Schotterwerk-Software einführen: Vorbereitung und Ablauf

Schotterwerk-Software einzuführen ist selten ein IT-Projekt. Es ist ein Stammdatenprojekt mit einer Waage am Ende. Wer im Steinbruch bricht und klassiert, verkauft nicht drei Sorten, sondern dreißig: Lieferkörnungen von 0/2 bis 32/63, in mehreren Güten, von mehreren Halden, über mehrere Ausfahrten. Diese Vielfalt entscheidet darüber, wie lange eine Einführung dauert und ob sie am ersten Wiegetag trägt.

Was ein Schotterwerk von anderen Einführungen unterscheidet

Eine Wiegesoftware lässt sich in vielen Betrieben in wenigen Schritten aufsetzen, und die Phasen der Einführung sind überall dieselben. Im Schotterwerk kommen Eigenheiten hinzu, die den Ablauf prägen:

• Sorten entstehen im Werk. Durch Brechen und Klassieren wird aus einem Rohgestein eine Reihe von Lieferkörnungen, jede mit eigener Sieblinie, eigener Halde und eigenem Preis. Schotter für Tragschichten, Splitt für Asphalt und Beton, Edelsplitt für Deckschichten: Der Materialstamm ist größer und beweglicher als in vielen Kieswerken.
• Bestände entstehen aus Produktionsmeldungen, nicht nur aus Wiegungen. Was der Brecher heute produziert, liegt morgen auf einer anderen Halde als gestern.
• Mehrere Waagen sind der Normalfall: Ausgangswaagen an verschiedenen Ausfahrten, eine Eingangswaage für Anlieferungen, manchmal eine Bahnverladung. Ein Vorgang muss an einer anderen Waage enden können, als er begonnen hat.
• Der Durchsatz konzentriert sich auf wenige Stunden. Fremdfahrer und Spediteure stehen morgens gleichzeitig am Tor, der Radlader lädt im Takt der Waage.
• Die Produktion hat einen Jahresrhythmus mit Winterpause. Er gibt das Einführungsfenster vor.

Der Ablauf: Vom Erstgespräch bis zum ersten Wiegetag

Die Einführung folgt den sechs Schritten des Einführungsablaufs bei TBSoft. Im Schotterwerk füllen sie sich so:

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  Erstgespräch und Zieldefinition

  Welche Waagen, welche Sorten, welche Kunden, welche Schichten. Und vor allem: Was soll am ersten Wiegetag anders sein als heute? Ohne dieses Ziel wird die Einführung zur Softwareinstallation.

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  Ist-Aufnahme an der Waage

  Ein Vormittag mit Stoßzeit im Werk sagt mehr als jede Prozessbeschreibung: Wie werden Fremdfahrer abgefertigt, wer ruft dem Radlader was zu, wo entstehen Zettel, welche gespeicherte Tara wurde seit Jahren nicht geprüft.

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  Konzept und Richtangebot

  Welche Waage bekommt Terminal und Kennzeichenerkennung, welche Schnittstellen zu Buchhaltung, Verladesteuerung oder Bahn sind nötig, wie ist der Materialstamm aufgebaut. Daraus entstehen ein Umsetzungsszenario und ein Richtangebot.

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  Stammdaten und Installation

  Materialstamm, Preisgruppen, Kunden, Fahrzeuge und Lagerorte werden aufgebaut oder übernommen, Waagen und Peripherie angebunden, Rollen eingerichtet. Hier steckt die meiste Zeit.

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  Schulung und Parallelbetrieb

  Schulung an der Waage je Schicht, Vergleichswiegungen mit dem bisherigen Verfahren, Ausnahmen durchspielen, Stichtag festlegen.

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  Start und Begleitung

  Erster Wiegetag mit Begleitung, Nachschulung nach den ersten Wochen, Anpassungen aus dem Betrieb, danach Routine mit Updates und Support.

Der Materialstamm: Körnungen, Güten und Preisgruppen zuerst

Hier wird die Einführung gewonnen oder verloren. Ein Materialstamm, der über Jahre gewachsen ist, enthält Sorten, die niemand mehr produziert, Bezeichnungen, die im Verkauf anders heißen als an der Anlage, und Preise, die nur der Verkaufsleiter im Kopf hat. Vor der Installation gehört er bereinigt, und zwar vom Verkauf, nicht von der IT.

Was dabei festgelegt wird:

• Eine Struktur je Sorte aus Gestein, Lieferkörnung und Güte, mit einem Verkaufsnamen, den Kunde, Waage und Rechnung gleich schreiben.
• Die Einheit. Schotterwerke verkaufen in Tonnen, Kunden bestellen oft in Kubikmetern. Der Schüttdichte-Umrechner zeigt, wie groß der Unterschied je Sorte und Feuchte ist. Die Software braucht für jede Sorte eine hinterlegte Umrechnung.
• Preisgruppen: Listenpreis, Kundengruppen, Rahmenverträge, Fracht ab Werk oder frei Baustelle mit Zonen. Wer hier Sonderfälle als Bemerkung pflegt, pflegt sie später auf jeder Rechnung von Hand nach.
• Sorten mit Einschränkung: Mischungen, nicht freigegebene Chargen, Recyclingware und Streugut brauchen eine Kennzeichnung, die an der Waage sichtbar ist.

Ein bereinigter Materialstamm ist auch die beste Vorbereitung auf die Zahl, die jede Vorführung entscheidet: Wie viele Eingaben braucht das Waagebüro pro Fuhre?

Halden und Lagerorte: Bestände zum Stichtag setzen

Bestände sind im Schotterwerk kein Nebenprodukt der Waage, sondern ein eigener Datenkreis. Jede Sorte bekommt einen Lagerort, meist eine Halde, manchmal ein Silo oder eine Box. Zum Stichtag der Einführung wird ein Eröffnungsbestand gesetzt, durch Vermessung oder eine dokumentierte Schätzung. Ab dann buchen Produktionsmeldungen zu, Ausgangswiegungen ab und Umlagerungen zwischen Halden um.

Zu klären ist vor dem Start, wer die Produktionsmenge meldet, wie oft und in welcher Form: Schichtmeldung aus der Anlage, Zählerstand am Brecher oder Schätzung des Meisters. Ohne diese Regel läuft der gerechnete Bestand nach wenigen Wochen von der Halde weg, und niemand weiß, ob die Waage, die Produktion oder die Vermessung recht hat. Eine Bestandsführung je Sorte und Lagerplatz, die Zugänge und Abgänge bucht, gehört bei TBSoft zur Software für Kies- und Schotterwerke. Wer den Bestand nicht zum Stichtag setzt, läuft ihm ein Jahr hinterher.

Waagen an mehreren Ausfahrten

Die Einführung beginnt an den Waagen mit einer Bestandsaufnahme: Welche Waagen gibt es, mit welcher Auswertegerät-Generation, welchen Schnittstellen und welchen messrechtlichen Unterlagen. Vorhandene Waagen lassen sich meist weiter nutzen. Entscheidend ist die Anbindung des Auswertegeräts. Was die Software je Waage braucht, hängt vom Platz ab:

• An der Hauptausfahrt mit Stoßzeit lohnen sich Kennzeichenerkennung und Terminal, damit bekannte Fahrzeuge ohne Halt am Büro abgefertigt werden. Beides sind die Stellhebel gegen Wartezeiten an der Fahrzeugwaage, die in der Stoßzeit zuerst wirken.
• An der Eingangswaage zählt die Zuordnung der Anlieferung zu Lieferant, Material und Auftrag, bei Anlieferungen von Fremdmaterial auch die Annahmeentscheidung.
• Ein Vorgang muss über Waagen hinweg laufen: Erstwiegung an der einen, Zweitwiegung an der anderen Ausfahrt. Offene Besuche werden an jeder Waage eindeutig fortgesetzt, und die Betriebsmodelle für mehrere Waagen und Standorte reichen von einer zentralen Anwendung bis zu lokalen Systemen mit Abgleich.
• Jede Waage braucht Strom, Netzwerk und einen Plan für den Ausfall beider. Das Notfallkonzept für den Ausfall von Netzwerk oder ERP gehört vor dem Start geübt, nicht gelesen.

Wo Terminal, Schranke und Kennzeichenerkennung im Hof am meisten bewirken, lässt sich vor der Entscheidung im Werkshof-Simulator durchspielen: Ankünfte, Waagen und Beladestellen einstellen, Szenarien vergleichen. Vor dem ersten Wiegetag wird jede Waage mit echten Fahrzeugen getestet, nicht mit Prüfgewichten allein.

Radlader und Verladung ohne Zuruf

Der Radladerfahrer ist im Schotterwerk der Engpass, den keine Waage beschleunigt. Er muss wissen, welches Fahrzeug welche Sorte in welcher Menge von welcher Halde bekommt, und zwar bevor das Fahrzeug an der Halde steht. Die Einführung muss deshalb klären, wie diese Information in die Kabine kommt: über ein Gerät im Radlader, eine Anzeige am Verladeplatz oder eine feste Reihenfolge aus dem Waagebüro. Zuruf per Funk ist der Zustand, den die Einführung ablösen soll.

Dazu gehört die Funkabdeckung auf dem Hof, ein Beladeziel je Fahrzeug aus Tara und zulässigem Gesamtgewicht und eine Rückmeldung, wenn die Beladung fertig ist. Für die Einführung reicht die Entscheidung, welcher Weg im ersten Schritt gilt und welcher später folgt.

Fremdfahrer, Kundenkarten und Selbstbedienung vor dem Start regeln

Der Kundenstamm wird mit Konditionen, Ansprechpartnern und Baustellen übernommen. Für Stammkunden werden Kundenkarten ausgegeben, und zwar vor dem Start, nicht in der ersten Woche an der Waage. Der Fahrzeugstamm trennt Stammfahrzeuge mit Regeln für die gespeicherte Tara von Fremdfahrzeugen, die grundsätzlich erst- und zweitgewogen werden.

Für die Identifikation an der Waage wird je Waage entschieden, ob Kennzeichen, RFID, QR-Code oder Kundenkarte führend ist. Mit TBAutoIdent wird zusätzlich festgelegt, wer wann welche Sorten per Selbstbedienung abholen darf, nach Zeiten, Personen und Fahrzeugen.

Die Selbstbedienung selbst kommt sinnvoll als zweite Stufe: erst läuft die Kernwiegung mit Personal stabil, dann kommt das Terminal für Nacht und Schichtwechsel hinzu. Das Selbstbedienungsterminal TBTouchScale ist für diesen Betrieb gebaut, auch nachts und im Schichtbetrieb. Eine Selbstbedienungswaage trägt im Alltag nur mit Regeln für die Ausnahmen ohne besetztes Büro, und SB-Wiegen setzt eine eindeutige Identifikation voraus. Ob sich die zweite Stufe rechnet, zeigt der Wiegeprozess-ROI-Rechner mit den Wiegungen außerhalb der Bürozeit.

Schichtbetrieb: Schulung an der Waage statt im Schulungsraum

Ein Schotterwerk mit Früh- und Spätschicht hat zwei Waagebüros, die sich nie sehen. Die Schulung findet deshalb je Schicht statt, an der Waage, mit echten Fahrzeugen, nicht im Besprechungsraum mit Folien. Je Schicht wird ein Key-User benannt, der Ausnahmen kennt und Rückfragen der Kollegen abfängt. Verkauf und Buchhaltung werden getrennt geschult, weil sie andere Masken und andere Rechte haben.

Zur Schulung gehört eine Liste der Ausnahmen, die jede Schicht einmal durchgespielt hat: Fahrer ohne Auftrag, Anhängerwechsel, Storno und Nachverwiegung, gesperrter Kunde, Barverkauf. Die zehn Situationen aus dem Vergleich von Sand- und Kies-Software liefern dafür Prüffragen, die sich für die Abnahme eignen. Ein Änderungsprotokoll für Stornos und Korrekturen gehört von der ersten Schicht an dazu.

Vor dem Stichtag läuft ein Parallelbetrieb: Dieselben Fuhren werden mit dem bisherigen Verfahren und mit der neuen Software abgefertigt, die Ergebnisse verglichen, Abweichungen erklärt. Der Rückweg bleibt bis zum Stichtag offen.

Der richtige Zeitpunkt: Produktionsstillstand im Winter als Fenster

Der Winter ist im Schotterwerk das natürliche Einführungsfenster. Brecher und Klassierung stehen oder laufen reduziert, der Verkauf ist ruhiger, die Preislisten für das neue Jahr werden ohnehin angefasst, und die Mannschaft ist am Werk statt auf dem Hof. Eine Einführung in der Saison dagegen trifft auf volle Waagen, Spediteure ohne Geduld und ein Waagebüro, das keine Zeit für Rückfragen hat.

Als Orientierung, nicht als Projektplan:

• Herbst: Erstgespräch, Ist-Aufnahme in einer Stoßzeit, Konzept und Angebot.
• Winter: Materialstamm bereinigen, Bestände zum Stichtag setzen, Installation an den Waagen, Schulung je Schicht.
• Ende des Winters: Parallelbetrieb, Ausnahmen durchspielen, Stichtag.
• Saisonstart: Der erste volle Vormittag mit Fremdfahrern ist die Abnahme, die zählt.

Eine Ausnahme sind Werke mit Streugut. Wer im Winter Streusplitt liefert, hat seine Spitze bei Frost und legt das Fenster in den Spätherbst oder in das zeitige Frühjahr. Und in jedem Fall gilt: Die Schulung braucht beide Schichten anwesend, also nicht die Urlaubswochen um den Jahreswechsel.

Wie lange dauert die Einführung im Schotterwerk?

Die Installation selbst ist der kürzeste Teil. Die Dauer bestimmen andere Größen:

• Der Zustand des Materialstamms. Eine bereinigte Sortenliste mit Preisgruppen verkürzt jeden folgenden Schritt.
• Die Zahl der Waagen und Ausfahrten, jede mit eigener Peripherie und eigenem Test.
• Die Schnittstellen: Finanzbuchhaltung, Verladesteuerung, Kundenportal, Bahnverladung. Jede braucht einen festgelegten Datenfluss zwischen Wiegesoftware und ERP mit Richtung und Auslöser.
• Die Zahl der Standorte, wenn mehrere Steinbrüche gemeinsame Kunden und Preise nutzen.
• Schichten und Personalverfügbarkeit für die Schulung.
• Ob die Selbstbedienung in der ersten oder in der zweiten Stufe kommt.

Rechnen Sie vom ersten Gespräch bis zum ersten Wiegetag in Monaten, wenn Sie den Winter nutzen, und lassen Sie sich Termine erst nach der Ist-Aufnahme nennen. Ein Anbieter, der vor dem Blick auf Ihren Materialstamm eine Dauer verspricht, kennt Ihre Sortenliste nicht.

Die Einführung im Überblick

Häufige Fragen zur Einführung von Schotterwerk-Software

Kann die vorhandene Fahrzeugwaage weiterverwendet werden?

In der Regel ja. Entscheidend sind das Auswertegerät und seine Schnittstelle, nicht die Brücke. In der Ist-Aufnahme werden Waagentyp, Auswertegerät und Unterlagen je Waage erfasst. Die Anbindung an TBScale richtet sich nach Auswertegerät und Schnittstelle der vorhandenen Waage.

Muss der Betrieb während der Einführung stillstehen?

Nein. Stammdaten und Installation laufen neben dem Betrieb, die Schulung findet an der Waage in der Schicht statt, und der Parallelbetrieb fertigt dieselben Fuhren doppelt ab. Der Stichtag wird auf einen ruhigen Tag gelegt, im Winterfenster mit möglichst wenig Fremdfahrern.

Was passiert mit den alten Wiegedaten und Lieferscheinen?

Stammdaten und offene Vorgänge werden übernommen, die Historie nur so weit, wie sie im Betrieb gebraucht wird. Ob und wie Altdaten übernommen werden, wird in der Analyse je Datenart geprüft. Alte Belege bleiben aufbewahrt, entweder im bisherigen System oder in einem Archiv wie TBArchiv.

Wie viele Mitarbeiter müssen geschult werden?

Alle, die den Prozess berühren: das Waagebüro je Schicht, der Verkauf für Aufträge und Konditionen, die Buchhaltung für Rechnungen und Sperren, die Radladerfahrer für den neuen Weg der Verladeinformation. Je Schicht kommt ein Key-User hinzu, der Ausnahmen kennt und die Nachschulung mitträgt.

Kann die Selbstbedienung von Anfang an dabei sein?

Technisch ja. Als zweite Stufe passt sie besser, sobald Kundenkarten ausgegeben sind, der Fahrzeugstamm steht und die Kernwiegung mit Personal stabil läuft. Dann trifft das Terminal auf saubere Daten und die Fahrer auf Abläufe, die das Waagebüro bereits kennt.

So geht es weiter