Digitaler Lieferschein für Sand, Kies und Schotter: vom Wiegeschein zum Beleg beim Kunden

Der digitale Lieferschein für Sand, Kies und Schotter entsteht an der Waage aus dem Wiegeschein, und ab dort geht er fünf verschiedene Wege, je nachdem, wer auf der anderen Seite steht: das Bauunternehmen mit zwanzig Baustellen, der Privatkunde mit dem Anhänger, der Händler, der die Ware weiterverkauft, der Spediteur, der für einen Kunden abholt, und der Bahnkunde, der in Waggons rechnet. Ein Beleg, fünf Kundentypen, fünf Wege, und auf jedem Weg ist etwas anders.

Vom Wiegeschein zum Lieferschein

Der Wiegeschein ist der Nachweis der Wiegung: Brutto, Tara, Netto, Zeit, Waage, Fahrzeug, Material. Der Lieferschein ist der Beleg der Lieferung: dazu Auftrag, Kunde, Baustelle, Sorte mit Güte, Einheit, Lieferbedingung, Zuschläge und die Bestätigung des Empfängers. Auf der Lösungsseite zu digitalen Lieferscheinen ist der Weg so beschrieben: Gewicht, Auftrag, Material und Fahrzeug werden beim Abschluss der Wiegung zum Lieferschein, Zuschläge und Zusatzartikel stehen bereits auf dem Beleg, der Fahrer bestätigt am Terminal oder in der Selbstbedienung, und der Beleg geht als PDF an Kunde und Büro, an konfigurierte Druckziele, in das Kundenportal, in das Archiv und in die Fakturierung. Was der digitale Lieferschein in der Baustoffbranche als vollständiger Prozess verlangt, gilt im Kieswerk vollständig. Der Unterschied zu anderen Werken liegt in den Kundentypen, und die fünf häufigsten stehen hier.

Das Bauunternehmen mit vielen Baustellen

Der Weg: Das PDF geht an die Bauleitung der Baustelle, bevor die Fuhre ankommt, und im Kundenportal findet der Kunde alle Lieferscheine nach Baustelle und Tag. Am Monatsende erscheint jede Baustelle mit ihren Belegen in einer eigenen Sammelrechnung, und welche Abrechnung zu welchem Auftrag passt, ist je Kunde festgelegt. Die Besonderheit: Die Baustelle muss am Beleg stimmen, weil der Kunde sie als Kostenstelle führt, und ein Beleg mit der falschen Baustelle landet in der falschen Rechnung. Bei frei Baustelle kommt die Bestätigung des Poliers dazu, und wie Material und Fracht bei ab Werk und frei Baustelle getrennt bleiben, entscheidet am Beleg. Wer seine Lieferscheine als Daten in das eigene System übernehmen will, bekommt sie über eine abgestimmte Übergabe, und das wird je Kunde festgelegt.

Der Privatkunde mit Anhänger

Der Weg: Barverkauf am Waagenfenster, Beleg gedruckt als Quittung, auf Wunsch als PDF an eine E-Mail-Adresse, kein Portal, keine Sammelrechnung. Der Lieferschein von TBScale kann mit Barzahlung erstellt werden, und die Kennzeichnung als bezahlt entsteht an der Waage. Die Besonderheit: Der Privatkunde hat Kubikmeter bestellt und bekommt Tonnen gewogen, und der Beleg muss beide Mengen mit dem Faktor zeigen, damit die Frage am Fenster nicht zur Diskussion wird. Der Zustand der Sorte, gewaschen oder ungewaschen, gehört auf den Beleg, weil er das Gewicht je Kubikmeter erklärt.

Der Händler

Der Weg: Der Beleg geht an den Händler als Rechnungsempfänger und als Kopie an die Baustelle oder den Endkunden als Warenempfänger. Zwei Adressen auf einem Beleg, und die Kopie für den Warenempfänger ohne Preise, weil der Händler seinen Aufschlag nicht offenlegt. TBRegio rechnet Händlerabrechnungen ab, und das Layout des Lieferscheins von TBScale ist konfigurierbar, sodass die beiden Ausgaben aus einem Datensatz entstehen. Die Besonderheit: Die Regel, welche Angaben der Warenempfänger sieht, wird je Händler festgelegt und nicht je Beleg entschieden.

Der Spediteur des Kunden

Der Weg: Der Fahrer holt ab Werk ab, unterschreibt am Terminal, und das PDF geht an den Spediteur und an den Kunden, der die Ware bestellt hat. Fahrer eines Fremdspediteurs brauchen die Auftragsinformationen und die Möglichkeit, Status und Ablieferung zurückzumelden, ohne Zugriff auf interne Daten des Werks, so beschreibt es die Lösungsseite zur mobilen App. Die Besonderheit: Der Frachtführer steht am Beleg, eine Frachtposition gibt es nicht, weil der Kunde seinen Spediteur selbst bezahlt, und der Beleg ist für den Spediteur der Nachweis der Fuhre gegenüber seinem Auftraggeber. Nachts läuft dieser Weg über das Terminal, und die Selbstbedienung an der Waage im Kieswerk ist im Kern der Belegweg für diesen Kundentyp.

Der Bahnkunde

Der Weg: Statt eines Lieferscheins je Fuhre entsteht eine Ladeliste je Zug mit Waggonnummern und Gewichten, als PDF, im Portal oder als Datenübergabe, und die Bestätigung kommt vom Entladen im Empfangsbahnhof. Die Besonderheit: Der Beleg bleibt offen, bis die Bestätigung oder die Frist des Vertrags ihn schließt, und die Anlage mit den Waggonnummern ist für den Wareneingang des Kunden wichtiger als die Summe. Was sich bei Schüttgut per Bahn oder Schiff gegenüber dem Lkw ändert, beginnt beim Beleg.

Einführung je Kundentyp

Die Reihenfolge folgt dem Aufwand beim Kunden. Zuerst die eigenen Fahrer und die Stammspediteure, weil das Terminal die Unterschrift und den Versand ohne Mitwirkung des Kunden erledigt. Dann die Bauunternehmen mit dem Portal, weil sie den größten Nutzen haben und den Zugang je Kundenunternehmen brauchen, der bei der Einführung festgelegt wird. Dann die Händler mit ihren Belegvarianten, dann die Privatkunden, für die sich fast nichts ändert, und zuletzt die Bahn mit der Ladeliste. In der Übergangszeit bleibt der Druck für jeden, der ihn verlangt, und wie digitale Lieferscheine mit Ablauf und Zuständigkeiten eingeführt werden, gilt im Kieswerk mit dieser Reihenfolge. Das Kundenportal zeigt jedem Kunden nur seine eigenen Vorgänge, und Lieferschein und Rechnung stammen dort aus demselben Prozess wie das Archiv.

Häufige Fragen zum digitalen Lieferschein im Kieswerk

Braucht jeder Kundentyp ein anderes Belegformat?

Nein. Es ist ein Datensatz mit mehreren Ausgabeformen: gedruckt, als PDF, im Portal, als Anlage zur Ladeliste, mit oder ohne Preise. Das Layout wird einmal je Ausgabeform eingerichtet, und die Regel, welcher Kunde welche Form bekommt, steht im Kundenstamm.

Was, wenn der Privatkunde keine E-Mail-Adresse nennen will?

Dann bekommt er den gedruckten Beleg, und der digitale Lieferschein existiert trotzdem, im Archiv und in der Kasse des Tages. Der Druck ist eine Ausgabeform, nicht das Gegenteil des digitalen Belegs.

Sieht der Endkunde des Händlers die Preise?

Nur, wenn der Händler es so festlegt. Die Kopie für den Warenempfänger wird ohne Preise erzeugt, und die Regel gilt je Händler für alle seine Belege. Ein Beleg, der versehentlich mit Preisen beim Endkunden landet, ist der Fehler, den diese Regel verhindert.

So geht es weiter