Digitale Auftragserfassung im Transportbetonwerk

Alles, was im Transportbetonwerk später auf der Plantafel, an der Mischanlage, auf dem Lieferschein und auf der Rechnung steht, entsteht bei der Auftragserfassung. Eine Bestellung, die nur Sorte, Menge und Uhrzeit enthält, ist noch kein Auftrag, sondern eine Nachricht. Erst wenn Abnahmeleistung, Pumpe, Entladeplatz, Rechnungsempfänger und Konditionen als eigene Angaben feststehen, kann die Disposition rechnen, die Anlage produzieren, der Fahrer liefern und die Fakturierung abrechnen, ohne dass jemand nachfragt. Die digitale Auftragserfassung ist deshalb weniger eine Frage der Eingabemaske als eine Frage, welche Angaben einmal erfasst und danach von allen genutzt werden.

Vier Wege, auf denen ein Auftrag hereinkommt

Bestellungen erreichen ein Betonwerk auf mehreren Wegen, und alle müssen in derselben Struktur landen. Der Anruf des Poliers beim Vertrieb oder direkt beim Disponenten ist der häufigste Weg und der mit den meisten Lücken, weil am Telefon erfasst wird, was gefragt wird. Die E-Mail der Bauleitung enthält oft mehr, aber in Freitext, den jemand in Felder überträgt. Der Abruf aus einem Rahmenvertrag bringt Kunde, Baustelle, Sorte und Konditionen bereits mit, sodass nur Menge, Lieferbeginn und Abnahmeleistung des Tages fehlen. Und der Abruf über ein Kundenportal, sofern das Portal Bestellungen vorsieht, verlagert die Erfassung zum Kunden, der seine Baustelle und seine Sorte selbst wählt.

Der Weg ist für die Software zweitrangig. Entscheidend ist, dass am Ende jedes Weges derselbe Auftrag mit denselben Pflichtangaben steht und dass die Software fehlende Angaben anzeigt, bevor der Auftrag zugesagt wird. Ein Auftrag aus dem Portal darf nicht weniger vollständig sein als einer vom Telefon, und einer vom Telefon nicht weniger als einer aus dem Rahmenvertrag.

Der Auftrag Feld für Feld

Kunde, Rechnungsempfänger und Baustelle

Kunde und Rechnungsempfänger sind nicht immer dieselbe Firma: Der Subunternehmer bestellt, der Generalunternehmer zahlt, oder umgekehrt. Beides muss am Auftrag stehen, weil die Fakturierung sonst am Monatsende rät. Die Baustelle ist mehr als eine Adresse. Sie braucht den Entladeplatz, die Zufahrt mit Einschränkungen für Fahrmischer, den Wartebereich, die Öffnungszeiten und den Ansprechpartner mit Telefonnummer. Diese Angaben werden bei jedem Folgeauftrag derselben Baustelle wiederverwendet, und deshalb gehört die Baustelle in den Stamm, nicht in den Auftrag. Die Qualität dieses Stamms entscheidet, wie viele Rückfragen die Disposition später hat, und saubere Stammdaten sind die Voraussetzung dafür, dass die Auftragserfassung überhaupt schnell geht.

Sorte, Rezeptur und Anlage

Die Sorte wird so erfasst, wie die Mischanlage sie kennt: Festigkeitsklasse, Expositionsklassen, Konsistenz, Größtkorn, Zusatzmittel und Zusatzstoffe, dazu die Rezepturnummer der Anlage. Bei mehreren Anlagen gehört die Angabe dazu, welche Anlage die Sorte führt. Wer hier ein Freitextfeld „C25/30 wie immer“ zulässt, verlagert die Übersetzung in die Anlage und in die Reklamation.

Menge, Lieferbeginn und Abnahmeleistung

Aus Menge und Lieferbeginn allein entsteht keine Lieferfolge. Es fehlt die Abnahmeleistung der Baustelle in Kubikmetern je Stunde, aus der die Lieferfolge und der Lieferabstand berechnet werden. Eine Bodenplatte mit 96 Kubikmetern und 32 Kubikmetern je Stunde ist ein Auftrag mit Lieferungen im Viertelstundentakt über drei Stunden, dieselbe Menge mit 12 Kubikmetern je Stunde ein Auftrag über acht Stunden mit weniger als der Hälfte der Fahrzeuge. Ohne diese Angabe plant der Disponent nach Gefühl, und das Gefühl ist am Telefon meist zu optimistisch. Für die Bauleitung hilft ein Beton-Rechner beim Bestimmen der Menge je Bauteil, damit die Bestellung nicht zu knapp ausfällt.

Pumpe und Fördergerät

Eigene Pumpe, Fremdpumpe oder Kran mit Kübel: Die Antwort bestimmt die Einbauleistung, den Liefertakt und eine eigene Ressource mit Anfahrt, Aufbau, Reinigung und Abbau. Am Auftrag stehen Pumpentyp, Aufstellort, Aufbauzeit und der Ansprechpartner, der die Pumpe auf der Baustelle einweist. Bei einer Fremdpumpe kommt der Pumpenbetreiber als Beteiligter hinzu, der die Änderung eines Lieferbeginns ebenfalls erfahren muss.

Besonderheiten und Vereinbarungen

Verzögerer bei langer Anfahrt, eine vereinbarte freie Wartezeit je Ladung, Sonderfahrzeuge für enge Zufahrten, Lieferung am Samstag mit Zuschlag, ein Prüfzeugnis, das der Kunde mit jeder Lieferung will: Solche Vereinbarungen gehören als eigene Angaben an den Auftrag oder an den Kundenstamm, damit sie beim Lieferschein und bei der Rechnung wirken. Im Bemerkungsfeld liest sie niemand, der sie braucht.

Prüfen bei der Annahme, nicht bei der Rechnung

Die Auftragserfassung ist der günstigste Moment für jede Prüfung, weil noch nichts produziert und nichts gefahren wurde. Fünf Prüfungen gehören in die Annahme. Das Kreditlimit und eine Liefersperre müssen hier sichtbar sein, nicht erst, wenn das Fahrzeug beladen ist. Die Sorte muss an der vorgesehenen Anlage verfügbar sein. Die Kapazität von Anlage, Fahrzeugen und Pumpe im gewünschten Zeitraum muss mit den bereits zugesagten Aufträgen zusammen reichen, und dafür braucht die Software die Lieferfolge und den Fahrzeugbedarf des neuen Auftrags. Die Baustelle muss bekannt sein oder mit Zufahrt und Entladeplatz neu angelegt werden. Und die Menge muss zur Fahrzeuggröße passen, damit die letzte Ladung nicht aus zwei Kubikmetern in einem Zehn-Kubikmeter-Fahrzeug besteht.

Eine Zusage an den Kunden erfolgt nach diesen Prüfungen. Eine Software, die den Auftrag ohne sie speichert und die Prüfung der Disposition überlässt, verschiebt das Problem um einen Tag nach hinten, an den Morgen der Betonage.

Vom Auftrag zu Anlage, Fahrer, Lieferschein und Rechnung

Einmal erfasst, wandert der Auftrag ohne erneute Eingabe weiter. Die Disposition erhält Lieferfolge und Fahrzeugbedarf und ordnet Fahrzeuge, Fahrer und Pumpe zu. Die Mischanlage erhält Sorte, Rezepturnummer, Menge und das Zielfahrzeug je Beladung und meldet die produzierte Menge und die Charge zurück. Der Fahrer erhält Baustelle, Entladeplatz, Ansprechpartner und Besonderheiten auf seinem Gerät. Der Lieferschein entsteht aus Auftrag und Produktionsdaten und wird auf der Baustelle um Ankunft, Entladebeginn, Entladeende, Wartezeit und Bestätigung ergänzt. Die Fakturierung erhält alles zusammen und bildet daraus Positionen, Nebenleistungen und die Sammelrechnung je Baustelle. Wo eine dieser Übergaben fehlt, wird der Auftrag ein zweites Mal erfasst, und dort entstehen die Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung.

Was nach der Erfassung noch geändert wird, muss denselben Weg gehen. Eine geänderte Menge, die nur die Disposition kennt, erreicht die Anlage nicht, und ein geänderter Lieferbeginn, der nur die Anlage kennt, erreicht den Pumpenbetreiber nicht. Die Weitergabe von Auftragsänderungen ist die Fortsetzung der Auftragserfassung mit denselben Empfängern.

Wiederkehrende Aufträge und der Abruf durch den Kunden

Ein großer Teil der Bestellungen im Betonwerk sind Abrufe aus laufenden Bauvorhaben: dieselbe Baustelle, dieselbe Sorte, derselbe Ansprechpartner, nur Menge und Tag ändern sich. Ein Rahmenauftrag mit hinterlegten Konditionen macht daraus eine Erfassung von drei Angaben. Noch weiter geht der Abruf durch den Kunden selbst, wenn das Werk seinen Kunden ein Portal anbietet, in dem der Polier Baustelle und Sorte auswählt und Menge, Beginn und Abnahmeleistung einträgt. Ob ein Portal Bestellungen vorsieht oder auf Lieferscheine und Rechnungen beschränkt ist, gehört zu den Fragen an den Anbieter. In beiden Fällen gilt: Der Abruf muss dieselben Pflichtangaben tragen und dieselben Prüfungen durchlaufen wie ein Auftrag vom Telefon, sonst verlagert das Portal die Lücken nur vom Büro zum Kunden.

Häufige Fragen zur digitalen Auftragserfassung im Transportbetonwerk

Muss der Vertrieb wirklich die Abnahmeleistung abfragen?

Ja, und der Polier kann sie meist nennen, wenn man ihn nach Pumpe, Kolonne und Bauteil fragt. Ohne diese Angabe gibt es keine Lieferfolge, nur eine Uhrzeit für die erste Lieferung. Ein Richtwert je Bauteil und Fördergerät im Stamm hilft, wenn der Kunde keine Zahl nennt, und wird bei der zweiten Lieferung am tatsächlichen Verlauf geprüft.

Wie viele Felder darf eine Auftragsmaske haben?

So viele, wie Pflichtangaben nötig sind, und nicht mehr sichtbar. Alles, was aus Kunde, Baustelle und Rahmenauftrag bekannt ist, wird vorbelegt. Eine Maske, in der der Vertrieb bei einem Abruf mehr als eine Handvoll Angaben eintippt, wird umgangen.

Wer legt neue Baustellen an?

Der Vertrieb bei der ersten Bestellung, mit Entladeplatz, Zufahrt und Ansprechpartner. Die Disposition ergänzt nach der ersten Lieferung, was der Fahrer vor Ort festgestellt hat, etwa eine Wendemöglichkeit oder eine Gewichtsbeschränkung. Danach nutzt jeder Folgeauftrag denselben Stamm.

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