab, und die Fakturierung vergleicht zwei Listen. TBRegio bildet Spediteursgutschriften aus den Lieferscheindaten, und der Prüfpunkt stellt fest, dass jeder Beleg mit Fremdspediteur den Frachtführer trägt.

Sammelrechnungen sind wie vereinbart gebündelt

Der Bauunternehmer will eine Sammelrechnung je Baustelle und Monat, der Händler eine je Dekade, der Landwirt eine je Lieferung. Was mit dem Kunden vereinbart ist, steht im Kundenstamm, und der Prüfpunkt vergleicht die Bündelung des Laufs mit dieser Vereinbarung. Welche Abrechnung zu welchem Auftrag passt, ist vor dem ersten Lauf je Kunde festgelegt, und TBRegio rechnet Standard, Dekaden und Händlerabrechnungen aus denselben Belegen.

Wer was prüft

Nach dem Rechnungslauf

Der Lauf erzeugt Rechnungen, Gutschriften und Buchungen. TBRegio stellt Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD bereit, versendet Belege per E-Mail und übergibt an Finanzbuchhaltung, Statistik und Archiv. Was danach noch kommt, sind Korrekturen, und ihre Zahl ist die Kennzahl für die Prüfliste: Jede Gutschrift wegen eines falschen Preises, einer fehlenden Fracht oder einer falschen Bündelung ist ein Prüfpunkt, der beim nächsten Lauf früher greifen muss. Wie Rechnungskorrekturen und Gutschriften reduziert werden, beginnt bei dieser Zählung.

Häufige Fragen zur Abrechnung von Schüttgut

Wie oft sollte ein Kieswerk abrechnen?

So oft, wie es mit den Kunden vereinbart ist, und das ist je Kundengruppe verschieden: monatlich je Baustelle beim Bauunternehmer, je Dekade beim Händler mit hohem Volumen, sofort beim Barkunden. Ein Lauf, der alle Kunden am Monatsende bündelt, ist einfach für die Fakturierung und teuer für die Liquidität.

Was passiert mit Belegen, die bei der Prüfung durchfallen?

Sie gehen zurück an die Stelle, die den Prüfpunkt verantwortet, und kommen in den nächsten Lauf. Ein Beleg ohne Preis wird nicht geschätzt, ein Beleg ohne Frachtführer bekommt keine Gutschrift auf Verdacht. Der Lauf wartet nicht auf den letzten Beleg, sondern rechnet die geprüften ab.

Muss die Fakturierung jede Wiegung noch einmal ansehen?

Nein. Die Prüfliste ersetzt das Ansehen, weil sie die Fehlerquellen prüft statt die Belege. Eine Stichprobe je Lauf bleibt sinnvoll, vor allem bei neuen Kunden, neuen Artikeln und geänderten Preisen. Alles andere erledigen die Plausibilitätsprüfungen der Software.

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