Biodiversität in Kiesgruben und Steinbrüchen digital dokumentieren
Vom geforderten Nachweis rückwärts zu Beobachtung, Maßnahme und Fläche: Welche Dokumente eine Kiesgrube oder ein Steinbruch zur Biodiversität sammelt, wer sie liefert und wo sie neben den Belegen liegen.
Biodiversität in Kiesgruben und Steinbrüchen zu dokumentieren, beginnt am Ende: bei dem Nachweis, den jemand verlangt. Die Genehmigungsbehörde will den Stand der Rekultivierung, der Gutachter braucht die Vorjahreskartierung, die Geschäftsführung den Bericht, und ein Kunde fragt nach der Fläche, die das Werk als Lebensraum pflegt. Wer vom Nachweis rückwärts fragt, welche Beobachtung ihn belegt, welche Maßnahme die Beobachtung möglich gemacht hat und auf welcher Fläche das geschah, hat die vier Ebenen der Dokumentation und weiß, was das Werk über das Jahr sammeln muss und was nicht.
Warum rückwärts vom Nachweis gedacht wird
Vorwärts gedacht entsteht ein Ordner: Fotos von Steilwänden, Sichtungen auf Zetteln, ein Gutachten von vor drei Jahren, Rechnungen des Baggerbetriebs, der die Flachwasserzone angelegt hat. Nichts davon ist ein Nachweis, weil ein Nachweis einen Empfänger, eine Form und einen Termin hat, und die stehen im Bescheid des jeweiligen Werks, im Rekultivierungsplan und in den Vereinbarungen mit Gutachtern und Verbänden. Rückwärts gedacht beginnt die Dokumentation mit der Liste dieser Nachweise, und jede Beobachtung, jede Maßnahme und jede Fläche wird nur dann erfasst, wenn sie in einem davon gebraucht wird. Für die Rohstoffsicherung ist das mehr als Pflicht: Wer die nächste Abbaufläche genehmigt bekommen will, zeigt an der letzten, was aus ihr geworden ist, und warum Primär- und Sekundärrohstoffe gemeinsam gedacht werden müssen, beginnt bei dieser Genehmigung.
Ebene 1: Der Nachweis
Ein Nachweis hat einen Empfänger: die Genehmigungsbehörde, den Gutachter, die Geschäftsführung, einen Verband, einen Kunden oder die Öffentlichkeit bei einem Tag der offenen Grube. Er hat eine Form: ein Bericht mit Flächenbilanz, eine Kartierung, ein Maßnahmenprotokoll, Fotos mit Datum und Ort. Und er hat einen Termin: jährlich, je abgeschlossenem Abbauabschnitt, bei der Übergabe einer rekultivierten Fläche. Die Liste der Nachweise mit Empfänger, Form und Termin ist die erste Seite der Dokumentation, und sie wird aus dem Bescheid und dem Rekultivierungsplan des Werks erstellt, nicht aus allgemeinen Vorlagen.
Ebene 2: Die Beobachtung
Jeder Nachweis stützt sich auf Beobachtungen: die Kartierung des Gutachters, der Arten und Lebensräume erfasst, eigene Sichtungen des Werkspersonals, die Uferschwalben in der Steilwand oder die Laichballen in der Flachwasserzone, Messungen wie der Wasserstand eines Abbausees. Eine Beobachtung ist nur dann verwendbar, wenn sie vier Angaben trägt: Datum, Ort mit Bezug auf eine Fläche, Person und Beleg, meist ein Foto. Ein Foto ohne Datum und Fläche ist ein schönes Bild. Die Kartierung liefert der Gutachter in seiner Form, die eigenen Beobachtungen brauchen eine feste Form im Werk, und beide gehören an dieselbe Fläche.
Ebene 3: Die Maßnahme
Beobachtungen entstehen, weil Maßnahmen Lebensräume geschaffen oder erhalten haben: eine Steilwand, die nicht abgeflacht wird, eine Flachwasserzone, die der Bagger anlegt, Rohbodenflächen, die offengehalten werden, eine Mahd oder eine Beweidung auf einer rekultivierten Fläche. Jede Maßnahme braucht ein Protokoll mit dem, was getan wurde, wann, von wem, auf welcher Fläche, mit Fotos vorher und nachher. Die Rechnung des Baggerbetriebs ist ein Beleg dafür, dass bezahlt wurde, nicht dafür, was entstanden ist.
Ebene 4: Die Fläche
Alles hängt an der Fläche. Ein Werk führt ein Flächenverzeichnis mit einer Kennung je Fläche und ihrem Status: in Abbau, in Betrieb als Halde oder Anlage, in Rekultivierung, rekultiviert und übergeben, dauerhaft als Lebensraum gesichert. Jede Beobachtung, jede Maßnahme und jeder Nachweis trägt die Kennung der Fläche und ein Datum. Die Flächenbilanz, wie viel Fläche in welchem Status ist, ist der erste Nachweis, den fast jeder Empfänger sehen will, und sie entsteht aus dem Verzeichnis ohne zusätzliche Arbeit, wenn jede Änderung des Status dort eingetragen wird.
- Bescheid und Auflagen
Die Quelle der Nachweise: Genehmigung, Rekultivierungsplan, Nebenbestimmungen, Vereinbarungen mit Gutachtern und Verbänden.
- Flächenverzeichnis
Jede Fläche mit Kennung, Status, Datum der Statusänderung und Plan. Grundlage der Flächenbilanz.
- Kartierung
Erfassung von Arten und Lebensräumen durch den Gutachter, je Fläche und Jahr, in seiner Form abgelegt.
- Maßnahmenprotokoll
Was, wann, wer, welche Fläche, mit Fotos vorher und nachher. Kein Ersatz durch die Rechnung des Ausführenden.
- Fotodokumentation
Eigene Beobachtungen und Zustände mit Datum, Fläche und Person, in fester Form statt auf dem Telefon des Werksleiters.
- Jahresbericht und Übergabe
Der Nachweis an den Empfänger, zusammengestellt aus den fünf anderen Dokumentarten, mit Termin aus dem Bescheid.
Ablage neben den Belegen
Die Dokumente der vier Ebenen brauchen eine Ablage, in der sie nach Fläche, Datum, Dokumentart und Empfänger gefunden werden, und zwar von der Person, die im Dezember den Bericht schreibt, nicht nur von der, die im März das Foto gemacht hat. Ein Dokumentenarchiv, das Belege dem Vorgang zugeordnet ablegt und nach beliebigen Kriterien findet, kann diese Struktur tragen, wenn die Fläche als Ordnungskriterium angelegt wird. TBArchiv legt den Belegausgang digital ab und findet Dokumente nach beliebigen Kriterien. Ein eigenes Modul für Biodiversität gibt es bei TBSoft nicht, und ob die Dokumente zur Biodiversität im selben Archiv liegen wie Lieferscheine und Rechnungen oder in einem eigenen System, ist eine Frage der Ablagestruktur, die vor der Einführung geklärt wird. Die Kriterien für die Auswahl eines Dokumentenarchivs gelten dafür ebenso wie die Regeln, nach denen Lieferscheine archiviert und im Alltag gefunden werden: Ordnungskriterium, Aufbewahrung, Suche.
Verantwortung im Werk
Das Flächenverzeichnis gehört dem Werksleiter, weil er weiß, wann eine Fläche den Status wechselt. Die Kartierung liefert der Gutachter, die Maßnahmen protokolliert der Betrieb, die Fotos macht, wer vor Ort ist, und den Bericht schreibt, wer im Werk für Nachhaltigkeit zuständig ist, oft die Geschäftsführung selbst. Eine Person sammelt, und sie führt den Jahreskalender: Wann kartiert der Gutachter, wann werden Maßnahmen ausgeführt, wann ist der Bericht fällig. Wie Nachhaltigkeitsdaten im Werk mit Verantwortlichkeiten und Datenflüssen organisiert werden, gilt für die Biodiversität als einen Datenstrom unter mehreren, mit dem Unterschied, dass hier die Fläche statt der Tonne das Ordnungskriterium ist.
Häufige Fragen zur Dokumentation der Biodiversität
Reicht ein Ordner mit Fotos?
Für den Bericht im Dezember nicht, weil dann niemand mehr weiß, welches Foto zu welcher Fläche und welcher Maßnahme gehört. Der Ordner wird zur Dokumentation, wenn jedes Dokument Fläche, Datum, Person und Dokumentart trägt und wenn die Nachweisliste sagt, wofür es gebraucht wird.
Muss das Werk selbst kartieren?
Nein. Kartierungen sind Sache von Gutachtern und Biologen, und ihre Form ist vorgegeben. Das Werk ergänzt sie um eigene Beobachtungen und um die Maßnahmenprotokolle, die der Gutachter nicht liefert, weil er nicht dabei war.
Wie hängt die Dokumentation mit dem Nachhaltigkeitsbericht zusammen?
Die Flächenbilanz und die Maßnahmen des Jahres sind ein Teil des Berichts, und sie kommen aus derselben Ablage wie der Nachweis an die Behörde. Wer die vier Ebenen führt, schreibt beides aus denselben Dokumenten, statt für jeden Empfänger neu zu sammeln.
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