Sand- und Kies-Software einführen, ohne die Waage anzuhalten

Sand- und Kies-Software einführen heißt in den meisten Werken: Die Waage darf keinen Tag stillstehen, weil jeder Tag ohne Wiegung ein Tag ohne Lieferschein ist. Ein Winterfenster mit Produktionsstillstand, wie es Schotterwerke für die Umstellung nutzen, hat nicht jedes Kieswerk. Wer Frostschutz und Winterbaustellen beliefert, wiegt durch, und der Frühjahrsbeginn mit vollem Hof ist die schlechteste Zeit für ein Experiment. Die Einführung läuft deshalb in drei Phasen, in denen alte und neue Software nebeneinander arbeiten und die Führung nur einmal wechselt: an einem festgelegten Stichtag, Waage für Waage.

Drei Phasen, ein Stichtag

Der Parallelbetrieb hat eine einfache Regel: Zu jedem Zeitpunkt führt genau ein System. Vor dem Stichtag führt das alte, und das neue läuft mit. Am Stichtag wechselt die Führung an einer Waage nach der anderen. Danach führt das neue, und das alte wird nur noch gelesen. Alles, was schiefgeht, geht schief, weil diese Regel für eine Stunde oder einen Arbeitsplatz aufgeweicht wird.

Die drei Phasen unterscheiden sich darin, was an der Waage und was im Büro geschieht, und in dem, was in jeder Phase nicht passieren darf. Der Ablauf der Einführung bei TBSoft mit Analyse, Konfiguration, Datenübernahme, Einweisung und begleitetem Start liegt darunter, die drei Phasen beschreiben ihn aus Sicht der laufenden Waage.

Phase 1: Alt führt, neu läuft mit

An der Waage ändert sich in dieser Phase nichts Sichtbares. Wiegungen, Lieferscheine und Barverkäufe laufen im bisherigen System. Die neue Software läuft daneben auf einem zweiten Arbeitsplatz mit denselben Stammdaten, und ausgewählte Wiegungen des Tages werden dort nachvollzogen: derselbe Kunde, dieselbe Sorte, dasselbe Fahrzeug mit derselben Tara, und der entstehende Wiegeschein wird mit dem alten verglichen. Abweichungen sind in dieser Phase erwünscht, weil sie Stammdatenfehler zeigen, bevor sie Kunden erreichen.

Im Büro steckt die Arbeit. Der Materialstamm kommt zuerst, weil Preise, Bestände und Lieferscheine an ihm hängen, dann Kunden mit Konditionen und Kundenkarten, dann Fahrzeuge mit gespeicherten Taragewichten, dann Lagerorte mit Beständen. Wie Materialstammdaten im Kieswerk strukturiert werden, entscheidet in dieser Phase über jede spätere Rechnung. Welche Altdaten in die neue Branchensoftware übernommen werden und welche bereinigt zurückbleiben, wird jetzt entschieden, nicht am Stichtag. Schnittstellen zu Buchhaltung, Kundenportal und Archiv werden mit Datenumfang, Richtung und Fehlerverhalten dokumentiert und vor dem Produktivstart getestet, so beschreibt es die Lösungsseite zu Schnittstellen und Integration.

Was nicht passieren darf: Lieferscheine aus dem Testsystem verlassen das Werk. Stammdaten werden in beiden Systemen ohne Regel gepflegt, sodass am Stichtag zwei Preislisten existieren. Und die Vergleichswiegungen werden nach der ersten Woche eingestellt, weil sie stimmen, obwohl der Barverkauf und die Eingangswiegung noch nie dabei waren.

Phase 2: Der Stichtag, Waage für Waage

Der Stichtag beginnt am Abend davor. Das alte System macht seinen Tagesabschluss, offene Erstwiegungen werden abgeschlossen oder als offen notiert, Bestände je Halde werden zum Stichtag gesetzt, der Nummernkreis der Lieferscheine wird für das neue System festgelegt, und die gespeicherten Taragewichte werden ein letztes Mal übernommen. Am Morgen schaltet die erste Waage um, mit Begleitung vor Ort. Der erste Fahrer des Tages wiegt im neuen System, der Lieferschein wird geprüft, der zweite Fahrer auch. Erst wenn die erste Waage eine Stoßzeit ohne Rückfrage überstanden hat, folgt die zweite.

Im Büro laufen an diesem Tag zwei Dinge parallel: die Betreuung der Waage und die Prüfung der ersten Belege gegen Auftrag, Preis und Bestand. Der Tagesabschluss am Abend des Stichtags ist der erste im neuen System. TBScale führt ihn manuell oder automatisch aus, und am ersten Tag ist manuell die richtige Wahl, weil jeder Beleg noch einmal angesehen wird.

Was nicht passieren darf: Eine Wiegung wird in beiden Systemen erfasst, weil ein Kollege es sicherheitshalber tut. Ein Fahrzeug mit offener Erstwiegung aus dem alten System kommt zur Zweitwiegung an eine Waage, die schon im neuen läuft, ohne dass jemand die Regel dafür kennt. Der Privatkunde mit Anhänger steht am Barverkauf, und die Kasse ist noch nicht angebunden.

Phase 3: Alt liest nur noch

Nach dem Stichtag wiegt das Werk ausschließlich im neuen System. Das alte bleibt lesend erreichbar, weil Rückfragen zu Lieferscheinen der Vormonate kommen werden und weil die Fakturierung der Übergangsperiode beide Quellen braucht. Liegt der Stichtag am Monatsanfang, entstehen die Sammelrechnungen des Vormonats vollständig aus dem alten System und die des laufenden Monats aus dem neuen. Liegt er mitten im Monat, braucht der Monat eine Regel: entweder zwei Rechnungen je Kunde oder eine Übernahme der offenen Lieferscheine in das neue System, was Prüfaufwand bedeutet.

An der Waage beginnt jetzt die zweite Einweisung, die wichtiger ist als die erste: die an den Ausnahmen. Storno, Nachwiegung, Anhängerwechsel, gesperrte Kundenkarte und der Ausfall des Netzwerks kommen in den ersten Wochen von selbst, und wer sie dann mit Begleitung durchspielt, braucht später keinen Support dafür. Wie der Wiegebetrieb bei Netzwerk- oder ERP-Ausfall organisiert ist, wird in dieser Phase zum ersten Mal ernsthaft geprüft.

Was nicht passieren darf: Das alte System wird weiter beschrieben, weil eine Kollegin dort eine Preisänderung einträgt. Die Schnittstelle zur Buchhaltung übergibt doppelt, weil beide Systeme am selben Konto hängen. Und der Parallelbetrieb wird stillschweigend verlängert, weil sich niemand traut, das alte System abzuschalten.

Der richtige Stichtag im Kieswerk

Drei Regeln reichen für die Wahl. Der Stichtag liegt am Monatsanfang, damit die Fakturierung keine Übergangsperiode braucht. Er liegt am Wochenbeginn, damit die Begleitung eine ganze Woche vor Ort sein kann. Und er liegt in einer Zeit mit schwachem Verkehr, im Kieswerk meist zwischen Jahreswechsel und Frühjahrsbeginn oder nach der Sommerspitze, aber nicht in der ersten Woche, in der die Baustellen nach dem Frost wieder liefern lassen.

Die Einführung im Schotterwerk nutzt den Produktionsstillstand im Winter als Fenster. Im Kieswerk mit Winterlieferung ersetzt der Parallelbetrieb dieses Fenster: Das Werk wiegt weiter, und die Umstellung findet an einem Vormittag je Waage statt. Was sonst bei der Einführung von Wiegesoftware in sinnvollen Schritten gilt, ändert sich dadurch nicht, nur die Reihenfolge an der Waage wird strenger.

Häufige Fragen zur Einführung von Sand- und Kies-Software

Wie lange läuft der Parallelbetrieb?

So lange, bis die Vergleichswiegungen über alle Belegarten hinweg keinen Unterschied mehr zeigen und jede Schnittstelle einmal ohne Fehler übergeben hat. Die Dauer hängt an der Zahl der Sorten, Kunden und Fahrzeuge und an der Qualität der Altdaten, nicht an der Software.

Kann der Stichtag mitten im Monat liegen?

Ja, wenn die Fakturierung eine Regel für den geteilten Monat hat. Zwei Rechnungen je Kunde sind sauber, aber erklärungsbedürftig. Die Übernahme der offenen Lieferscheine in das neue System ist eleganter, verlangt aber eine Prüfung jedes übernommenen Belegs.

Was passiert mit Fahrzeugen, die am Stichtag mit alter Tara kommen?

Die gespeicherten Taragewichte werden vor dem Stichtag übernommen und bleiben gültig. Fahrzeuge, deren Tara lange nicht geprüft wurde, bekommen in den ersten Wochen eine Erstwiegung, und die Abweichung zur gespeicherten Tara zeigt, ob der Wert noch stimmt.

So geht es weiter