Digitaler Lieferschein im Transportbeton: Fahrer, Polier und Buchhaltung mit einem Beleg

Der Lieferschein im Transportbeton ist der einzige Beleg, den drei Personen an drei Orten zu drei Zeitpunkten in der Hand haben: der Fahrer an der Anlage, der Polier auf der Baustelle, die Buchhaltung Wochen später. Auf Papier bedeutet das drei Fassungen, eine davon zerknittert, eine abfotografiert, eine abgetippt. Als digitaler Lieferschein ist es ein einziger Datensatz, der an der Anlage entsteht, auf der Baustelle ergänzt und bestätigt wird und im Büro abgeschlossen wird. Jede Rolle sieht dieselben Angaben, ergänzt die eigenen und braucht die der anderen. Wer den Beleg aus diesen drei Blickwinkeln betrachtet, weiß, was eine Software dafür leisten muss.

Ein Beleg, drei Stände

Der erste Stand entsteht an der Mischanlage aus den Produktionsdaten: Werk, Lieferscheinnummer, Datum und Uhrzeit der Beladung, Fahrzeug, Kunde, Baustelle, Sorte mit ihrer Spezifikation, Menge, Charge und der Zeitpunkt der Wasserzugabe. Nichts davon tippt jemand ab, weil der Auftrag und die Anlage die Angaben bereits kennen.

Der zweite Stand entsteht auf der Baustelle: Ankunft, Entladebeginn, Entladeende, Wartezeit mit Ursache, eine Wasserzugabe auf Verlangen mit Menge und Anordnung, Rückbeton mit Menge und Grund, und die Bestätigung des Empfängers. Diese Angaben ergänzt der Fahrer, und der Polier bestätigt sie.

Der dritte Stand entsteht im Büro: Prüfung auf Vollständigkeit, Zuordnung der Nebenleistungen, Freigabe zur Rechnung, Ablage im Archiv zusammen mit Rechnung und Prüfzeugnis. Jeder Stand trägt einen Zeitstempel und bleibt erhalten, sodass später sichtbar ist, was an der Anlage feststand und was auf der Baustelle hinzukam. Der Weg vom Wiegeschein oder Produktionsbeleg zum unterschriebenen, versendeten und archivierten Lieferschein ist im Transportbeton derselbe wie in anderen Baustoffwerken, mit dem Unterschied, dass der zweite Stand hier mehr enthält als die Unterschrift.

Der Fahrer: sieht, ergänzt, lässt bestätigen

Der Fahrer braucht vor der Abfahrt die Angaben, die ihn zur richtigen Stelle bringen: Baustelle mit Zufahrt und Entladeplatz, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Sorte und Konsistenz, Besonderheiten wie eine vereinbarte Wartezeitregel oder ein gewünschtes Prüfzeugnis. Auf dem Gerät hat er sie, bevor er losfährt, ohne den Gang ins Büro.

Auf der Baustelle ergänzt er, was nur er weiß: den Zeitpunkt der Ankunft, wenn ihn nicht die Telematik meldet, den Entladebeginn und das Entladeende, eine Wartezeit mit ihrer Ursache aus einer festen Auswahl, eine Wasserzugabe, Rückbeton, ein Foto der Entladestelle. Und er lässt bestätigen: Der Polier sieht die Angaben auf dem Gerät und bestätigt den Empfang. Danach ist der Fahrer fertig. Kein Durchschlag, keine Rückgabe im Büro am Abend, keine Nachfrage am nächsten Tag, was die unleserliche Zahl bedeutet.

Was der Fahrer nicht braucht, ist Netz. Auf einer Baustelle ohne Empfang speichert das Gerät die Angaben mit ihren Zeitstempeln und überträgt sie beim nächsten Kontakt. Welche Anforderungen an mobile Erfassung bei instabiler Verbindung gelten, entscheidet darüber, ob der zweite Stand vollständig ankommt. Fahrer von Fremdspediteuren brauchen denselben Weg, mit den Auftragsinformationen und der Rückmeldung, aber ohne Zugriff auf interne Daten des Werks.

Der Polier: prüft, bestätigt, bekommt eine Kopie

Der Polier prüft bei der Ankunft, was er auf Papier auch prüft, nur schneller: Ist es die bestellte Sorte mit der bestellten Konsistenz, stimmt die Menge, wie lange ist die Wasserzugabe an der Anlage her. Die letzte Frage beantwortet der digitale Beleg auf die Minute, und sie entscheidet darüber, ob er das Fahrzeug an der Pumpe vorziehen lässt.

Er bestätigt den Empfang, die Zeiten und die Ergänzungen. Was er nicht bestätigt, wird mit seinem Vermerk festgehalten, und die Disposition erfährt am selben Tag davon. Wie Wartezeiten im Transportbeton erfasst und bestätigt werden, ist die Angabe, um die es dabei am häufigsten geht, gefolgt von Restbeton und Rückbeton.

Was der Polier bekommt, ist die Kopie: als PDF im Postfach der Bauleitung, bevor das Fahrzeug die Baustelle verlässt, oder im Kundenportal, geordnet nach Baustelle und Tag. Für die Bauleitung ist das die Tagesmenge je Bauteil ohne Anruf im Werk, und für die Bauakte des Bauvorhabens der Nachweis, welche Sorte wann in welches Bauteil ging. Welche Belege ein Kundenportal je Kundenrolle bereitstellt, ist im Transportbeton vor allem der Lieferschein je Betonage.

Die Buchhaltung: prüft, rechnet ab, archiviert

Es gibt zwei Buchhaltungen, und beide brauchen denselben Beleg. Die Fakturierung des Werks prüft, ob jede Lieferung des Tages einen vollständigen und bestätigten Beleg hat, bildet aus den Angaben die Positionen der Rechnung, Beton je Sorte, Pumpeneinsatz, Wartezeit, Mindermenge, Rücknahme, und fasst sie in der Sammelrechnung je Baustelle zusammen. TBRegio übernimmt Lieferscheindaten, wendet Preise und Konditionen an, prüft Abrechnungsgrundlagen und stellt Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD bereit. Die Buchhaltung des Kunden prüft die Rechnung gegen ihre Lieferscheine, und weil beide dieselbe Nummer, dieselben Zeiten und dieselbe Bestätigung tragen, ist die Prüfung ein Abgleich und keine Recherche. Welche Lieferscheinangabe wo in der elektronischen Rechnung landet, ist im Transportbeton wegen der vielen Nebenleistungen je Beleg besonders wichtig.

Danach kommt das Archiv. Lieferschein in allen Ständen, Rechnung, Prüfzeugnis und Chargenprotokoll liegen einem Vorgang zugeordnet, und wer in zwei Jahren wegen eines Risses in der Decke fragt, findet alles an einer Stelle. Das Dokumentenarchiv TBArchiv legt Lieferschein und Rechnung dem Vorgang zugeordnet ab und findet beide nach beliebigen Kriterien wieder. Wie Lieferscheine archiviert werden, damit die Aufbewahrung und die Suche funktionieren, gilt für den Transportbeton unverändert.

Einführung im Betonwerk: Fahrer zuerst, Kunden danach

Die Einführung beginnt bei den eigenen Fahrern und ihren Geräten, weil der zweite Stand des Belegs nur mit ihnen entsteht. Danach kommen die Fremdspediteure mit ihrem Rückmeldeweg, dann die Kunden, die statt Papier ein PDF oder einen Portalzugang erhalten. In der Übergangszeit bleibt der Druck für Kunden, die ihn verlangen, und für Fahrer, deren Gerät ausfällt. Was der Übergang zum papierlosen Ablauf im Werk verändert, und wie die Einführung digitaler Lieferscheine geplant wird, gilt für das Betonwerk mit einem Zusatz: Die Regeln für Wartezeit, Wasserzugabe und Rückbeton müssen vor dem ersten digitalen Beleg feststehen, weil der Fahrer sie sonst auf dem Gerät nicht auswählen kann.

Bei TBSoft entsteht der digitale Lieferschein an der Waage oder im Werk, wird am Terminal bestätigt, als PDF versendet, im Kundenportal bereitgestellt und in Fakturierung und Archiv weiterverwendet. Welche Ergänzungen auf der Baustelle über das Gerät des Fahrers möglich sind und wie der Polier dort bestätigt, wird vor der Einführung anhand der eingesetzten Geräte geklärt. Was Korrekturen und Retouren am digitalen Lieferschein bedeuten, gilt für den Rückbeton entsprechend.

Häufige Fragen zum digitalen Lieferschein im Transportbeton

Was, wenn der Polier nicht auf dem Gerät bestätigen will?

Dann wird der Beleg mit dem Vermerk der fehlenden Bestätigung abgeschlossen, und die Bauleitung erhält ihn trotzdem als PDF. Der Vertrieb klärt am selben Tag, ob der Kunde eine andere Form der Bestätigung wünscht. In der Übergangszeit bleibt der Druck als Ausweichweg.

Braucht der Kunde eine eigene Software?

Nein. Er erhält ein PDF oder einen Zugang zum Kundenportal. Wer seine Lieferscheine als Daten in ein eigenes System übernehmen will, bekommt sie über eine abgestimmte Übergabe, und das wird je Kunde festgelegt.

Wie kommt der zweite Stand zu Fremdspediteuren, die keine Geräte des Werks haben?

Über einen Rückmeldeweg für ihre Fahrer, der Auftragsinformationen anzeigt und Zeiten, Wartezeit und Bestätigung zurückmeldet, ohne Zugriff auf interne Daten. Ohne diesen Weg entsteht der zweite Stand für ein Drittel der Lieferungen auf Papier, und die Abrechnung dieser Lieferungen bleibt Handarbeit.

So geht es weiter