Schotterwerk-Software für einzelne Werke und Werksgruppen

Ein Steinbruch mit einer Waage und eine Werksgruppe mit zwölf Standorten brauchen an der Waage dasselbe: Erstwiegung, Zweitwiegung, die richtige Sorte, den richtigen Kunden, einen Beleg. Alles um die Waage herum unterscheidet sich. Wer die Kunden und Preise pflegt, wie viele Rollen es gibt, ob ein Vorgang an einer anderen Waage enden darf, als er begonnen hat, und was passiert, wenn ein Standort keine Verbindung hat. Schotterwerk-Software wird deshalb nicht nach Funktionsumfang ausgewählt, sondern nach der Größe, die der Betrieb heute hat, und der, die er in drei Jahren haben wird.

Drei Größen, drei Anforderungsprofile: der einzelne Steinbruch mit einer Waage, das große Werk mit mehreren Waagen, Ausfahrten und Bahnverladung, und die Werksgruppe aus Steinbrüchen und Kieswerken mit zentralem Vertrieb. Dazwischen liegt kein Sprung, sondern ein Ausbaupfad, den die Software von Anfang an kennen muss.

Was in jeder Größe gleich bleibt

Der Kern ist in allen drei Profilen derselbe, und er entscheidet, ob eine Wiegesoftware ein Schotterwerk kennt: Ein- und Ausgangswiegung mit Regeln für die gespeicherte Tara, ein Materialstamm aus Gestein, Lieferkörnung und Güte, ein Kundenstamm mit Konditionen, ein Beleg, der ohne erneute Eingabe in die Abrechnung gelangt, und ein Protokoll für Storno und Nachverwiegung. Der Ablauf einer Wiegung vom Fahrzeug bis zum Beleg ist in jeder Größe derselbe, und die Anforderungsliste an eine Wiegesoftware gilt für den Steinbruch wie für die Gruppe.

Was sich mit der Größe ändert, ist nicht der Kern, sondern die Zahl der Beteiligten, die Zahl der Orte, an denen Daten entstehen, und die Folgen eines Fehlers. Ein falscher Preis im einzelnen Steinbruch betrifft eine Rechnung. Derselbe Preis in einer Werksgruppe mit gemeinsamem Kundenstamm betrifft jede Fuhre an jedem Standort.

Der einzelne Steinbruch mit einer Waage

Im kleinen Steinbruch sitzen Waage, Verkauf und Disposition oft in einer Person. Eine Waage wiegt Eingang und Ausgang, die Stammkunden sind bekannt, morgens stehen Fremdfahrer am Tor, samstags kommen Privatkunden mit dem Anhänger, und eine IT-Abteilung gibt es nicht. Genau daraus folgen die Anforderungen:

• Wenige Rollen, klare Masken. Die Person an der Waage legt Aufträge an, wiegt, druckt und übergibt an die Buchhaltung. Jede Funktion, die dafür einen Wechsel in ein anderes Programm braucht, kostet an der Waage Zeit.
• Direktverkauf und Kundenkarten in einem Ablauf. Der Privatkunde mit dem Anhänger und der Stammkunde mit der Karte werden vom selben Arbeitsplatz aus abgefertigt, mit Preis aus der Liste und Beleg mit Gewicht.
• Selbstbedienung als Ersatz für die zweite Person. Wer das Waagebüro nachts oder am Samstag nicht besetzen kann, braucht ein Terminal, an dem Stammkunden sich selbst abfertigen. Was das im kleinen Betrieb bringt, rechnet der Wiegeprozess-ROI-Rechner mit den Wiegungen außerhalb der Bürozeit vor, und eine Selbstbedienungswaage braucht Regeln für die Ausnahmen ohne besetztes Büro.
• Ein einfaches Ausfallkonzept. Eine Waage, ein Rechner, eine Verbindung: Wenn die Verbindung fehlt, muss die Waage lokal weiterwiegen und die Belege später nachliefern. Das Notfallkonzept für den Ausfall von Netzwerk oder ERP ist im kleinen Betrieb kurz, aber es muss geübt sein.
• Übergabe an die Buchhaltung statt eigener Buchhaltungsabteilung. Rechnungen entstehen aus den Lieferscheinen, die Buchungsdaten gehen an das Steuerbüro oder die Finanzbuchhaltung.

Die häufigste Fehlentscheidung im kleinen Steinbruch ist nicht die zu kleine Software, sondern die zu große: Module und Rollen, die niemand nutzt, Masken, die für eine Zentrale gebaut sind, und Einstellungen, die nur mit Schulung verständlich sind. Die richtige Software für diesen Betrieb ist eine, die klein anfängt und wächst, ohne ausgetauscht zu werden. TBScale deckt die Waage ab, TBTouchScale kommt als Terminal hinzu, wenn die Nacht oder der Samstag es verlangen.

Das große Werk: mehrere Waagen, Ausfahrten und Bahnverladung

Im großen Schotterwerk zerfällt die eine Person in Abteilungen. Das Waagebüro arbeitet im Schichtbetrieb, der Verkauf sitzt woanders, die Buchhaltung ebenfalls, und mehrere Radlader bedienen viele Halden. Zwei oder drei Ausgangswaagen, eine Eingangswaage für Anlieferungen und eine Bahnverladung erzeugen Daten an Orten, die sich nicht sehen. Die Anforderungen wachsen mit:

• Ein Vorgang über mehrere Waagen. Die Erstwiegung an der einen Ausfahrt, die Zweitwiegung an der anderen. Offene Besuche müssen an jeder Waage eindeutig fortgesetzt werden, ohne dass zwei Waagen dieselbe Fuhre zweimal anlegen. Das ist die Kernaufgabe der Steuerung mehrerer Waagen und Standorte.
• Durchsatz an der Hauptausfahrt. Wenn morgens dreißig Fremdfahrzeuge gleichzeitig kommen, entscheiden Kennzeichenerkennung, Terminal und Voranmeldung darüber, ob die Schlange bis auf die Straße reicht. Diese Stellhebel gegen Wartezeiten an der Fahrzeugwaage lassen sich mit den Waagen, Beladestellen und Modulen des eigenen Hofs im Werkshof-Simulator durchspielen. TBAutoIdent regelt dabei, wer wann welche Sorten per Selbstbedienung abholen darf.
• Rollen und Rechte nach Abteilung. Wer an der Waage arbeitet, darf keine Preise ändern. Wer Preise ändert, darf keine Wiegung stornieren. Jede Änderung braucht ein Protokoll mit Person, Zeitpunkt und Grund.
• Bestände je Halde mit Produktionsmeldungen. Mit dreißig Sorten auf zwanzig Halden reicht die Abbuchung aus Wiegungen nicht mehr. Produktionsmeldungen aus Brecher und Klassierung und Umlagerungen zwischen Halden gehören in denselben Datenkreis, sonst verliert der Verkauf den Überblick, welche Körnung lieferbar ist.
• Bahnverladung als eigener Vorgangstyp. Ein Zug ist keine Fuhre: Wagen, Teilmengen, Zeitfenster und Übergabedokumente brauchen einen eigenen Ablauf, der später mit derselben Sorte, demselben Kunden und derselben Rechnung zusammenläuft wie der Lkw-Verkehr. Wer das als Sonderfall nachrüstet, pflegt zwei Systeme.
• Ein Ausfallkonzept je Waage. Fällt die Verbindung an einer Ausfahrt aus, muss diese Waage lokal weiterwiegen, während die anderen normal arbeiten, und der Abgleich darf keine Fuhre doppelt anlegen.

Die Fehlentscheidung im großen Werk ist die Software, die für eine Waage gedacht war und mit drei Waagen improvisiert: getrennte Datenbestände je Waage, Vorgänge, die nicht wandern dürfen, und Auswertungen, die am Monatsende von Hand zusammengeführt werden.

Die Werksgruppe: Steinbrüche und Kieswerke mit zentralem Vertrieb

In der Werksgruppe kommt eine dritte Ebene hinzu. Mehrere Steinbrüche und Kieswerke liefern verschiedene Sorten, Schotter und Splitt aus dem einen Werk, Sand und Kies aus dem anderen, an dieselben Kunden. Der Vertrieb sitzt zentral, verhandelt Preise für die ganze Gruppe und will jeden Kunden einmal anlegen, nicht dreimal. Die Waagen bleiben lokal, die Bestände auch. Daraus folgt:

• Gemeinsamer Kunden- und Preisstamm, lokale Materialstämme. Kunde, Konditionen und Baustellen gelten für alle Standorte. Sorten, Halden und Fahrzeuge bleiben je Werk. Die Struktur des Materialstamms sollte trotzdem für alle gleich sein, damit Auswertungen über Werke hinweg vergleichbar bleiben.
• Standortübergreifende Aufträge mit Mengenregeln. Ein Rahmenauftrag über die Gruppe darf an zwei Werken beliefert werden, aber nicht doppelt. Die Regeln dafür und die Reservierungen zwischen Standorten gehören in dieselbe Vorgangslogik wie die Waage.
• Lokaler Weiterbetrieb bei zentraler Datenhaltung. Eine zentrale Lösung, bei der ein Standort ohne Verbindung nicht wiegen kann, ist für eine Gruppe mit Steinbrüchen im Funkloch keine Lösung. Zentral auswerten, lokal wiegen, kontrolliert abgleichen.
• Rollen je Standort und für die Zentrale. Das Waagebüro sieht sein Werk, der Vertrieb alle, die Buchhaltung ihre Gesellschaft. Gruppen mit mehreren Gesellschaften brauchen die Trennung von Belegen und Nummernkreisen von Anfang an.
• Auswertungen mit Datenstand. Ein Bericht über alle Werke muss zeigen, von wann die Zahlen je Standort stammen, sonst vergleicht die Geschäftsführung einen aktuellen Standort mit einem, der seit gestern nicht synchronisiert hat.
• Schrittweise Anbindung neuer Standorte. Werksgruppen wachsen durch Zukauf. Die Software muss ein neues Werk mit eigenem Materialstamm und eigenen Waagen aufnehmen können, ohne die laufenden Standorte anzuhalten. Ein Rollout in Wellen mit einem Pilotwerk legt vorher fest, was Standard und was lokale Ausnahme bleibt.

Im Vertrieb der Gruppe laufen Angebote, Auftragsbestätigungen und Wiedervorlagen über TBVertrieb, die Abrechnung über alle Standorte übernimmt TBRegio mit Übergabe an die Finanzbuchhaltung, und die Belege aller Werke landen in TBArchiv. Die Fehlentscheidung in der Gruppe ist die Insellösung je Werk: Jeder Standort hat seine Software, seine Kundennummern und seine Preisliste, und die Zentrale baut jeden Monat aus Exporten zusammen, was die Gruppe verkauft hat.

Was sich mit der Größe ändert

Wachsen ohne Wechsel: Der Ausbaupfad

Die wenigsten Betriebe bleiben in ihrer Größe. Der einzelne Steinbruch kauft einen zweiten, das große Werk wird Teil einer Gruppe, die Gruppe verkauft ein Werk. Software, die nur eine dieser Größen kennt, wird beim Übergang ausgetauscht, und jeder Austausch kostet ein Winterfenster, eine Schulung und die Nerven des Waagebüros. Die Frage in der Auswahl lautet deshalb nicht nur, was die Software heute kann, sondern wie der nächste Schritt aussieht:

• Vom einzelnen Steinbruch zum Terminal: Selbstbedienung kommt als Modul hinzu, ohne die Waage neu einzurichten.
• Von der Waage zum Verkauf: Angebote, Auftragsbestätigungen und Konditionen laufen auf demselben Kunden- und Materialstamm, den die Waage schon nutzt.
• Von einem Werk zu zweien: Der zweite Standort bekommt eigene Waagen und einen eigenen Materialstamm, teilt aber Kunden und Preise mit dem ersten.
• Von der Gruppe zur nächsten Gesellschaft: Belege, Nummernkreise und Auswertungen trennen sich je Gesellschaft, die Bedienung an der Waage bleibt gleich.

Ob eine Software diesen Pfad kennt, zeigt sich in der Vorführung an einer Frage: Wie wird ein zweites Werk angebunden, und was muss dafür am ersten geändert werden? An der Waage selbst gelten die zehn Situationen aus dem Softwarevergleich, und die Einführung im Schotterwerk beginnt in jeder Größe mit dem Materialstamm.

Häufige Fragen zur Schotterwerk-Software nach Betriebsgröße

Braucht ein Steinbruch mit einer Waage überhaupt eine Branchensoftware?

Sobald die Waage Belege erzeugt, die in Rechnungen münden, ja. Der Unterschied zur allgemeinen Waagensoftware liegt im Materialstamm mit Körnungen und Güten, in Kundenkarten und Konditionen und in der Übergabe an die Abrechnung. Der kleine Betrieb braucht davon wenig, aber genau das Richtige.

Ab wann lohnt sich Selbstbedienung im kleinen Steinbruch?

Wenn Wiegungen außerhalb der Bürozeit anfallen oder die zweite Person an der Waage fehlt. Die Rechnung dafür hängt an den Wiegungen nachts und am Wochenende, am Anteil wiederkehrender Fahrzeuge und an der Zahl der Rückfragen. Der Wiegeprozess-ROI-Rechner setzt diese Größen in eine Jahresrechnung um.

Wie bindet man eine Bahnverladung an?

Als eigenen Vorgangstyp, nicht als große Fuhre. Wagen, Teilmengen, Zeitfenster und Übergabedokumente werden getrennt erfasst und laufen erst in Sorte, Kunde und Rechnung mit dem Lkw-Verkehr zusammen. Entscheidend ist, dass dieselben Stammdaten gelten und der Bestand dieselbe Halde abbucht.

Können Steinbrüche und Kieswerke einer Gruppe denselben Materialstamm nutzen?

Dieselbe Struktur ja, dieselben Sorten nein. Gestein, Lieferkörnung und Güte werden in der Gruppe einheitlich aufgebaut, die konkreten Sorten bleiben je Werk, weil das Kieswerk andere Produkte hat als der Steinbruch. So bleiben Auswertungen vergleichbar, ohne dass ein Werk Sorten führt, die es nie produziert.

Muss eine Werksgruppe zentral wiegen?

Nein. Gewogen wird lokal, auch ohne Verbindung zur Zentrale. Ausgewertet und abgerechnet wird zentral, nach kontrolliertem Abgleich. Die Betriebsmodelle zwischen zentraler Anwendung und lokalen Systemen unterscheiden sich darin, wo der Vorgang geführt wird und was beim Ausfall passiert.

So geht es weiter