Sand- und Kies-Software im Betriebsalltag vergleichen

Wer Sand- und Kies-Software vergleicht, bekommt in jeder Vorführung dasselbe zu sehen: ein Fahrzeug fährt auf die Waage, ein Gewicht erscheint, ein Lieferschein wird gedruckt. Das können alle. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn etwas vom Normalfall abweicht. Ein Fahrer, den niemand angemeldet hat. Ein Anhänger, der gestern noch ein anderer war. Eine Kundenkarte, die die Buchhaltung am Vortag gesperrt hat. Um 22 Uhr, wenn im Waagebüro niemand mehr sitzt.

So funktioniert der Vergleich

Eine reine Wiegesoftware erfasst ein Gewicht und ordnet es einem Fahrzeug zu. Ein Kieswerk braucht mehr: Sorten und Körnungen, Halden und Bestände, Kundenkarten und Konditionen, Fremdfahrer und Spediteure, Spotgeschäft und Sammelrechnungen, dazu die Nacht ohne Personal. Ob eine Software das kennt, sieht man nicht an der Maske, sondern daran, wie sie mit Abweichungen umgeht.

Ein belastbarer Vergleich läuft mit eigenen Daten: dem Materialstamm mit Sorten und Preisgruppen, drei Kunden mit unterschiedlichen Konditionen und der Fahrzeugliste mit Stamm- und Fremdfahrzeugen. Jede der zehn Situationen wird damit durchgespielt, nicht mit den Beispielen des Anbieters. Was ein Selbstbedienungsterminal und eine Kennzeichenerkennung am Durchsatz des Hofs ändern, lässt sich vorab im Werkshof-Simulator nachstellen.

Ein Fahrer kommt ohne Auftrag

Was passiert: Ein Spediteur schickt einen Fahrer, der den Kunden nennen kann, aber keine Auftragsnummer. Der Kunde ist bekannt, die Sorte auch, nur hat niemand die Fuhre angelegt. An der Waage bildet sich eine Schlange, während das Waagebüro im Büro anruft.

Was die Software können muss: Einen Vorgang an der Waage anlegen, ohne die Wiegung zu verlassen, mit Kunde, Baustelle, Sorte und Fahrzeug aus den Stammdaten. Besser noch: Der Disponent oder der Verkauf legt die Fuhre vorab an und der Fahrer weist sich mit einem Code oder seinem Kennzeichen aus. Ob Kennzeichen, RFID, QR-Code oder Kundenkarte das Fahrzeug ausweist, ist eine Entscheidung je Waage. Die Wiegesoftware TBScale verbindet Erst- und Zweitwiegung mit Auftrag, Kunde, Material und Fahrzeug und erzeugt daraus den Beleg.

Prüffrage für die Demo: Wie viele Eingaben braucht das Waagebüro, um einen unbekannten Fahrer eines bekannten Kunden abzufertigen, und wie kommt die Fuhre anschließend in die Abrechnung?

Der Anhänger ist ein anderer als gestern

Was passiert: Dieselbe Zugmaschine kommt mit einem anderen Anhänger. Die gespeicherte Tara stammt von der alten Kombination. Wer jetzt nur das Kennzeichen der Zugmaschine erkennt und die alte Tara übernimmt, verkauft Sand, der nie auf dem Fahrzeug war, oder verschenkt Kies.

Was die Software können muss: Tara je Fahrzeugeinheit führen, nicht je Kennzeichen, mit Alter und Herkunft des Wertes. Bei einer neuen Kombination oder einer veralteten Tara muss sie die Erstwiegung verlangen statt sie stillschweigend zu überspringen. Der Unterschied ist nicht klein: Bei 31.680 kg Brutto ergeben 12.420 kg statt 11.980 kg Tara eine Differenz von 440 kg auf dem Lieferschein. Ob Erstwiegung, Zweitwiegung oder gespeicherte Tara zum Betrieb passt, hängt vom Anteil wiederkehrender Fahrzeuge ab.

Prüffrage für die Demo: Fahren Sie in der Vorführung dasselbe Zugfahrzeug mit zwei verschiedenen Anhängern über die Waage. Merkt es die Software, und was verlangt sie?

Eine Wiegung muss storniert oder nachgewogen werden

Was passiert: Der Fahrer hat die falsche Sorte geladen, das Waagebüro hat den falschen Kunden gewählt, oder der Kunde reklamiert am nächsten Tag die Menge. Der Beleg ist gedruckt, die Fuhre ist weg.

Was die Software können muss: Einen Storno mit Grund, Person und Zeitpunkt festhalten, ohne den ursprünglichen Beleg zu überschreiben. Eine Nachverwiegung als neuen Vorgang anlegen, der auf den alten verweist. Und das Recht dazu nach Rolle vergeben: Wer an der Waage arbeitet, darf nicht alles, was die Buchhaltung darf. Ein Änderungsprotokoll für Korrekturen, Stornos und Nachverwiegungen sichert Abrechnung und Reklamationsbearbeitung ab.

Prüffrage für die Demo: Stornieren Sie einen bereits gedruckten Lieferschein und lassen Sie sich zeigen, was davon in der Faktura, im Bestand und im Protokoll ankommt.

Die Kundenkarte ist gesperrt

Was passiert: Die Buchhaltung hat einen Kunden wegen offener Posten gesperrt. Der Fahrer steht trotzdem morgens mit der Kundenkarte am Terminal, weil die Sperre nur in der Buchhaltung bekannt ist. Beladen wird er, das Problem hat später der Vertrieb.

Was die Software können muss: Kreditlimit und Liefersperre gehören an die Waage und ans Terminal, nicht nur in die Faktura. Eine Sperre braucht einen Grund, eine sichtbare Meldung vor der Beladung und einen klaren Weg zur Freigabe durch den Verkauf, mit Protokoll. Das setzt voraus, dass Waage, Verkauf und Abrechnung denselben Kundenstamm nutzen. Bei TBSoft kommen die Kundendaten für Vertrieb, Waage und Fakturierung aus einem Bestand, und ein Kreditlimit mit Liefersperre wirkt vom Angebot bis zum Mahnwesen.

Prüffrage für die Demo: Sperren Sie in der Vorführung einen Kunden in der Buchhaltung. Was sieht das Terminal, was sieht das Waagebüro, und wer darf die Fuhre trotzdem freigeben?

Es ist 22 Uhr und im Waagebüro sitzt niemand

Was passiert: Ein Stammkunde will nachts laden, weil die Baustelle früh beginnt. Ohne Personal an der Waage heißt das entweder eine Schicht mehr oder ein verlorener Auftrag.

Was die Software können muss: Selbstbedienung an der Waage mit einer Bedienerführung, die ein Fahrer mit Handschuhen im Regen versteht. Identifikation per Kundenkarte oder Kennzeichen, Freigabe nach Zeiten, Personen, Fahrzeugen und gegebenenfalls festgelegten Sorten, Beleg als Druck oder digital, und ein sauberer Abbruch, wenn etwas nicht passt. Für diesen Betrieb ist das Selbstbedienungsterminal TBTouchScale gebaut, und TBAutoIdent regelt, wer wann was per Selbstbedienung abholen darf. Die Regeln für Ausnahmen ohne besetztes Büro entscheiden, ob eine Selbstbedienungswaage nachts funktioniert, und SB-Wiegen beginnt mit der Frage, wer sich wie ausweist. Ob sich das für das eigene Werk rechnet, zeigt der Wiegeprozess-ROI-Rechner mit den eigenen Zahlen.

Prüffrage für die Demo: Lassen Sie eine komplette Nachtwiegung ohne Personal vorführen, einschließlich eines Abbruchs mitten im Vorgang und der Wiederholung durch denselben Fahrer.

Ein Privatkunde will einen Anhänger Sand bar bezahlen

Was passiert: Ein Hobbygärtner kommt mit dem Pkw-Anhänger, will einen halben Kubikmeter Spielsand und bar zahlen. Kein Kundenkonto, kein Auftrag, keine Rechnung auf Ziel. Wenn das Waagebüro dafür erst einen Kunden anlegen muss, dauert die Fuhre länger als die Beladung.

Was die Software können muss: Einen Direktverkauf in einem Ablauf abwickeln: Fahrzeug, Sorte, Wiegung, Preis aus der Preisliste, Zahlart, Beleg mit Gewicht und Zahlung. Kleinmengen und Volumenangaben gehören dazu, denn Privatkunden bestellen in Kubikmetern und bezahlen nach Tonnen. Der Schüttdichte-Umrechner zeigt, wie groß der Unterschied je nach Sorte und Feuchte ist. Direktabrechnung am Hof und Kundenkarten gehören auf Stein- und Erdenhöfen zum Tagesgeschäft.

Prüffrage für die Demo: Verkaufen Sie in der Vorführung einen Anhänger Sand an einen unbekannten Privatkunden gegen Barzahlung. Wie viele Schritte braucht das, und wo landet der Umsatz?

Der Bauunternehmer will eine Rechnung je Baustelle und Monat

Was passiert: Ein Tiefbauer bezieht über den Monat Dutzende Fuhren für zwei Baustellen, teils ab Werk, teils frei Baustelle mit Fremdspediteur. Er will zwei Sammelrechnungen, je Baustelle eine, mit allen Lieferscheinen im Anhang und als E-Rechnung.

Was die Software können muss: Lieferscheine nach Baustelle, Kunde und Zeitraum zusammenführen, Frachten getrennt vom Material ausweisen, Konditionen je Kunde und Sorte automatisch ziehen und den einzelnen Beleg in der Sammelrechnung nachvollziehbar halten. Die Fakturierung muss dieselben Wiegedaten verwenden wie die Waage, sonst beginnt die Nacharbeit. TBRegio übernimmt Lieferscheindaten, wendet Konditionen an und erzeugt Sammelrechnungen mit Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Ob Ihre Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD bestehen, prüfen Sie mit dem E-Rechnungs-Check.

Prüffrage für die Demo: Erzeugen Sie eine Sammelrechnung über die Lieferscheine zweier Baustellen desselben Kunden, mit einer Fuhre frei Baustelle und einer ab Werk. Stimmen Material, Fracht und Einzelbelegbezug?

Der Vertrieb fragt, wie viel Splitt noch auf der Halde liegt

Was passiert: Ein Kunde will kurzfristig eine größere Menge einer bestimmten Körnung. Der Verkauf braucht eine Antwort, bevor er zusagt, und die Halde liegt nicht neben dem Telefon.

Was die Software können muss: Den Bestand je Sorte aus Wiegungen, Produktionsmeldungen und Umlagerungen fortschreiben, so dass jede Ausgangswiegung den Bestand sofort verändert. Genauso wichtig ist die Ehrlichkeit über die Grenzen: Ein gerechneter Bestand ersetzt keine Vermessung, aber er zeigt jeden Tag, wo sich Rechnung und Halde auseinanderbewegen. Jede Lieferkörnung ist ein eigener Bestand, und Splitt und Kies sind verschiedene Produkte mit verschiedenen Halden.

Prüffrage für die Demo: Lassen Sie sich den Bestand einer Sorte unmittelbar nach einer Ausgangswiegung zeigen und erklären, aus welchen Buchungen die Zahl entsteht.

Das Fahrzeug ist zu schwer

Was passiert: Der Radladerfahrer hat großzügig geladen, das Bruttogewicht liegt über dem zulässigen Gesamtgewicht des Fahrzeugs. Merkt es niemand, fährt der Fahrer überladen vom Hof. Merkt es das Waagebüro erst beim Drucken, muss der Fahrer zurück zur Halde.

Was die Software können muss: Das zulässige Gesamtgewicht je Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm kennen und vor der Ausfahrt warnen, wenn Brutto darüber liegt. Noch besser ist ein Beladeziel für den Radlader, das aus Tara, Sorte und Fahrzeuggrenze berechnet wird, bevor geladen wird. Die Verantwortung für die Ladung bleibt bei Fahrer und Betreiber. Die Software sorgt dafür, dass der Fehler an der Waage auffällt und nicht auf der Straße. Die Warnung ist eine der Plausibilitätsprüfungen an der Waage, die vor dem Beleg greifen.

Prüffrage für die Demo: Wiegen Sie ein Fahrzeug mit einem Bruttogewicht über der hinterlegten Grenze. Warnt die Software vor dem Beleg, und was empfiehlt sie dem Fahrer?

Das Netzwerk fällt aus

Was passiert: Um kurz vor sieben, wenn die ersten zehn Fahrzeuge im Hof stehen, ist die Verbindung zum Server oder zur Faktura weg. Eine Software, die jetzt stehen bleibt, kostet mehr als jede Lizenz.

Was die Software können muss: Lokal weiterwiegen, Belege lokal erzeugen und später kontrolliert nachliefern, ohne eine Fuhre doppelt anzulegen oder zu verlieren. Der Wiederanlauf muss ein geübter Ablauf sein, nicht eine Überraschung. Ein Notfallkonzept für den Ausfall von Netzwerk oder ERP legt fest, was lokal weiterläuft und wie nachgeliefert wird. Werke mit mehreren Waagen oder Standorten prüfen zusätzlich, was lokal bleibt und was zentral läuft.

Prüffrage für die Demo: Bitten Sie den Anbieter, in der Vorführung die Netzwerkverbindung zu trennen. Was passiert mit der laufenden Wiegung, und wie sieht der Abgleich nach der Wiederverbindung aus?

Die zehn Situationen im Überblick

Häufige Fragen zum Vergleich von Sand- und Kies-Software

Reicht eine reine Wiegesoftware für ein Kieswerk?

Für die Waage allein ja. Für das Werk selten, weil Kundenkarten, Konditionen, Bestände, Direktverkauf und Sammelrechnungen an derselben Wiegung hängen. Sobald diese Teile getrennte Systeme sind, entstehen Doppelerfassung und Abstimmungsfehler. Der Vergleich sollte deshalb immer bis zur Rechnung reichen.

Wie lange sollte eine Vorführung dauern?

So lange, dass alle zehn Situationen mit Ihren eigenen Daten durchgespielt sind. Eine Präsentation, die nur den Normalfall zeigt, sagt wenig über den Alltag im Kieswerk. Planen Sie lieber zwei Termine ein als einen, der die Ausnahmen auslässt.

Kann ich die Situationen vorab ohne Anbieter prüfen?

Teilweise. Der Werkshof-Simulator zeigt, wie sich Terminal, Kennzeichenerkennung und Schranke auf Durchsatz und Wartezeit auswirken, und der Wiegeprozess-ROI-Rechner rechnet die Ersparnis durch Selbstbedienung. Ob eine Software die Situationen beherrscht, sehen Sie nur in der Vorführung mit echten Daten.

Was ändert sich bei mehreren Kieswerken?

Die zehn Situationen bleiben dieselben, hinzu kommen gemeinsame Kunden- und Preisstammdaten, standortübergreifende Aufträge und die Frage, was bei einem Ausfall lokal weiterläuft. Die Anforderungen je Betriebsgröße gelten für Kieswerke ebenso wie für Schotterwerke.

Woran erkenne ich, ob Selbstbedienung zu meinem Werk passt?

An den Wiegungen außerhalb der Bürozeiten, am Anteil wiederkehrender Fahrzeuge und an der Zahl der Rückfragen, die heute am Waagebüro entstehen. Der Wiegeprozess-ROI-Rechner setzt diese Größen in eine Jahresrechnung um. Über die Selbstbedienungswaage entscheiden die Ausnahmen ohne Personal, vom Abbruch bis zum unbekannten Fahrzeug, mehr als die Technik.

So geht es weiter