Transportbeton-Software einführen: Ablauf, Dauer und der richtige Zeitpunkt

Eine Transportbeton-Software wird vom ersten Liefertag her geplant, nicht vom Vertragsdatum. An diesem Morgen müssen die Aufträge des Tages im System stehen, die Fahrzeuge und Fahrer zugeordnet sein, die Mischanlage die Rezepturen kennen, die Telematik die Fahrzeuge melden und der erste Lieferschein aus den Produktionsdaten entstehen. Alles, was davor liegt, lässt sich von diesem Tag aus rückwärts ordnen. So wird sichtbar, welcher Abschnitt welchen anderen voraussetzt und warum der Zeitpunkt im Jahr über Erfolg oder Dauerbaustelle entscheidet.

Die Reihenfolge unten gilt für ein Werk, das Dispositionssoftware, Lieferschein und Fakturierung gemeinsam einführt. Wer nur einen Teil umstellt, streicht die Abschnitte, die nicht betroffen sind, aber nicht die Reihenfolge.

Der erste Liefertag

Am Starttag arbeitet das Werk vollständig im neuen System. Der Disponent hat die Aufträge am Vortag angelegt oder übernommen, die Fahrzeuge stehen mit Fahrern im Plan, die Mischanlage erhält die Aufträge über die Anbindung oder über den vereinbarten Ersatzweg, und der Fahrer nimmt seinen ersten Lieferschein aus dem neuen System mit. Der Anbieter ist an diesem Tag im Werk oder erreichbar, bevor die erste Beladung beginnt. Der begleitete Start im realen Dispositionsbetrieb gehört zur Einführung von TBDispo dazu.

Zwei Regeln für diesen Tag: keine Sonderaufträge und keine gleichzeitige Umstellung an einer zweiten Stelle. Ein Werk, das am selben Morgen auch die neue Waage oder ein neues Telematikgerät in Betrieb nimmt, kann im Fehlerfall nicht sagen, woher der Fehler kommt.

Der Schritt davor: Probebetrieb mit echten Aufträgen

Vor dem Starttag läuft das neue System mit den Aufträgen des Tages mit, während das alte noch führt. Der Disponent plant den Tag zweimal, einmal im gewohnten Werkzeug, einmal im neuen, und vergleicht am Abend beide Ergebnisse. Die Fakturierung erzeugt aus den Probe-Lieferscheinen Testrechnungen und legt sie neben die echten. Fahrer erhalten ihre Aufträge auf dem neuen Gerät, fahren aber nach dem alten Plan.

Der Probebetrieb endet nicht nach einer festen Zahl von Tagen, sondern wenn drei Abschlusskriterien erfüllt sind: Ein voller Tag mit allen Baustellen wurde ohne Eingriff des Anbieters geplant, jede Rechnung des Probelaufs stimmt mit der alten überein oder die Abweichung ist erklärt, und jede Rolle hat einen Ausnahmefall bearbeitet, etwa eine Mengenänderung bei laufender Lieferung oder eine nachträglich erfasste Wartezeit.

Davor: Einweisung an den eigenen Aufträgen

Die Einweisung findet an den Aufträgen des Werks statt, nicht an Beispieldaten des Anbieters. Disposition, Fahrer, Waage, Fakturierung und Vertrieb werden getrennt eingewiesen, weil jede Rolle andere Masken sieht und andere Fragen hat. Für die Disposition gehören die Situationen des Werkstags dazu: sinkende Abnahme, Pumpenausfall, Nachbestellung, Werkswechsel. Für die Fahrer reicht ein Vormittag mit dem Gerät, wenn die Aufträge bereits ihre eigenen sind. Was ein Disponent im Laufe eines Tages in der Software sehen und entscheiden muss, ist ein guter Leitfaden für die Einweisung der Disposition.

Fremdspediteure werden in dieser Phase ebenfalls eingebunden. Wer für ihre Fahrer einen Rückmeldeweg vorgesehen hat, testet ihn jetzt, nicht am Starttag.

Davor: Stammdaten in der richtigen Reihenfolge

Die Einweisung setzt voraus, dass die Stammdaten stehen. Im Transportbeton ist ihre Reihenfolge nicht beliebig, weil die Daten aufeinander aufbauen:

• Werke und Mischanlagen mit Betriebszeiten und Kapazität.
• Sorten und Rezepturen je Anlage, mit den Bezeichnungen, die die Anlagensteuerung führt.
• Fahrzeuge mit Ladung, Fahrzeugtyp und Zuordnung zum Werk, dazu Fahrer, Schichten und Fremdspediteure.
• Pumpen als eigene Ressourcen mit Anfahrt, Aufbau und Abbau.
• Kunden, Baustellen und Konditionen, weil Baustellendaten wie Zufahrt und Wartebereich bei Folgeaufträgen wiederverwendet werden.

Die Übernahme aus dem Altsystem ist selten eine reine Kopie. Doppelte Kunden, veraltete Baustellen und Rezepturen, die seit Jahren nicht produziert wurden, gehören vor der Übernahme bereinigt. Welche Datenart übernommen, bereinigt, archiviert oder neu angelegt wird, ist eine Entscheidung je Datenart, und die Stammdatenqualität bestimmt, wie viele Rückfragen der Starttag erzeugt.

Davor: Schnittstellen zu Mischanlage, Telematik, Waage und Buchhaltung

Schnittstellen dauern am längsten, weil an ihnen ein zweiter Hersteller beteiligt ist. Sie werden deshalb als Erstes beauftragt und laufen parallel zu den Stammdaten:

• Mischanlagensteuerung: Auftrag und Rezeptur zur Anlage, produzierte Menge und Charge zurück. Ist die Anbindung bis zum Start nicht fertig, wird ein Ersatzweg festgelegt, der Aufträge nicht doppelt anlegt.
• Telematik: Auftragsinformationen zum Fahrzeug, Position, Status und Bilder der Baustelle zurück. TBTelematik bündelt diese Kommunikation, TBGeoCom liefert die Strecken- und Zeitberechnung.
• Waage, wenn im Werk verwogen wird, und Dosiersteuerung für die Lieferscheindaten.
• Finanzbuchhaltung für Rechnungen, Zahlungseingänge und offene Posten.

Eine Schnittstellenlandkarte des Werks, auf der jedes System mit Richtung und Auslöser der Daten steht, ist das erste Dokument des Projekts. Sie zeigt auch, was beim Ausfall einer Verbindung passiert, und dieser Fall gehört in den Probebetrieb.

Ganz am Anfang: Prozessaufnahme und Zielbild

Vor allem anderen werden Werke, Auftragsabläufe, Fuhrpark, Schnittstellen und Rollen gemeinsam aufgenommen. Das Ergebnis ist kein Pflichtenheft mit hundert Seiten, sondern eine Beschreibung des Werkstags: Wie kommt ein Auftrag herein, wer legt ihn an, wer disponiert, wie erfährt die Anlage davon, wie meldet der Fahrer, wie entsteht der Beleg, wer rechnet wann ab. An dieser Beschreibung werden die Ausnahmen markiert, die das Werk behalten will, und die, die mit der Umstellung verschwinden sollen. Die Zahl der bewusst beibehaltenen Ausnahmen bestimmt später die Dauer der Konfiguration.

Der richtige Zeitpunkt im Jahr

Transportbeton hat eine Saison, und die Einführung gehört nicht hinein. Drei Zeitfenster kommen in Frage. Die Winterpause oder die Wochen mit geringer Auslastung geben Disposition und Fahrern die Ruhe für Einweisung und Probebetrieb, und ein Fehler am Starttag betrifft zwei Baustellen statt acht. Der Jahreswechsel passt für die Fakturierung, weil Preislisten, Konditionen und die Übergabe an die Buchhaltung ohnehin neu beginnen. Ein Start nach der Sommerpause ist möglich, wenn Stammdaten und Schnittstellen vorher fertig sind, führt aber direkt in Wochen mit hoher Auslastung.

Ungeeignet ist ein Start mitten in der Saison und ein Start, bei dem die Schnittstelle zur Mischanlage erst nach dem ersten Liefertag fertig wird. Beides erzeugt zwei Systeme, die parallel geführt werden, und das ist teurer als jede Verschiebung.

Wovon die Dauer abhängt

Eine Dauer in Wochen lässt sich erst nach der Prozessaufnahme nennen, weil fünf Faktoren sie bestimmen: die Zahl der Werke und Anlagen, der Zustand der Stammdaten im Altsystem, die Zahl und der Reifegrad der Schnittstellen, der Anteil an Fremdspediteuren und die Zahl der Ausnahmen, die das Werk behalten will. Ein Werk mit einer Anlage, bereinigten Daten und einer bereits angebundenen Telematik braucht deutlich weniger Zeit als eine Gruppe, die drei Altsysteme ablöst. Bei mehreren Werken gilt zusätzlich die Frage, ob alle zugleich oder in Wellen mit einem Pilotwerk starten.

Was nach dem Start noch offen ist

Der erste Liefertag beendet die Einführung nicht. In den ersten Wochen werden die Ausnahmen sichtbar, die in der Prozessaufnahme niemand genannt hat, und die Einstellungen werden nachgezogen. Ein fester Termin nach einigen Wochen Betrieb, an dem Disposition, Fakturierung und Anbieter die offenen Punkte durchgehen, gehört in den Plan. Ebenso die Frage, wann das Altsystem abgeschaltet wird und wie seine Daten gesichert und wiederherstellbar bleiben.

Häufige Fragen zur Einführung von Transportbeton-Software

Kann die Disposition vor der Fakturierung umgestellt werden?

Ja, und in vielen Werken ist das der bessere Weg. Die Disposition ist der Abschnitt mit dem größten Effekt im Tagesgeschäft. Die Fakturierung folgt zum nächsten Jahreswechsel, wenn die Lieferscheindaten aus dem neuen System bereits vorliegen.

Was passiert mit laufenden Aufträgen am Stichtag?

Aufträge, die über den Starttag hinauslaufen, werden vor dem Probebetrieb im neuen System angelegt und dort weitergeführt. Aufträge, die vor dem Starttag enden, bleiben im Altsystem und werden dort abgerechnet. Ein Auftrag darf nie in beiden Systemen offen sein.

Wer aus dem Werk muss während der Einführung Zeit haben?

Die Disposition mehr als jede andere Rolle, weil sie Stammdaten prüft, die Einweisung trägt und den Probebetrieb fährt. In der Saison ist diese Zeit nicht vorhanden, und das ist der wichtigste Grund für den Winter als Zeitpunkt.

So geht es weiter